法律分析:
联系酒店传真收据，写份情况说明（最好有证明人，部门经理要签字），连同相关的火车飞机票和情况说明、收据一起附在报销单后面作为凭据申请报销。
法律依据:
《中华人民共和国管理办法》
第十九条 销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具;特殊情况下，由付款方向收款方开具。
第二十一条 不符合规定的，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
第二十二条 开具应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖专用章。
任何单位和个人不得有下列虚开行为：
(一)为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的;
(二)让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的;
(三)介绍他人开具与实际经营业务情况不符的。
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