浅析档案信息为科研项目服务的作用

沈阳真空技术研究所　马玉琴　随着社会和科技发展的进步，档案信息资源的　对于科研单位来说，每一项科研项目的成功都　巨大社会价值日益为公众所认识，档案信息已融入　需要经历项目论证、项目研究和项目鉴定的过程，首　到社会各个领域，在国民经济发展中起着越来越大　先对项目立项进行全方位调研，看看是否可以立项，　的作用。沈阳真空技术研究所是以科研开发、设计、　进而通过对大量相关的文件资料进行研究分析，写　加工制造为专长的科研单位，以科研为中心开发新　成可行性分析报告，然后申请、上报材料。由此可　品种、研制新成果、让成果转化为生产力是我所科研　见，科学技术的发展离不开及时有效的科技档案信　工作的最终目标，因而，档案提供利用工作就显得尤　息，特别是对于一个科研成果的产生，并不是从头到　为重要。这项工作做的好与坏，直接影响着一个单　尾都是新的发明，而是在原有的基础上进行变化和　位的新技术开发、科研成果转让以及经济效益的提　改进。这就要求档案人员在日常工作中要紧紧围绕　高。　科研生产进行全方位服务，认真搜集、整理和管理好　一、档案信息在科研项目论证中的作用　宝贵的原始档案资料，有针对性的将过去和现有的　、　∞，　了后的第一天算起：总账、明细账、凭证等保管期限　大其影响。　为１５年；银行、现金日记账保管期限为２５年；年度财　单位机构撤销或更名后，许多印章会失效，这些　务报告决算等保管期限为永久。保管到期的会计档　印章在历史上起过较大的作用，保存起来仍有很大　案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案　价值。废止以后与其他档案一并移交进馆，注明印　销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署　章使用起止时间。　意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点　应归档的字画主要指重要领导人、名人的题词、　监销。　绘画作品等。字画一般幅面较大，经裱糊后，将其卷　四、实物档案的整理　起，放在特制的长盒子中，或用衬纸包住。卷着的字　实物档案顾名思义就是把具有档案属性的实物　画隔一段时间要展开或挂出，再放回盒中。字画目　通过收集整理而转化成的档案。　录可直接用文书档案案卷目录，其中责任者应写个　实物档案包括奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、　人，并明确单位及职务，题名项中填字画名称，在备　证书、奖牌、牌匾、合格证、奖杯、聘书、任命书、印章、　注栏中填写字画的规格。　礼品、题词、签名以及书画、字画、照片等物品。　实物档案可按“件”为单位进行整理。一般来　荣誉性实物可编分类目录，其项目应包括：序　讲，一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦　号、获奖单位、授予部门、荣誉称号、获奖实物种类、　旗、一个奖杯等均为一件。以“件”为单位整理的实　获奖时间。目录应按照编号顺序排列，各类间应预　物档案，其基本保管单位是件。按“件”整理的实物　留一定空白页，以便该荣誉性实物的增加。为了方　档案整理步骤是：实物的分类、鉴定保管期限、排列、　便保管与利用，应当将每个荣誉性实物拍摄成照片，　编号、编制归档文件目录、编写归档文件整理说明、　再按照片的整理方法组成案卷。有的单位还将荣誉　档案排架。　性实物拍成照片后，编辑成画册，印发有关单位，扩　（责任编辑　潘欣）　４３　以及外来的科研资料、科研成果进行整理汇总，及时　资料不规范。对于这些问题　，档案人员积极反映给　提供给科研人员，使他们尽可能多地了解和掌握国　项目组，督促有关人员及时整改，为成果鉴定的顺利　内外的科技水平情况，进行综合分析。只有了解和　进行起到了决定性的作用。　掌握了更先进更实用的第一手材料，才能在项目的　四、档案信息在科研生产中的作用　论证中具有说服力，站得住脚跟。　二、档案信息在项目研究中的作用　档案信息不但在科学研究领域起着巨大作用，　而且在科研生产管理和服务中也发挥着重要作用。　项目研究是科学研究过程中的创造性阶段。在　沈阳真空研究所是一个研制、开发、制造、加工的科　这个过程中需要付出大量体力和脑力劳动，同样也　研单位，过去在科研生产制造加工过程中，对一些设　需要借助已往的研究方法和成果资料，这就在一定　备产品技术参数、数据指标、工艺等方面做的不是很　程度上有赖于科技档案信息，档案人员要通过跟踪　服务，及时准确了解科研动向，为科研人员提供有效　的科研档案信息，满足项目研究的特殊需要，确保能　高质量将项目顺利完成。　２０１０年由沈阳真空技术研究所承担的辽宁省科　学计划研发制造项目“大型真空感应熔炼炉开发与　研制”已经全部完成了设计任务，该项研究在国内尚　属首次，其技术难点多、结构复杂并且时间紧、任务　重。所领导非常重视，调集了经验丰富、结构合理的　科研团队进行研制，在研制过程中，课题人员加班加　点，档案人员积极配合，进行跟踪服务，一方面利用　过去的和现有的科技成果提供给研究人员借鉴，使　他们及时了解和掌握国内外科技水平及科技方面的　新工艺、新技术、新成果及市场动态；另一方面利用　本单位档案室保存的档案资源，积极提供有关图纸　和资料，以便对设计的每个部分进行计算和审核，使　得该项目得以缩短设计周期，按期完成了各项任　务。由于该项目填补了国内空白，不仅得到了国家　的大力资助，而且为我们研究所经济效益的提高和　今后的发展打下了坚实的基础。　三、档案信息在课题鉴定过程中的作用　沈阳真空技术研究所是在国内真空行业有着举　足轻重作用的老科研单位，建所以来研制开发了多　项获奖成果，按照科研成果鉴定的要求，多年来在进　行每一项成果鉴定时，必须有档案人员参加。科研　成果的鉴定是科学研究的最后一个步骤，同时也是　将成果及时应用或推广到生产一线的最新起点，它　是整个科研项目及研究活动中的最关键工作。因此　在成果鉴定前，档案人员要把该项目的全部材料收　集齐全，做好档案跟踪服务，严格审查，确保归档文　件材料的齐全完整，把好质量关，这对成果鉴定起着　非常重要的作用。比如我们在收集那些需要鉴定项　目的材料时，发现有的技术资料中项目的任务书、实　验报告、图纸等不齐全，技术参数不准确，以及其他　准确和完善，生产效率低下，给设备、产品在生产过　程中带来很大困难，致使加工生产的产品不能及时　出所，一再拖期，影响了科研生产的进行。我所领导　下决心，加大对科研生产一线各个方面的改进。首　先在产品工艺、技术指标、生产成本等方面进行改　进，档案人员通过各种途径查找以前及其他单位大　量研究成果和研究方法等科技资料，把国内的同类　产品的性能参数、数据指标和工艺与本所的情况进　行对比，经过研究、分析，提出了本单位产品在某些　重点方面存在的差距。通过对本单位科研生产中的　问题进行修正和完善，使我所设备在加工制作中大　大提高了工作效率，降低了生产成本，提高了经济效　益，这当中档案信息在为科研生产服务方面发挥了　积极作用。随着科技的发展，档案工作也实行了计　算机管理，档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，　不再是手工整编，费时费力，效率低下。通过采用先　进的网络技术，可以把大量档案信息及时有效的提　供给科研人员，使他们在计算机上可以随时查阅自　己所需的技术资料，方便快捷，极大的减轻了档案人　员的工作负担。因此我们强调档案信息的管理，就　是要不断提高档案质量，更有效地为科研生产的管　理提供有效、方便、快捷的服务做贡献。　总之要发挥好档案信息为科研项目、科研生产　服务的作用，要完善本单位档案工作的各项规章制　度，档案人员要加强对档案业务的学习，不断提高认　识和分析能力，特别是对档案信息如何为国民经济　的快速发展所利用方面，主动开发档案信息；要学以　致用，注重实用性，结合工作的实际需要和未来的发　展趋势，并根据不同的层次、不同领域，与实际工作　紧密配合，只有不断学习，开拓进取，才能促进档案　工作持续、高效、稳定、更好的发展。　（责任编辑　朱亚宏）