财企通孔・综合２０１４年第３期（下） 基于ＥＲＰ的制造企业内部控制研究 王运鹏 （中国石化集团公司江汉油田信息中心湖北潜江４３３１２４） 摘要：本文在研究ＥＲＰ对企业内部控制作用基础上，重点对目前我国制造企业实施ＥＲＰ管理的过程中存 在的问题与成因进行解释与分析，分别从ＥＲＰ的选择、企业文化的建立、组织结构和业务流程的建立与完善、 ＥＲＰ的实施风险控制等方面提出了对策措施，以期对企业更好实施ＥＲＰ进行内部控制提供参考。 关键词：ＥＲＰ制造企业内部控制 一、引言 在经济全球化的必然趋势引导下，信息技术与科技水平也在不断变革与发展，受到这两种因素的双重影响，传统的制造类企业所 面临的竞争环境越来越激烈，导致其生存与发展的空间也不断受到挑战。迫于生存压力，制造企业不得不由传统的生产模式和管理理 念转为以科技信息技术为导向的发展模式，同时给企业内部控制管理创新带来了巨大的机遇与挑战。在此背景下，ＥＲＰ系统应运而生 并备受推崇，基于国外成功的运用案例，我国制造企业也纷纷引进ＥＲＰ系统。从理论的角度考察ＥＲＰ的设计理念，不难发展ＥＲＰ的确称 得上是一种先进的管理理念，尤其是能够很好地利用现代信息技术实现企业资源的优化配置这点来说最为有价值。但是，这项国外先 进的设计理念在我国的实际应用中却受到实施环境的制约而遇到许多障碍，导致ＥＲＰ系统在制造企业中得以成功实施的概率不足 ３０％，最明显的现象是许多制造企业实施ＥＲＰ管理之后，其综合管理水平较以往并没有得到显著的提升，也没有达到预期的理想效果。 １９９１年，美国知名管理咨询企业——加纳特公司（ＧａｒｔｎｅｒＧｒｏｕｐ Ｉｎｃ．）最早提出ＥＲＰ的概念，此后有关ＥＲＰ的研究也随着信息技术和经 济变革的不断发展而深入。美国学者Ｓｕｐｒａｔｅｅｋ Ｓａｒｋｅｒ和Ａｌｌｅｎ Ｓ．Ｌｅｅ于２００３年发表的研究中称，若想要ＥＲＰ系统得以成功实施则必须有 坚定有力的领导做保证；Ｔｈｏｍａｓ Ｌ．Ｌｅｇａｒｅ则通过具体案例研究提出保￣ＴＥＲＰ成功实施的另一个重要因素是组织结构改革和创新作 用；ＳａｒａｈＦｉｓｔｅｒＧａｌｅ在研究中声称企业引进ＥＲＰ不单纯是引进了一个比较先进的管理软件，更深意义上是一种文化的变革，不同的文 化差异同样影响着ＥＲＰ的实施效果。国内关于ＥＲＰ的研究中大多涉及ＥＲＰ系统模块的建立及影ｎ￣ＥＲＰ实施的因素等方面。于强（２０１２） 认为企业运用ＥＲＰ系统进行企业内部控制已成为企业管理的发展趋势；李志英和张庆平等（２Ｏｌ１）通过实地调研重点研究了ＥＲＰ在企 业运行中存在的障碍与问题；杜君益（２００５）则从ＥＲＰ实施的效益和风险的角度，分析了ＥＲＰ实施过程中的需求选择风险、组织风险及 成本风险等，并提出了相应的策略。基于国内外关于ＥＲＰ在理论上和实际应用中的广泛深入研究，结合我国制造业的实际情况深入探 讨ＥＲＰ在我国的应用问题，以便进一步提高ＥＲＰ实施的成功率，促进制造企业内部控制监管。 二、制造企业内部控制ＥＲＰ应用现状 （一）ＥＲＰ对制造企业内部控制的管理（１）ＥＲＰ对制造企业内部控制的影响。ＥＲＰ系统对于现代企业而言，最大的变革在于通过 利用信息技术从而实现了企业内部各项资源的共享与协同，并加强了对各项资源要素的在整个流程中各个环节的有效管理，使企业实 现了各业务环节的无缝对接，生产经营效率都得到了较高水平的改善与提高，不仅实现了成本下降，还能积极促进企业盈利能力的快速 提高。实践中ＥＲ 寸制造企业内部控制的影响主要体现在采购环节、库存管理环节以及生产管理环节。一是采购环节控制。采购环节往往 是一个企业进销存的进口管理，因而从某种程度上来说采购环节也是企业资金流的起点，后期资金的流出能否为企业带来相应的效益、 降低采购成本并提高盈利能力，也关系着企业是否能够长期保持其核心竞争力，可见采购环节的重要作用是不言而喻的。因此有必要对 采购环节进行有效的管理控制。二是采购需求控制。企业采购原材料首先是为了实际生产，继而是用于库存备用，其中必不可少的考虑 因素即为企业生产部门和仓储管理部门的需求。基于需求决定供给的基本理论观点，企业管理模式中可以考虑建立一种以实际需求为 导向的采购模式，此种模式因为首要考虑需求，因而可以有效避免企业因未能掌握需求情况而盲目进行采购导致的库存积压、闲置资金 被占用等问题。实践中可通过需求流转的方式，将采购需求传递到相关的采购部门。三是采购供应商和采购价格控制。通过对采购供应 商的信誉及质量进行评级，进而选择合理的供应商，并加强对供应商提供材料的价格管控，从采购价格上最大限度降低企业生产材料成 本，尤其是可避免因人为等主观因素随意选择供应商，造成企业资源的浪费。四是采购付款的控制。通过设定对供应商的付款方式和付 款期限，明确采购的付款时间表，制定严密的采购付款计划，可让采购付款的资金流量实现合理化。（２）ＥＲ 寸库存管理环节的管控。ＥＲＰ 系统通过合理有效地控制企业生产库存，明确企业生产的安全存量，并对实时存量进行监控，从各项业务流程中找到提高企业的仓库管 理的效率及效果的关键控制点，有针对性的进行改善。合理的库存量是体现企业采购准确与否的关键，反映了企业是否存在大量资金闲 置被占用，同时反映企业是否会发生大量因库存管理需要而产生的费用。其中，控制库存可以通过采购环节的采购计划进行预先控制， 而管理者可在ＥＲＰ中的采购系统、生产领用系统等子系统进行实时查询，实时了解企业实际的库存量以及各材料的来龙去脉，将之与实 际生产所需相对照，判断目前的库存是否处在合理水平，进而决定是否调整采购计划。企业库存管理的另一个关键点即为对生产环节有 作者简介： 王运鹏（１９６３一），男，湖北潜江人，中国石化集团公司江汉油田信息中心高级工程师 １０９ 王运鹏：基于ＥＨＰ的制造企业内部控制研究 关安全存量的控制。合理的安全库存是企业生产活动正常有序开展的关键因素，若缺少适当合理的安全库存将有可能会导致企业生产 因原材料供应不足造成生产滞后，甚至可能会造成不良的连锁反应，例如生产环节的纰漏将可能严重影响到后续的按时交货或销售环 节。ＥＲＰ系统通过对生产和销售量进行对比分析，在此之上设定有效的安全存量，为企业进一步完善采购环节和仓库管理提供重要支持。 对生产环节的安全存量进行实时监控可以使管理者及时掌握有关仓库管理库存的第一手资料，而且是准确度极高的系列数据，有利于 核实销售订单和存货盘点的准确性。（３）ＥＲＰ对生产管理环节的管控。所谓生产，即是企业将原材料和劳动力转化为最终产成品的过程。 对企业生产流程进行实时管控，尤其是对产成品的生产材料进行实时监管有利于企业加强对生产成本的控制，ＥＲＰ系统中对生产环节的 设计及管理则可以及时发现企业各项成本控制点和利润创造点，继而最大程度为企业创造利润。在保证ＢＯＭ（ＢｉｌｌｏｆＭａｔｅｒｉａ１）表完整性和 准确性的条件下，ＥＲＰ系统可明确领用材料数额和损耗率。ＥＲＰ系统中对原材料的领购程序设计有一点值得关注，即正常的领料程序中 无法通过ＢＯＭ表中的超领数量，对于这部门限额外的数量则需要特殊的审批程序才可通过，这样一来就可以有效控制企业材料成本，大 大避免材料的浪费。该系统中对生产环节的控制还有一个好处就是可以准确核算出生产流水线对原材料的实际需求数量，并可以通过 实地盘点的方式避免原材料的不必要浪费和闲置。尤其很多企业对材料的管控不够严格，生产线上容易出现因个人原因造成材料质量 不佳或者浪费甚至私自瞒报的现象，一般管理系统中容易留下给个人挪用材料的空间。而实行ＥＲＰ管理则可提供现有生产流水线的原材 料使，用．隋况，管理者可以很快获取第一手准确资料，从而弥补生产环节的控制薄弱点。 （二）ＥｔｋＰ在制造企业中的应用现状及存在均问题 （１）ＥＲＰ在制造企业中的应用现状。ＥＲＰ是以系统化的管理思想为核心的 管理系统，采用现代化的信息与科技技术作为构建手段，目的在于为企业的管理决策层提供经济运行决策与管理参考，一定程度上 来说ＥＲＰ是现代信息技术和管理技术的结晶。通过实施ＥＲＰ对企业进行经营管理，可有效帮助企业优化资源的合理配置，调整企业 的产出结构，最大限度实现企业财富和社会效益，帮助企业构建核心竞争力，有效促进现代企业管理水平的进一步优化。ＥＲＰ系统自 首次引入我国以来已有近三十年的历史，因其先进的管理思想和技术手段给企业管理带来了巨大好处而备受推崇，并被一些有识企 业所引入使用。虽然每套ＥＲＰ系统的花费颇丰，但国内众多企业仍不惜花费巨资引进该套管理系统，无非是想通过ＥＲＰ系统引入国 外先进管理理念及方法，将其根植于自己的企业中，期望借其提高本企业的管理水平，最大程度实现本企业的管理规范化、制度化、 现代化，进一步活化企业资金、降低生产成本，最大限度地提高企业综合竞争力，在激烈的市场竞争中立于不败之地。然而据不完全统 计，目前ＥＲＰ在我国各企业实施的成功率竞不足１０％，这就意味着花费巨资打造的管理系统并未取得真正预期的效果，造成了人力、财 力、物力的极大浪费。正是因为ＥＲＰ系统的先进性与其在实施中的高失败率之间的矛盾与困惑驱使诸多学者不断进行理论体系和应 用方法的更新与完善。（２）ＥＲＰ在制造企业应用中存在的问题。一是制造企业对ＥＲＰ认识不足。ＥＲＰ是集计算机技术、企业管理理念、基 础数据等于一体的一种先进管理模式。因此国内许多制造企业急于改善自己的管理模式而引进ＥＲＰ管理系统，这种盲目的引进缺乏 对ＥＲＰ系统足够认识，往往存在很多风险。企业在运用ＥＲＰ系统后很容易先入为主，自然而然的认为ＥＲＰ系统无疑是加强了企业的内 部控制管理，而没考虑ＥＲＰ系统是否适合企业的流程管理和企业内部环境及企业信息化程度是否符合ＥＲＰ弓Ｉ进条件等。许多制造企 业对ＥＲＰ的认识还停留在一种软件产品或信息技术系统的层次上，而没有意识到它是一种先进的管理理念和管理方法。同时，由于对 ＥＲＰ认识不足企业在选择ＥＲＰ系统时也易盲目跟风，而没有选择适合企业自身的ＥＲＰ软件产品。另外，企业高层管理者对ＥＲＰ的认识 也停留在表明水平，没有指定ＥＲＰ实施中的各种计划和制度，导致ＥＲＰ的制度化、现代化和规范化的水平较低。二是制造企业对ＥＲＰ投 入不足，缺乏专业人才。ＥＲＰ的运行和维护需要大量的资金和人力，一方面，系统的正常运行需要技术含量高的硬件设备和软件，而我 国制造企业的信息化程度普遍偏低，信息化建设投入不足，最终导致ＥＲＰ在制造企业的运用较少，ＥＲＰ软件运用不成熟。目前我国真正 成熟的ＥＲＰ软件比较少，制造企业使用的ＥＲＰ软件多是根据企业需求定制的，软件功能不全面，一些基本功能得不到发挥；另一方面， 为保证ＥＲＰ的正常运转，不仅需要相关的规范化制度，还需要有专业的系统管理人员对系统实时进行监管与维护，甚至需要专业ＥＲＰ 的操作使用人员，这些人员的专业素质和知识对企业实施ＥＲＰ的效果也将会产生不可忽视的影响。三是企业内部和外部环境影响制 造企业ＥＲＰ的实施。ＥＲＰ实施的效率及效果容易受到企业内外部环境的影响。企业内部环境对ＥＲＰ的影响主要表现在企业文化、治理 结构和业务流程等方面的不同造成的使用冲突，而外部环境的影响主要来自ＥＲＰ实施的其它主体。首先，企业文化影响ＥＲＰ的实施。不 同的企业文化背景下的不同企业员工或者企业高层领导者对ＥＲＰ理念的接受程度往往是不同的；同时，由于语言文化的差异、管理理 念和价值观的不同及生产作业模式的不同等原因会导致ＥＲＰ实施失败率的增加。其次，企业业务流程和制度不满足ＥＲＰ实施需求。由 于未实施ＥＲＰ之前企业已经形成了固有的业务流程，而更改业务流程往往不能有效地结合ＥＲＰ的设计思想，这就使得ＥＲＰ系统不能更 好的发挥其监督管理作用，导致其对企业内部控制的监管失效。另外，相应的ＥＲＰ实施制度规范在制造企业内也比较缺乏。最后，企业 外部环境不利于ＥＲＰ的运行。企业实施ＥＲＰ（ｇ息化改革，不仅需要企业自身的信息化建设，同时需要其他企业相应的信息化建设，如建 立相应的物流系统、支付系统，企业间的业务往来结算系统等。事实上，目前ＥＲＰ系统在我国社会化过程中仍缺乏良好的宏观环境做 最佳保障。四是ＥＲＰ实施成功与否的评价标准不合适。从长远来看，ＥＲＰ的实施的确会给企业带来一定的经济效益，但是短期内这些效 益往往是间接性发生的，或者效益不明显。ＥＲＰ运行和维护也同样需要大量的资金做支撑，容易导致企业主观判断ＥＲＰ的所花费的成 本大于其带来的收益。而对于一个ＥＲＰ项目运行的成功与否不能单从成本收益的角度来衡量，这就需要企业管理者积极转变管理理 念，对企业ＥＲＰ的实施设定预期期望，如缩短交货时间以提升物流效率，对人力资源进行精简或设计其它评价标准等，如果预设的这 些目标达到了一定程度上也可以说ＥＲＰ的实施是成功的。但是，目前我国制造企业管理者往往都是急功近利，对ＥＲＰ的期望过高，导致 １ １０ 财佘通 ・综合２０１４年第３期【下） 对长远利益的忽视，不利于ＥＲＰ的有效实施。五是ＥＲＰ的实施存在风险。制造企业ＥＲＰ的实施首先会面临信息安全的风险。由于ＥＲＰ是 基于网络计算机和信息技术运用的而设计的管理系统，因而其能否有效实施必然得依托于对计算机的应用，因此ＥＲＰ的运行使得企 业的信息暴露在网络环境中，企业将面临网络安全的威胁；其次，企业的内部控制在ＥＲＰ环境下更依赖于信息系统，而一旦信息系统 出现差错不被发现，则内部控制将会失效，ＥＲＰ将面临项目实施风险；最后，ＥＲＰ的有效实施需要对企业整个业务流程和组织结构进行 再变革设计以便能够与ＥＲＰ管理模块相协调，也就意味着企业将面临变革的风险。 、 三、基于ＥＲＰ的制造企业内部控制完善对策 （一）根据需求合理选择ＥＲＰ系统 企业在准备实施ＥＲＰ系统之前需要调查分析以下问题：理清企业当前亟待解决的问题是 什么，而实施ＥＲＰ管理是否能够真正有效解决这些问题；企业在财力、物力、人力方面是否足够强大以支持ＥＲＰ的实施，相关技术人 员或管理人员的素质是否足够高以至于能保证ＥＲＰ系统的有效实施；最基础的管理工作流程是否已经符合管理原则，有关技术性的 问题是否能够自行消化，ＥＲＰ安装前后是否需要专门的咨询公司或技术公司配合等。企业如果能够正确掌握企业管理现状中存在的 问题，并在合适的时机引入ＥＲＰ管理将会使各项风险大大降低。选择ＥＲＰ系统软件，要尽量选择经过实际验证的成熟的技术软件，并 根据企业各技术人员和管理人员的素质水平决定是否选择相应的咨询服务，如此可有效地降低ＥＲＰ的实施风险。 （二）建立适应ＥＲＰ的企业文化 由于ＥＲＰ最早出现在西方国家，我国企业难免会对ＥＲＰ体现出的文化有所不适应从而抵制 ＥＲＰ的实施，因此制造企业在引进ＥＲＰ后，需要建立相应的文化氛围。首先，将ＥＲＰ上升到一种文化理念，使得员工认识到企业ＥＲＰ的 实施是企业独特文化的体现，让员工重视ＥＲＰ的运用；其次，树立企业团队合作的理念。ＥＲＰ系统要求企业各个部门之间应该加强相 互联系与合作，其设计理念更多的是强调企业的整体利益，是一种全局观的思想，希望通过部门之间的协调合作发挥内部控制的优 势；再次，重视ＥＲＰ实施的制度建设，培养员工专业素质。相应制度的规范化是保证ＥＲＰ实施的前提条件，同时企业要投入队员专业 素质的培养，使员工适应ＥＲＰ系统进行创新；最后，企业可将ＥＲＰ的实施上升到战略发展的决策需要，以此制定企业的长期发展战略 目标。通过ＥＲＰ文化氛围的形成，能让企业对ＥＲＰ的认识更深刻，保证了ＥＲＰ的顺利实施。 （三）业务流程重组与ＥＲＰ接轨ＥＲＰ的实施最直接的作用就是优化企业业务流程，加强企业内部控制。为了更好的实现ＥＲＰ 对企业的内部控制，一方面要对企业原有的业务流程进行重组，用信息化替代原有的人工控制。这种重组不是简单的将ＥＲＰ信息系 统加入到企业生产运作，而是对现有的企业运作模式进行重组，使之与ＥＲＰ系统融合，使原来的手工操作信息化，使原来的结果控制 转化为系统技术控制，建立通畅的交流渠道；另一方则是将企业的信息数据与ＥＲＰ系统接轨，要求企业实时将各种数据输入￣ＩＪＥＲＰ 系统，运用信息化设备对数据进行收集和传递，减少人为的干预，在提高数据收集效率的同时提高ＥＲＰ对企业内部的控制。 （四）加强ＥＲＰ实施风险控制 ＥＲＰ的实施使得企业面临各种风险，企业需要加强实施ＥＲＰ过程中的风险监控和预防。首先是基 于信息技术安全的岗位监控。ＥＲＰ系统运用的是计算机监控技术，企业信息暴露的网络环境中，为了防止信息的泄露，企业可以对各部 门管理者设置权限，使得部门之间无法进行数据库访问，部门内部也无法进行数据修改和删除，从而保证企业信息数据的完整性和安 全性。另外对数据访问可以设置单独的岗位，与其他操作权限分离；其次，成立ＥＲＰ项目实施小组，通过专业的人员发挥专业的技术来 降低项目实施风险。ＥＲＰ项目的实施需要建立专门的实施小组对项目人员、实施进度、成本和质量等进行监控，并制定详细的项目实施 计划、变更计划、风险管理与控制计划等；最后，加强企业内部沟通协调，降低企业变革风险。企业引进ＥＲＰ系统对于企业原有的管理理 念和经营模式进行系统性地变革的确会存在一定的风险，企业领导者需要充分考虑员工的因素，在ＥＲＰ实施过程中确保各部门之间的 协调合作，对员工进行思想引导，通过技术培训、激励、有效沟通等措施积极提高员工的工作热情，最大程度的支持企业的变革。 （五）制定ＥＲＰ量化目标 完整的ＥＲＰ系统是一项庞大且关系复杂的管理系统，任何企业都不能指望朝夕之间就可以实现掌握 ＥＲＰ核心管理思想及技术的目标。更何况，处于不同生命周期的企业都存在着不同的经营管理特色，所面临的主要矛盾也不尽相同。 在实施过程中，企业需要根据自身的实际情况有针对性的进行模块设计，可能需要对现有流程进行改造与重设，同时还需要设定具体 的实施目标和完成步骤。尤其是在实施ＥＲＰ管理时不能实行粗放式管理，ＥＲＰ各个模块之间如果没有统一的目标，或者企业所设计的 目标过于抽象或宏大而缺少具体的、可加以量化考核的细分目标，就容易导致企业在实施ＥＲＰ后难以进行有效对比和优劣评判。通过 设定目标以及监控目标的实现情况，才能有效评估ＥＲＰ的实施效果，才能真正找出存在的不足，以便进一步的加以完善。 四、结语 在信息化高速发展的时代背景下，制造企业引进ＥＲＰ系统进行内部控制已经成为一种趋势。然而基于ＥＲＰ的制造企业信息化建设 是一项长期工程，企业应当结合各自的具体情况有针对性地选择与其相匹配的ＥＲＰ软件，尽量避免盲目跟从现象，并清晰的认识到实 施ＥＲＰ所带来的风险，加快企业组织结构变革，完善实施ＥＲＰ的内外部环境，从而更好的实现制造企业内部控制的信息化和高效化。 参考文献： ［１］郭研、刘伟：《ＥＲＰ理论与实践》，化学工业出版社２０１０年版。 ［２］张同健：《我国企业ＥＲＰ实施成功因素经验性解析》，《中国管理信．ｇ４Ｅ）２００９年第５期。 ［３］黄岚：《浅析ＥＲＰ系统环境下的企业内部控制》，《企业论坛》２Ｏ１０年第４期。 （编辑聂慧丽） １ １ １
