总经办秘书岗位职责及工作流程
总经办秘书岗位职责及工作流程、工作内容
一、办公室内务
（一）办公环境明亮整洁、一尘不染，家具摆放整齐，办公桌无文件累积，做到文件整齐规范，图书排放整齐。
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、对保洁清理完办公室后，检查办公桌、椅、文件柜、窗台的卫生是否有死角，并做好办公桌上的水杯、装饰品、办公用品的摆放和整齐美观。
4、清理花木：花木定期浇水。
5、为总经理备好茶水（总经理到办公室的同时）。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
(二)文件管理
1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别整存办理。
2、外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于总经理看阅。
4、内部工作日报，分夹管理。每早上班前收集后，放置总经量办公桌，便于总经理审阅。
5、外来公函、通知及文字资料：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、内部通知、报告：及时送交总经量阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、公司各部门（单位）送交总经量签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件，须提醒总经理。
8、每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待彬彬有礼热情接待
1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向总经理请示。
5、按总经量意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
(一)各类会议要准备充分，安排周全，接待周到，服务到位。
1、通知确定与会人员和会议时间、内容、地点。
2、会议通知起草和发送。
3、会议文件的准备。
4、会议场所的确认及会场布置。
5、会议签到及记录。
6、与会人员的接待工作。
(二)工作会
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、落实会议通知是否到位，并着重注意开会前，参会人员到会情况，对没及时到位的，要做紧急通知。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的服务。
