浅谈声像档案管理中存在的问题和对策

鹾３ｌ鹊臻　黠｛薯麓　浅谈声像档案管理中　存在的问题和对策　口山东省济宁市园林管理局姜红岩韩凌朱红历　【摘要】随着经济和现代科学的快速发展，产生了大量的声像档案。结合工作实践和社会调查，对目前声像档案管　理中存在的问题进行了剖析．并针对存在的问题，提出加强宣传、拓宽收集渠道、强化管理、提高档案人员素质、改善保　管条件等对策。　【关键词】声像档案管理问题对策　【文献标识码】Ａ　声像档案是指国家机构．社会组　１声像档案存在的问题　１、１认识不足、重视不够。部分人　对声像档案及其重点性认识不够．误　以为只有上级来文．红头文件才是档　案．而在公务活动中形成的照片、录　只有少数单位制定了相应的声像档案　管理制度．有半数以上的单位处于无　章可循的自由形成、自由处理状态。具　体表现在．声像档案还存在着科室～　年一次移交档案室．科室分散保管或　织以及个人在从事各种活动中形成的　对国家和社会有保存价值的照片、底　片．影片、录音带．录像带等不同材料　为载体．以影像．声音为主．并辅以文　字说明的历史记录　它的涌现．不但丰　富了档案门类和信息内容．而且丰富　音、录像等拍完．录完就算完成任务　了．不需要归档保存．致使单位档案不　齐全、不完整ｉ还有一些人误以为谁　拍．谁录的东西就归谁．致使部分声像　个人保管等多种管理方式．对单位声　像档案没有集中统一管理．缺乏必要　的管理制度　有的单位虽有管理制度　了国家的历史文化遗产．繁荣了社会　主义档案事业。目前．声像档案管理严　重滞后于档案工作的整体发展水平，　直接影响了档案的完整和声像档案的　保管及利用．必须采取有效措施．加强　声像档案管理工作。　但落实不够．缺乏有效的保障措施。　１．３缺乏规范化管理。一是没有形　成规范的目录．如有的同文字材料～　起编目录．有的单独编制声像档案目　录．而且目录记录事项很不规范。二是　ＪＳｘｘ　０９／２００６　３７　档案长期流失在个人手中．造成声像　档案的失控．严重影响了声像档案的　长久保护和开发利用。　１．２管理制度不健全。调查表明．　维普资讯 http://www.cqvip.com

ｆ船苍瓤爨　强端糍｛　档案号的标识位置　五花八门”．有的　度，引起各级领导的高度重视和全社　标在片头，有的标在片尾：有的在上．　会的广泛关注，增强人们对声像档案　有的在下。三是档号的编排各行其　的归档意识．营造一种良好的档案工　是．有的与文字材料一起编号，有的　作氛围．提高声像档案的数量和质　单独编号．没有统一的编排方法。四　量　是缺少文字说明．有的将照片、底片　２．２疏通收集渠道．扩大收集范　成袋保管．未加任何标识　有的录像　围。一是通过正常移交接收　科室移　带、录音带未进行技术编辑整理．未　交档案室．档案室移交档案馆。二是　配文字　声音等说明．使其画面上出　重点单位、重点科室重点收集。对重　现的人物、现场．不知为何人　何地，　点单位和产生声像档案比较集中的　利用时只能凭猜．失去了声像档案真　部门．有重点的强化收集．经常沟通　实性　的作用。　及时掌握情况。三是从摄录人员中直　１．４保管条件差。声像档案的保　接收集。对保存在摄录人员手中的属　管条件比纸质档案要求严格。但是．　于归档范围的声像档案．多方努力．　大多数单位都将声像档案与其它档　登门收集和征集。四是社会征集。对　案混存在一起．没有配备声像档案专　散存在民间的声像档案采取有偿征　柜．不具备恒温、恒湿　防磁等保存要　集、无偿捐献、建立名人全宗　个人代　求。致使一些照片变黄褪色，底片粘　存等方式广泛征集。通过以上方式．　连变质．磁带消磁受损等．不利于声　保证声像档案收集完整。　像档案的长久保存和利用。　２．３强化管理．落实措施。建立健　全切合实际的声像档案管理制度，强　２加强声像档案管理工作的　化规范管理。对产生的声像材料从收　对策　集　整理　归档到移交档案室统一管　２．１广泛宣传．提高认识。充分利　理．制定一套严格的制度．防止声像　用多种形式．广泛宣传声像档案的重　档案分散流失．杜绝归为已有。同时．　要性及相关知识．加大宣传教育力　对声像档案的日常保管　借阅、利用　和永久　长期保存的声像档案应定期　向档案馆移交等作出明确规定。要确　保有关法规和制度落到实处．必须制　定有效的配套措施，明确责任，依法　管理，做到有章可循，有法必依．使之　逐步变成自觉的行动．以确保声像档　案的质量。　２．４提高档案人员素质．保证声　像档案规范统一。一要加强声像档案　管理人员的职业道德、爱岗敬业和无　私奉献方面的教育，增强声像档案管　理人员的责任感和事业心，为声像档　案收集的完整齐全提供可靠保证。二　要充分利用培训班　现场观摩、讲座　等形式提高档案人员对声像档案的　收集、整理、保存、利用等方面的业务　水平，做到掌握标准一致．保证声像　档案规范统一。　２．５改善保管条件．延长声像档　案寿命。一要建立符合声像档案保护　条件的标准库房，严格控制温湿度，　并避开电磁干扰．以免发生霉变及磁　性记录消失。二要配置符合声像档案　保管条件的档案装具，如恒温　恒湿　防磁柜等。三要注意录音带　录像带、　电影胶片等倒带检查工作．发现问题　及时采取保护措施．尽量延长声像档　案的寿命。　３结束语　声像档案是新时期档案存在形　式的重要组成．是时代发展的必然结　果，对推进社会主义现代化建设有着　非常重要的现实意义。我们只有从思　想上重视，在制度上完善，才能真正　做好声像档案的管理工作，并使之在　社会主义建设事业中发挥出更大的　作用。∞