·礼仪讲堂·
（之十五）
会议礼仪□ 汪连天
会议礼仪是职场中人必须掌握的基本礼仪之一，试想一下，职场中人怎么可能不开会？怎么可能不办会？既然是又要开会、又要办会，那么不懂会议礼仪还能够在职场中“混”吗？就会议礼仪而言，究竟有哪些礼仪规范是必须要掌握的呢？笔者以为至少有六个方面是最基本的礼仪规范。 1．会议的座次安排如前所述，职场礼仪包括了政务礼仪、公务礼仪、商务礼仪、国际礼仪、社交礼仪、服务礼仪六大部分，就职场会议礼仪中的座次规范而言，它们之间既有相同的地方，也有不同的地方，需要认真地加以区别和把握。所谓相同的地方是，所有的职场会议座次安排都必须遵循“为上和前排为上”的原则，通俗的规范说法是：“高于两边，前排高于后排”，这 2．会前接待必须周到细致比较正规的会议，从筹备时起，就必须安排专人负责接待工作，这是会议能否成功的重要因素之一，如果会前接待工作出了纰漏，那么整个会议的气氛都会因此而受到影响，会议的成功也就无从谈起了。（1）指定专人或成立专班。只有先做到组织落实，才有是所有职场礼仪中最通行的一种礼仪规范了。除了“为上、前排为上”以外，不同的礼仪有不同的规范。政务礼仪、公务礼仪、有背景的社交礼仪中的座次规范遵循三项基本原则：为上、前排为上、左边（指之人的左手边）为上。国际礼仪、商务礼仪及涉外的社交礼仪中的座次规范同样遵循三项基本原则：为上、前排为上、右边（指之人的右手边）为上。可能做到任务落实。因为只有指定了专人或成立了专班，才会使责、权、利一体化，特别是只有做到了责任到人，才能确保万无一失。一般而论，大型会议的接待工作必须成立专班，至于小型会议则大可不必，只要指定专人，制定专责也就可以了。（2）选择知礼懂礼守礼和执行力强的人负责接待工作。问题是，一些单位里找执行力强的人容易，找知礼懂礼守礼而执行力又强的人就不是那么容易了，如果是这样的话，该单位就很有必要对接待人员进行一个短期或短时的培训，以便让他们尽可能多地迅速掌握一些基本的接待礼仪规范，譬如如何引导客人、如何向客人作介绍、如何安排客人的起居和饮食等等。（3）制定好行程安排。正规的接待必须由会议的主办方制定好会议期间的活动行程，以便让一切接待工作都能够有条不58
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紊地进行，就是说，会议接待方必须要有一个接待行程的安排。这个安排一般应包括：对来客基本情况的介绍，一般是应该准备一份来客名录，内容应包括姓名、性别、年龄、民族、单位、部门、职务，这些内容中最重要的，一是年龄，接待方据此将安排食宿和行程，如果来者年龄偏大，则不应安排过于紧张的行程；二是职务，接待方据此落实相应的接待标准；三是民族，接待方据此便于安排合适的食宿。来客在会议期间的主要行程内容和要点，特别是来客中重要人物的行程内容和要点必须详尽；接待方对可能出现的意外应当备有应急预案，对行程因种种原因进行调整的可能性应当有一定的思想准备，并制定好行程安排的备用方案。（4）接待的演练。高规格的接待，在筹备期间还应安排一些必要的演练活动，一方面是为了增强接待人员的紧张感和兴奋感，以便把情绪调整到最佳状态；另一方面是为了让接待人员进一步熟悉接待工作的一些重要环节，特别是细节，通过演练还可以及时发现未来接待中可能会遇到的一些原先未能预见到的问题，以便及时加以修正和解决。 3．会议主持人的选择会议能否取得成功，在很大程度上取决于主持人的水平和应变能力。譬如在会议进行之中，突然有代表提出异议，作为主持人是拒绝，还是因势利导，能否顺势而为、灵活处置，都考验着他的应变能力。优秀的主持者要本着确保会议成功的宗旨，因势利导地处理好会议期间发生的任何突发性事件。会议的主持一般分为两种：一是规格较高的商务或国际会议，以及所有的高层次的政务会议，一般应选职位较高且具有一定声望的人来担任，这样做其实是一种约定俗成，主要目的还是为了彰显对会议的重视程度。二是一些商务会议、群众集会，可以选一些虽然没有什么职务职称、但却有一定影响和经验的人来担任，譬如可以选一位电视主播或电影演员之类的人，也可选具有一定知名度的人来担任。果发言者是从台下上台发言，则要求衣冠整洁，步态自然、刚劲有力、节奏有度，假如是书面发言，应当先抬头扫视一下会场再行开讲，切不可低头读稿、旁若无人，给人缺乏自信的感觉；如果是脱稿发言，应当正面注视听众，侃侃而谈，语速不可过快，以免给人紧张和缺乏经验的感觉，但语速也不可过慢，因为过慢会给人准备不周、腹中无物的感觉。讨论会上的自由发言，应当先行自我定位，寻找恰当时机再行发言，不能不顾一切地抢先发言；发言应当简短，观点应当鲜明，态度应当平和，忌词不达意、忌面无表情、忌咄咄逼人、忌啰啰嗦嗦；针对别人的批评发言时不能失态，应沉稳沉着，如确需解释的应当用平和的语调、诚恳的表情并选择适当时机发言。特别需要注意的是：无论哪种发言，在开讲前和结束时都必须使用形体语言和肢体语言（譬如鞠躬、挥手、鼓掌等）向听众致意和致谢。 6．与会者的礼仪规范所有与会者都必须衣着整洁、仪态大方、按时到会、进出有度、依照会议安排入席就坐，不要与邻座小声说话，不要拨打手机、不要接听手机、也不要看与会议内容无关的材料或书籍，更不要在会议桌上打盹甚至睡觉。每听完别人的发言时应当鼓掌致意，中途因故退场时应当设法向主持人或到会领导请假，得到同意后应轻手轻脚，以便不影响旁人。2010.3 4．发言顺序的排定
有会议就有讲话或者发言，有发言就应当有排序，发言顺序的排定，可以有三种选择：一是无论政务、商务还是国际礼仪都遵循一般的排序原则，即由职务低者先讲，依次由低到高进行排序。二是某些特殊的场合，可以考虑按职务大小、地位高低的不同，由高往低进行排序。特殊情况下，也可随机调整。三是纯艺术和学术的研讨会、各类协商协调会则不必拘礼，不分职务高低、年龄大小、男士女士，均可自由发言，甚至在意犹未尽之时重复发言。 5．发言礼仪如果是按座席签依位次安排就坐者的发言，由主持人点名发言，发言者应当口齿清晰，抑扬顿挫，简明扼要，富有激情。如59
