物料管理制度
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物料管理制度
目录
物料管理制度 ........................................................................................................................... 2 第一章 总则 ............................................................................................................................ 2 第二章 采购与供应商管理 .................................................................................................... 4 第三章 仓库管理 .................................................................................................................... 5 第四章 物料申购相关规定 .................................................................................................... 8 第五章受控物料发放和使用规则 ........................................................................................... 9 第六章 物料申请、发放、运输、签收等作业规范和流程 .............................................. 10 第七章 处罚、奖励规则 ....................................................................................................... 11 第八章附则 ............................................................................................................................. 13
第一章 总则
第一条、目的
为规范公司的物料管理，明确物料关联单位的权利和义务，保护其正当、合法权益，依据行业习惯特征，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条、释义
本制度下列用语的含义是：
2.1、物料是指企业为维持和满足公司正常运营需要，在提供快递服务过程中，直接或间接消耗的物资、物品和包装材料以及其他消耗品的统称。
2.2、受控物料是指为维护亚风速递品牌形象不受损毁、品牌价值及其合法收益不受侵害，对流通状态、使用范围和对象以及采购权力进行的特定物料。
2.3关联单位是指发生物料供求关系的内外部经济实体、部门或当事人。
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2.4网点是指亚风速递网络体系下，从事快件收寄、快件派送作业及快递产品销售作业的最小单位，亦称站点。（此次行文并未对网点和站点统一称谓，加以特别区分）。
第三条、适用对象和范围
适用对象：亚风速递网络平台公司、省级分公司、各级部门、网点。 适用范围：亚风速递全网络内有关物料的采购、储存、申请、发放、运输、交付、签收、使用等作业行为规则均适用本制度
第四条、本制度所述物料主要包含以下三类： 一、受控物料类 1）运单等条码类物料；
2）印有“Airfex”等LOGO字样和企业标识的物料；
3）手持式条码数据采集器，分有线和无线，俗称有线把和无线把。 二、办公用品类 三、固定资产类
第五条、物料管理的权力和责任
1）深圳市亚风速递有限公司（即亚风速递网络平台公司，以下简称平台总部），拥有所有物料的采购与管理权力，同时负有对本制度在各省级分公司执行情况的监察权力和处罚权。
2）平台总部综合部，接受平台总部总经理授权，行使所有受控物料的采购与管理权力，同时负有对所有受控物料在各省级分公司使用规则执行情况的监察权力和处罚建议权。
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3）各省级分公司综合处，负有对本制度在本省区各级单位执行情况的监察权力和处罚建议权。
第二章 采购与供应商管理
第六条、平台总部综合部根据市场行情及时调整物料采购成本，必要时重新和供应商议定物料采购价格。
第七条、供应商资质的评估、审核及最终确定应遵循以下原则： 1）产品价格合理；
2）质量符合行业标准并达到公司对物料产品质量的具体要求； 3）产品交付履行能力准时；
4）适应公司对物料版面设计、工艺质量改良、价格调整等不断发展的要求。
5、供应商的准入必须采取竞标的方式予以确定。
第、对竞标成功并予以准入的供应商，应建立合格供应商档案，内容包括：
1）供应商简介表；
2）产品明细及价格表（含历次价格调整记录）； 3）采购供应合同；
4）营业执照、生产许可证、法人代表证； 5）供应商对公帐户（基本账户）； 6）往来供货订单记录等；
第九条、根据采购计划，当出现以下情况时应选择新供应商：
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1)在现有合格供应商内，无法满足公司要求时；
2)现有供应商发生重大质量事故被执法部门责令停产整顿或发生重大变更时；
3)责令现有供应商限期整改后，不予履行或未能通过审核的； 4)现有供应商价格大幅度上调时。
第三章 仓库管理
第十条、仓库管理的基本任务:
1）及时、准确维护库存量，确保仓库物品的帐、卡、物三者一致，仓库区域划分明确，物料标识清楚，存卡记录连续、字迹清晰；
2）做好仓库物料的收发存管理，严格按流程要求收发物料；
3）与各省区公司密切配合，做好物料的调度工作，切实履行物料发放职能，并及时向上级反映物料的短缺或过量采购等异常情况；
4）做好仓库各种原始单据的传递、保管、归档工作； 第十一条、货物验收标准和验收办法
货物入库前必须进行质量检验、数量核对等验收作业。具体验收标准和验收办法如下：
1）受检的物品各项指标必须完全符合该物品的质量标准； 2）核对订单。物料名称、规格型号、数量与订单相符合； 3）采用合适的方法计量、清点准确数量。
4）大批量物料按一定的比例拆包装抽查，发现实际数量小于标识数量的，应按最小抽查数计算接收该批物料。
5）对于未通过品质检验验收的物料，仓管员必须及时通知供应商并办理退货、补货事宜。
第十二条、入库管理
1）入库物料必须是通过品质检验验收，开具《入库单》的物料； 2）物料入库后，应建立详细的、反映物料存储情况的台帐（明细账）。台帐应包括物品名称、规格、数量、件数、累计数、批次、金额、货位号以及经办人项目等项目。
第十三条、出库管理
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1）所有的出库物料必须有授权签字和财务盖章的单据作为发货依据。办公用品出库，必须有经批准的指令凭证——《领料单》。 2）严禁用白条出库或擅自从仓库借用物品。 第十四条、仓库布局及货物堆码 1）仓库应根据公司经营的需要和库存周转物品的类别、性状、特点等合理规划仓区、库位，并做好明显标识。（附图参考） 储物货架D 大门 作业区 储物货架C 堆码A堆码B堆码C区区区储物货架A A3 A2 A1 注：合理的仓库立体布置应以不影响搬运为原则。
B3 B2 B1 储物货架B 图1-仓库平面布置示意图
C3 C2 C1 图2-仓库立体布置示意图
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2）所有货物均必须按仓区、库位分类别、品种、规格型号摆放整齐，小件物料上架定置摆放。堆码规整、整齐，同一货物仅保留一个包装尾数。收发作业后按上述要求及时整理。
3）物料、产品状态标识和存卡记录清晰、准确且及时更新，摆放于对应货物当眼明显位置。
4）诸如叉车、塑料筐、清洁工具仓库设施、用具等，在未使用时应整齐地摆放于规定位置，严禁占用通道或随意丢放。
5）保持现场整洁、干净，随时清理、清扫。 6）严格按“先进先出”原则发放物料。 第十五条、安全防护 1）仓库内严禁烟火。
2）仓库必须按规定设置消防器材并定期检查、修护、补充；严禁堵塞消防通道、设施及器材。
3）保证库房通风、干燥，做好防盗、防锈、防水、防潮、防虫、防尘等工作。 4）严禁将易燃易爆物品带入仓库。
5）不得将物料、物品直接放置于地面，必须铺垫托盘等垫衬物。
6）除仓管员之外，未经许可，其他人员不得随意进出仓库。领料人员需在仓管员的允许下进出仓库，领料结束后，不得在仓库逗留。
7）下班离开前，仓管员应巡视仓库门窗及电源、水源是否开闭，确保仓库的安全。 第十六条、物料盘点
1）仓库需根据经管物料类别的重要程度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。原则上要求所有库存物品每月25日前盘点一次。
2）每一个经营年度，一般在12月25日，财务部会同综合部在12月31日前组织一次全面盘点。
3）盘点后及时将实物数与库存台帐核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理。如属盘盈或不可避免的亏损情形时，应呈报财务核准后作帐务调整。相关损失报总经理审批后处理。
4）随时关注呆滞、不良物料，至少每月定期填报一次； 第十七条、人员变动及工作移交
1）仓管人员变动，必须办理交接手续。移交事项及有关凭证，要列出清单，写明情况，双方签字，领导见证。
2)应移交事项包括： ① 经管的货物；
② 单据、存卡、账本（必要时）及经管的文件、档案资料； ③ 经管的操作设备、设施、工具及文具用品等；
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第四章 物料申购相关规定
第十、物料申请核准权限
1）网络平台公司总部各职能部门的物料（特指办公用品）直接向所属部门申请，经部门负责人审批后，由综合部直接发放。
2）各省区分公司物料申购，直接向综合部提出申请。
3）网点物料申购，统一向各网点所在省区平台公司综合处申请。 4）任何单位的物料申请不得跨板块越级申请。
第十九条、物料申购时间和发放时限
为规范物料管理，保证安全库存，保障物料的正常供应（足额、足量、及时、准时），各物料关联单位须按规定时间、时限办理一切物料相关事宜（见下表）。
物料申购日期和发放时限表
申购单位 平台总部各部门 省区平台 网点 备注 申购日期 每月5号、20号 每月5号、20号 每周二、周五上午 核准部门 发货时限 服务时效 3-5个工作日 3-5个工作日 1-3个工作日 平台总部 申购当天下午 平台总部 申购当天下午 省区平台 申购当天下午 如遇节假日，申请、发放物料时间则顺延1个工作日。 第二十条、所有单位的物料申购必须按照物料申购数量最低标准执行。具体标准如下表。
物料申购数量最低标准表
品名 亚风运单 条码贴纸 规格 1000张/箱 1000张/扎 8
单位 张 张 基数标准 1000张（1箱）/次 1000张（1扎）/精品文档可以编辑！！放心下载！
次 签回单信封 BAG条码 BAT条码 透明提单小胶袋（旧） 透明提单小胶袋（新） 白色文件袋 塑料文件袋（大） 塑料文件袋（小） 航空标贴 易碎标贴 封箱专用标贴 传真纸 A4纸 封箱胶带 亚风胶带 账单打印纸 记号笔（大头笔） 1000张/箱 个/卷 个/卷 2000个/扎 100个/包 100个/包 100个/捆 100个/捆 5个/张 3个/张 10个/张 20筒/箱 10包/箱 6卷/筒（每箱24筒共144卷） 5卷/筒（每箱24筒共120卷） 1000张/箱 10支/盒 卷 箱 盒 张 个 个 个 个 个 个 个 个 个 个 筒 包 卷 100张（0.1箱）/次 100个/次 100组/次 1000个（0.5扎）/次 1000个（10包）/次 100个（1包）/次 100个（1捆）/次 100个（1捆）/次 100个（20张）/次 100个/次 100个（10张）/次 1筒/次 1包/次 10卷≤每次≤20卷 10卷≤每次≤20卷 1000张（1箱）/次 10支≤每次≤20支 第二十一条、物料在运输环节的滞留时间
物料交付给分拨中心后，须搭乘当日当次班车发运，如因爆仓造成物料滞留和时效延误，分拨中心必须安排在下一个班次将滞留物料发运，不得再次滞留。
第五章受控物料发放和使用规则
第二十二条、运单等条码类物料的发放、使用规则
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1）诸如亚风运单、条码贴纸、BAT条码等条码类物料，属于受控类物料。从供应商处采购回来到发放至网点使用前，必须要先通过平台总部办理入库、出库手续后，才可按权限逐级予以在E3系统物料管理模块登记发放。其登记发放顺序为平台总部--省区平台--网点。
2)下列四种情况会造成网点在E3系统中无法录单或系统扣款错误。 A、条码类物料在E3系统中未做登记发放的； B、条码类物料来源不明的； C、条码类物料网点之间私自拆借的；
D、条码类物料在E3系统中登记有误的，即应发至A网点而误发到B网点的。
E、因客户搬迁或网点拆分，条码类物料遗留在客户处，事实上造成D类结果的。
2）标有“Airfex”等LOGO字样和企业标识的物料统一由平台总部统一印制，省级分公司及辖区网点不得擅自印制。
3）手持式条码数据采集器由平台总部集中采购。省级分公司及辖区网点不得擅自采购。各级单位物料管理员在发放交付时，须作贵重物品交接。
第六章 物料申请、发放、运输、签收等作业规范和流程 第二十三条、申请发放流程：
1）申购单位使用全网统一的《物料申请单》标准格式，向所属单位对应核准部门综合部（处）申请，并向财务部（处）交纳物料款。
2）接到《物料申请单》后，综合部（处）物料管理员凭以备货。
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3）财务部（处）审核物料申请价格后，收取物料款，并出具签核的《物料申请单》给物料管理员；
4）接到财务部（处）签核的《物料申请单》后，物料管理员凭以填制《出库单》，办理出库手续，发放物料。
5）物料管理员将所发放的物料，以快件的形态就近交付所在地分拨中心，并按照公司快件寄递规范和流程，做好相应交接工作；
6）各单位收到物料后3小时内，须在E3系统中对物料做签收确认并回传《出库单》回执联。
第二十四条、未按要求在E3系统中做回单操作并回传签收确认《《出库单》回执联的，在该物料发运当班班次中转车抵达物料签收单位后3小时后，平台综合部（处）视为物料签收单位默认签收数量，其后产生的一切责任由其自行承担。
第七章 处罚、奖励规则
第二十五条、有以下条款所述情况之一的，给予物料管理员记行政大过处分一次；
1）仓库管理混乱、货物乱丢乱放； 2）不按正常时限发放； 3）未建立物料进出库台帐： 4）库存出现较大亏损；
5）漏做运单登记、误做运单发放的。
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第二十六条、有以下条款所述情况之一的，给予主管领导记行政大过处分一次
1）未建立物料进出库台帐； 2）无正当理由，无料可发的； 3）库存出现严重亏损。
第二十七条、平台总部及省区平台物料库存管理不善，发生火灾造成严重损失的，由物料管理员和主管领导按7：3的比例承担所受损失。除赔偿经济损失外，给予物料管理员调离仓管岗位或辞退处理。
第二十、受控物料的违规采购、发放、销售处罚细则及解决办法 1）私自印制有“亚风”字样与标识的物料，一经发现，除没收其违法所得，并处以10000元以上30000元以下罚款。
2）受控物料的违规使用、发放处罚
问题一、“5”字开头的运单，A站点出货，系统扣B站点的费用。 解决方案：
A、相关站点将扣费错误的提单号码统一报各区综合处物料管理员； B、平台总部综合部、各区综合处按所属权限分别进行物料发放修改与登记； C、平台总部结算中心、各区财务处按所属权限分别进行调账处理。 问题二、“2”字开头的运单发放不存在，无法录单。 解决方案：
A、2010年10月20日之前已经使用“2”字开头的运单出货，但实际上没有录单的站点必须将“第一公司存联”转给各区综合处进行录单处理。
B、从即日起至2010年10月31日，站点必须将“2”字开头的运单统一退回各区综合处换新提单。
C、从即日起至2010年11月1日期间，对于仍然使用“2”字开头的运单的站点，各区综合处按每票5元的标准收取代录单费用。
D、从2010年12月1日起，严禁使用“2”字开头的运单，各区不再受理由此引起的录单问题，同时追究相关责任人。
问题三、客户搬迁，运单从A站点区域，带到B站点区域使用，无法录单，或扣费错误。
解决方案：
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A、2010年10月20日之前已经出货的运单，站点必须将“第一公司存联”转给各区区综合处进行录单处理、财务处进行调账处理。
B、2010年10月20日之后因客户搬离A站点区域，A站点必须及时收回所发出的提单。B站点在本区域范围对新客户收件时，必须换用B站点的新运单，否则导致的问题由相关站点承担。
问题四、站点互相拆借运单，导致A站点与B站点之间产生扣费错误。 解决方案：由互相拆借的站点自行协商解决费用归属问题。
问题五、跨区域收件：B站点使用A站点的运单出货，系统提示运单发放不存在。 解决方案：凡经查实，属站点互相拆运单造成上述五类问题发生者，对于不能录单问题由站点自行承担，公司除收取正常的应收费用外，并处以站点500元罚金。
第三十条、公司鼓励员工举报物料使用、发放、采购等违规现象，并对举报者给予一定金额的奖励。具体奖励标准如下：
1）举报网点间互相拆借运单等条码类物料，一经核实，奖励相关举报人员人民币100元。
2）私自印制 “亚风”字样与标识的物料，一经核实，给予举报人员1000元奖励。
第八章附则
第三十一条、本制度从2010年11月1日开始实施，之前公布的相关规定同时废止。其他规定如与本制度相冲突的，以本制度为准。凡对本制度所做的任何补充条款，均视为对本制度的修订。
第三十二条、本制度解释权归平台总部综合部拥有。
亚风速递网络平台总部综合部
二〇一〇年十月十六日
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