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如何做好办公室工作
作者：胡彦峰
来源：《现代企业文化·理论版》2013年第15期
企业行政办公室是一个为机关、领导直接服务的综合办事机构，担负着调查研究、督促检查、参谋服务、综合协调等重要职能，具有特殊的地位和作用。随着企业的发展壮大，办公室的地位和作用日益突出，任务愈加繁重，对办公室人员的要求也越来越高。作为办公室的一名负责人，如何当好办公室的人、做好办公室的事，配合其他部门发挥好办公室的职能作用，就本人在办公室这些年的工作体会，谈一点粗浅的看法。 一、要讲政治、重品行，有大局观念
办公室每一项工作政治性都很强。办公室在很大程度上代表着单位、代表着领导，所做的每一件事情都会对企业产生重大影响。办公室同志一定要认识到，办公室工作事事关系工作大局、人人关系企业形象，因此办公室同志在任何时候、任何情况下都要把讲政治放在第一位，把讲政治的要求贯穿于工作始终，找准坐标、主动接轨，在思想上、行动上同企业保持高度一致，带头执行的各项决策部署，坚决维护权威，自觉做到工作路子与企业中心工作合拍。维护好企业、办公室的良好形象。对于办公室的工作人员来说，一是要有好的品行。高尚的情操，胸无杂念。严格用纪律约束自己，常自省、自警、自励，交友干净、心态平和、做人洒脱，始终保持做人的良好本色，始终保持健康的生活情趣，始终保持勤俭的优良作风，耐得住寂寞、经得起考验、挑得起重担。二是要乐于奉献。办公室工作节奏快、事情多、要求高，经常加班加点、熬更守夜，工作没有定式、生活没有规律。因此，不能一味地唉声叹气、被动应付，要在苦中寻求情趣、在累中磨砺品质、在奉献中体现价值。三是要爱岗敬业，崇敬自己的岗位，热爱自己的事业，干一行、爱一行、精一行，用脑想事、用心谋事、用力干事，认真负责地做好每件事情，尽心尽责地完成每项任务。要保持“进”的境界。“进”就是对事业有上进心、有进取心。在办公室工作，不论是从事文字工作还是其他工作，不论是为领导服务还是为群众服务，都要始终保持昂扬向上的精神状态，积极进取，主动工作、热情服务，努力干出一番事业，体现自身价值，实现自身目标。与此同时，要有“静”的心态。静就是要心平气和、淡泊名利。正确对待困难和挫折。世上没有完全笔直的道路，人生不可能总是一帆风顺，坎坷和挫折倒是一种常态。人的成长也是如此，“苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，困乏其身”，可能是一种必然、一道门坎，要坦然面对。正确对待成败得失。人生不如意之事十有，如果求全责备、患得患失，只会被悲观、绝望。因此，在办公室工作要做到知足不辱、知止不殆、坦坦荡荡、心平气和，正确对待进退升降，不能把荣誉和升迁看得过重，能不能升迁、能不能当官，不仅有个人素质问题，还有机遇问题。只有保持良好心境，才能在纷繁复杂的工作中把握好方向，在复杂多变的环境中捕捉到机遇。 二、要讲学习、重能力，服务好企业
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要加强系统学习，不断提高境界。境界决定眼界，眼界决定手界。在办公室工作不论在哪个岗位，无论是何种分工，都应该树立“终身学习”理念，养成系统学习习惯，努力做到“三博”。一是“博览群书”。要珍惜在办公室工作这个好机会，多读所从事或所喜爱业务领域的书，在自己喜爱的专业上求精；多读世上畅销的书，在知识面上求广；多读励志做人的书，在政治品格上求高，真正做到有专有广、有轻有重。二是“博学多才”。办公室工作综合性强，需要天文地理、鸡毛蒜皮都知道一些，这就要求我们在工作过程中要不断积累、不断学习。只有多涉猎一些领域、多掌握一些知识，拓展知识领域、更新知识结构，工作起来才会得心应手。三是“博采众长”。任何个人的能力和智慧都是有限的，每个人都应该在一种良好的人际关系和民主的氛围中倾听各方面意见，吸纳别人的长处和智慧。要坚持多向领导学、向同事学、向群众学，善于博采众长，注重吸纳各方意见，提升综合能力。
要加强经常性的学习，不断更新知识。善于抓住每一个机会，多渠道、多方位学习，努力做到“三必看、三必听，实现信息对称，方便开展工作。坚持“三必看”：一是坚持看新闻。通过新闻了解最新动向、了解最新，从中获取各种信息，用以指导工作。二是坚持看党报党刊。党报党刊反映了党的大政方针，体现了社情，多看党报党刊，对工作具有十分重要的指导和参考意义。三是坚持看网讯。网络资讯具有来源广泛、传播快速的特点，在现代信息社会具有不可比拟的优势，多浏览网络资讯，能有效增长知识、拓宽视野。要坚持“三必听”：一是领导讲话必听。加强学习领导讲话精神，有利于把握思路、熟悉工作，增长学问、丰富见识。二是专家讲座必听。特别是与自己所从事工作有关的讲座要多听，及时掌握有关前沿信息和知识。三是基层言论必听。这是倾听基层群众呼声和要求的重要渠道，是发现基层问题的重要方式。
要加强专业学习，提高执行水平。一是要提高协调能力，起好粘合作用。围绕中心工作大局，加强与兄弟办公室之间的交流，实现信息互通、资源共享，超前协调重要公务活动，及时协调临时交办任务，统一协调多项活动安排，把各方面力量紧紧粘合在领导决策部署上。二是要提高服务能力，起好参谋作用。为领导服务的重点是参谋服务，而不是简单的事务性服务。给领导参谋要客观，可以有自己的观点，但绝不可有私念。特别是在文稿撰写方面，要坚持以提高领导满意度、基层认同感和对实际工作的指导性为原则，正确传达上级精神，准确体现领导意图，如实反映基层情况。
三、要讲规则、重效率，服务好机关
办公室作为一个综合机构，其独有的工作性质、特殊的服务群体使办公室的工作凸显艰巨和繁杂。但是，无论工作任务有多重、职能有多杂，其龙头地位和服务功能却不能减弱。因此，要充分发挥办公室的窗口和龙头作用，为企业发展提供坚实的服务保障是办公室工作的核心和关键。一是要坚持效益原则，加强文会管理。效益是一种经济评价指标，同时也是优质服务的一种体现。办公室要坚持把效益放在重要位置，加强文会管理，提高文会效率，更好地服务机关。要按照有关规定和要求，完善公文登记制度、明确公文处理人员、规范公文运转程序；公文草拟要有针对性，公文运转要注重程序，公文执行要重在落实，实现公文处理的制度化、规范化、高效化。要本着精简、高效、节约的原则，规范办会。会前，要把握一个“全”
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字，调研范围要全，议题覆盖要全，参会对象要全；会中，要把握一个“细”字，细心检查布置会场，细心搞好会场服务，细心做好音、影、文记录；会后，要把握一个“快”字，快速整理会议记录，快速清理会场资料，快速督查会议精神贯彻落实情况，努力提高会议实效。二是要坚持效率原则。办公室是一个机关、单位的动力机构，某一运转环节慢一拍，整个工作就会延误。因此，办公室同志要按照“说了就干、干就干好”的要求，努力提高工作效率，坚决克服“拖、等、靠”思想，切实做到“五个不让”：不让正在办理的文件在自己手里积压，不让领导交办的事情在自己手里延误，不让应传递的信息在自己手里中断，不让各种差错在自己这里发生，不让办公室形象因自己受到影响。三是要坚持统筹原则，加强事务管理。综合协调是办公室为机关提供深层次服务的切入点，是维护一盘棋高效运转的现实需要。办公室要树立全局观念、增强统筹意识，坚持统筹原则，在主动性上做文章，在有序性上求突破。要统筹好上级领导部门对所在单位的安排，确保准确对称；统筹好所服务领导和分管领导的日程安排，注重细节，确保万无一失；要统筹好自己手上的各项事务，分清轻重缓急，兼而顾之，确保运转高效，在干好本职工作中体现价值，在干好事情中收获事业，在搞好服务中推动办公室工作再上新台阶。
（作者单位：山东东山王楼煤矿有限公司）
