XX电子科技有限公司 文件编号 页 码 WI-H-04 1/1 A/0 文件名称 办公设施管理规定 版 本 一、目的： 为使复印机、传真机、总机、电脑规范操作及管理,特制定该文件。 二、适用范围： 适用于整个公司。 三、权责： 前台﹕管理复印机、传真、总机、电脑维护。 四、内容： 1、复印机管理 1）复印机由前台操作管理,除非前台文员不在时由行政部人员操作管理,其它人员不得违章操作。 .2）任何部门/人员需复印文件时,必须向前台提出申请,5份以下可口头申请,5份以上必须填写复印文件申请表交于前台文员,由前台文员复印。 3）前台文员每日对复印机作日保养. 2、传真管理办法 1）传真机由前台文员负责管理操作,其它人不得违章操作,除非前台文员不在时由行政部人员操作。 2）外部传真件由前台文员统一填写《发放/回收记录表》 3）任何部门/人员需传真时,需由前台文员操作发送,除非前台机文员不在时由行政部人员操作。 4）任何部门/人员不得用传真机打电话,特殊情况须经前台文员许可。 3、前台及接打电话管理办法 1）上班时间不准接打私人电话。 2）因工作需要打电话时由前台文员操作,除非前台文员不在时由人事文员操作。 3）转接电话由前台文员操作。 4、电脑管理 1）行政部负责监管本公司电脑和局域网的管理维护。 2）各使用人员要定期对电脑作好清洁工作，保持通风、干燥，防止日晒、雨淋。使用完后，要将所有文档退出、保存，关闭电源。当停电或换电时，由行政部做好停电保护工作。 3）为保证网络的稳定性，各部门人员不准私自更改或随便动用公司网络设施，出现网络故障时，由前台文员联络网络管理员处理，不准私自更改电脑设置，共享资源及权限均按公司管理规定执行。 五、为了让办公设备得到正常的运作，要求设备维护人经常对办公设备进行维护，并填写好《办公设备月份维护表》并作好记录保存。
