会议管理制度

一、 目的

为使公司的培训、会议管理规范化和有序化，提高培训、会议的质量和效率，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，从而保证培训和会议的有效性，特制定本制度。

二、 使用范围

制度适用于服务中心各项培训、会议管理。

三、 会议通知

1. 常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。 2. 临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。 3. 会议通知期：须于开会前一个工作日内通知参会人员。 4. 会议通知的内容包括：

1) 会议时间 2) 会议地点 3) 会议主持部门 4) 参会人员 5) 会议主题 6) 会议须准备的资料 7) 参会注意事项 8) 其他

四、 会议准备

1. 会议主持人应提前做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器

材等会议所需的各种设施、用品等。

2. 会议主持人应提前打印《会议签到表》，并监督参会人员签到情况。

五、 会议组织

1. 会议主持人必须遵守以下规定：

1) 主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 2) 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及达成的目

标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间，以提高会议的效率。

3) 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的

控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4) 对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对于需要集体议

决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5) 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间

等向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。

2. 参会人必须遵守以下规定：

1) 应于会前10分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到。 2) 会议发言言简意赅，紧扣议题。 3) 遵循会议主持人对议程控制的要求。

4) 遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音，原则上会议期间不允许接听电话，

如须接听，请离开会场。 5) 参会人员应做好本人的会议记录。 3. 会议记录

各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定： 1) 会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

2) 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会议主持人可根据本原

则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

4. 会议纪要

所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实；会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结、分类别或分项目记录。 1) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：

a) 会议的主要内容及议题； b) 会议讨论或决定的重大事项；

c) 会议决定的行动计划或改进措施。（具体格式详见附件）

2) 会议纪要整理和发送应在1个工作日内完成，下发或传阅范围由会议主持人

确定，通过企业邮箱发送给所有会议相关人员。 3) 会议须有落地执行计划输出，具体如下：

a) 宣贯类会议：宣贯后的改进落实计划；

b) 专题类会议：针对问题如何解决列出相关人员的工作安排和计划； c) 工作汇报类会议：针对部门问题或个人工作问题的进展安排、改善提升列

出相应的计划安排。

4) 会议纪要输出的工作计划须进行跟进落实情况。

六、 会议室管理

1. 参会人员须提前10分钟进入会场进行签到并等候，工作时间禁止参会人员在办公

室及休闲区域内等候，以免影响正常办公秩序。

2. 会议室使用部门，须维持会议室的整洁，使用完毕后须将移动的桌椅及时放回原位，

以便其他部门使用。

3. 会议室使用部门及参会人员须确认座位周边及会议室内的电源及电器设备是否关

闭，如发现设备故障的应及时报行政部备案，以便及时修理，保证其他会议的顺利进行。

4. 会议室内物品未经批准不得私自转借他人或挪借他用，严禁在会议室打牌、嬉戏打

闹、聚会等。

七、 附件

1. 《会议纪要模板》

会议纪要模板.docx