费用报销管理规范
目录
费用报销管理规范 ........................................................................................................................... 1 总则 .................................................................................................................................................. 2
1.1 目的 .......................................................................................................................................................................... 2
1.2 适用范围 .................................................................................................................................................................. 2 1.3 定义 .......................................................................................................................................................................... 2 2制度内容........................................................................................................................................ 2 2.1 报销一般原则。 ....................................................................................................................... 2 2.2 报销单据要求 ........................................................................................................................... 3 3 4
2.3 报销审批 .................................................................................................................................................................. 5
罚则........................................................................................................................................... 6 流程图。（附件报销流程图.xlsx） ......................................................................................... 7
费用报销管理规范
总则
1.1 目的
为进一步规范费用报销流程、提高工作效率，根据公司实际情况与现有各项制度，特制定本规范。
1.2 适用范围
本规范适用于整个供应链与OTO门店的员工报销，财务部会根据需要，以本规范为指导思想，制定进一步的细则或指引。
1.3 定义
本规范所涉及的日常行政费用是指以员工个人名义报销的各种业务接待费、差旅费、通讯费、汽车费用、办公费及其他成本与费用等。
2制度内容
2.1 报销一般原则。
任何一种类型费用与支出，包含物料消耗、设备、电脑及配件、办公用品、差旅费、汽车费用、交际费、通讯费、广告费等，必须于事件发生前依照预算及费用标准规定或采购申请单或有关申请报告批文下执行。
2 / 7
费用报销管理规范
2.2 报销单据要求
2.2.1 报销人应正确、详细地逐项填写报销单上面规定内容,填写《费用报销单》，内容不得涂改, 力求整洁美观； 如确需修改，应重新填写新的《费用报销单》 。报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写。
2.2.2 申请人如有借支金额，在结算费用报销时，要先应先冲销借支金额，冲销借支金额后，借支金额还有剩余应交回剩余金额。
2.2.3 费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等。合法之单位名称必须是正确无误，报销人按要求自行粘贴票据，并连同《费用报销单》一起经相应审批人审核无误后交财务部。
2.2.4 如同一活动所发生的费用，有一项有的，另一项无的，有的与无必须分开费用报销单申请报销。
2.2.5 报销费用以次为单位，就是每次发生的费用写一张报销单，后面所附的原始凭证如果纸张较大的，超过报销单的部分纸张可以与报销单平线折叠起。
2.2.6 对经办人员原始票据及原始票据粘贴要求：
1） 所有票据必须是合法的正式或财政类收费收据，如未能取得此类和收据的，需提供收据并盖有提供服务的章，以及其他有关证明的证据。
2） 假不予报销。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应
3 / 7
费用报销管理规范
当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
3） 报销内容和不一致原则不予报销，如是无类形，用其他冲抵无票情形，可以不一致，可以金额大于发生额，但以实际发生额为准报销。
4） 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界线和左界线；覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴;各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；
5） 原始票据须分类粘贴，交通票据、住宿票、餐票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴，除个别金额外。若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴
6） 原始票据须折叠整齐。不得用订书钉订紧费用报销单，单据须采用桨糊粘贴。报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额
7） 报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销
8） 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。
2.2.7 经办人填写费用报销单据时，应当遵照“实事求是、准确无误”的原则，
4 / 7
费用报销管理规范
将费用发生的原因、金额、时间等要素填写齐全，字迹清晰。报销申请单上一律不允许涂改，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。
2.2.8 当年度费用于下一年度的三月底前结算完毕，逾期财务部不予办理。
2.3 报销审批
2.3.1 经办人应将填写完整、附件齐全的报销单一起送交相关审批人进行审批，
部门负责人应重点对费用发生的真实性、费用预算限额与实际金额的差异合理性进行审核，审核无异议后在报销申请单签字确认。
2.3.2 财务在终审人前对相应的单据进行再次复核，会计主管/经理或其授权审
批的人员应重点对单据的合法性、完整性、填写的正确性、预算执行情况以及审批手续是否齐备等进行审核，审核无异议后财务主管/经理在报销申请单上签字确认。
2.3.3 各部门员工的费用报销单，经部门相关领导审批后，交至财务部主办会计
处对报销单据进行归集，再由财务主办会计走财务审批流程，财务审完后再由财务主管统一交至董事长处审核。
2.3.4 终审人进行最终的审批及签字确认。
2.3.5 交单及报销时间规定。
各部门报销人可在周一至周六交财务部会计处，OTO的门店的单据交至OTO总账会计处，总部、仓库、批发部的单据交至供应链总账会计处。周四~周六所交的单据在下周二下午报销，周一~周三的单据在本周五周下午报销，财务部会计每周六下午和周三下午
5 / 7
费用报销管理规范
交财务主管与经理审核，财务主管每周一上午和每周四上午交总经理董事长签名审核，并每周二上午和每周五上午从总经理或董事长办公室取出单据交至出纳，出纳每周二下午和每周五下午支付现金和打款给报销人，履行报销手续。财务主管每周按时从董事长处取回已审核完的报销单，交给出纳办理报销手续。
出纳依据审核后的费用报销清单，依据规定时间支付报销人现金或打到报销人银行卡，报销人须签名，报销完后，出纳盖上现金付讫或者银行付讫。
3 罚则
3.1 违反费用报销管理制度的一般行为包括：
1） 未按照规定取得合法有效业务票据的；
2） 未按照规定提供相关证明文件的；
3） 未按照规定履行审批程序的；
4） 未按照规定、粘贴付款单据的。
对有上述行为的报销人，由财务部不予办理报销，退回报销单据并通知其部门负责人责令改正。
3.2 严重违反费用报销管理制度，并存在欺诈、舞弊的行为包括：
1） 虚构业务进行报销；
6 / 7
费用报销管理规范
2） 私自涂改原始票据或报销审批单金额；
3） 为规避审批限额，将一次业务分多次报销；
对存在上述行为的报销人，财务部不予办理报销，报告公司总经理、董事长，并视情节严重提出取消本次报销资格、通报批评、罚款等处罚建议。最终处罚方式，待公司总经理、董事长批准后执行。
3.3 合。
财务部在对报销人违反公司规定的取证过程中，报销人所属部门负责人应予以配
4 流程图。（附件报销流程图.xlsx）
报销流程图.xlsx
7 / 7
