化妆品采购管理制度

为加强对公司采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本程序。 2.0范围

本程序适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。 3.0职责

3.1采购部：负责采购质量的管理和控制，供方选择、评定、再评定工作。 3.2总经理:负责批准合格供方清单。 3.3质管部:负责对原材料的检验工作。 3.4 仓储部:请购仓储用品物料或其他物料。 3.5生产部:请购生产物料和常用耗材。 3.6 技术开发部：负责原料质量协议的制定。 4.0内容 4.1采购申请

4.1.1使用部门依据产品生产计划和和物料库存量等制定填写物料采购申请单，采购单应注明物料名称、规格型号、数量、需求日期等内容。经审批后交由采购部门下单采购。 4.2采购方式的选择

----集中采购：具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。

----长期采购：凡经常使用且用量比较大的物料，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核， 考核通过后与供应商签订长期供货协议。 4.3 采购流程

4.1.3首批原料交技术研发部相关工程师审核，经理核准。 4.4采购计划

采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报总经

理审批。

4.5采购文件(合同／协议)

4.5.1采购部接到物料采购申请单后，依据合格供应商清单和供应商供货质量情况等，制定采购计划表，选择物料供应商。

4.5.2编制采购合同／协议，采购合同应包含：

1)供方与分供方的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的电话、电报、电传等； 2)采购货品的名称、型号和规格，以及采购的数量和价格； 3)交货期、交付方式和交货地点；

4)质量要求和验收方法，以及不合格品的处理，当另订有质量协议时，应在采购合同中写明见“质量协议”； 5)违约的责任等内容。 4.6 采购原则 4.7采购订单

4.7.1 采供部根据采购计划，选择《合格供方名录》中指定的供方，进行询价、比价后，与其签订规范的《订货合同》，并附上采购技术文件，报采供部经理审核，厂长批准后生效，由采供部负责具体执行。物料采购合同经审批后，向物料供应商下达采购订单。 毒剂、废弃物处理的供应商之合同执行效果进行跟进管理。

4.7.5在供货过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，力求确保物料按质、按量、如期到货。 4.8货物验收管理 4.8.1 包装完整性检查

1）检查物料的外包装，物料外包装应牢固完好，无破损、无受潮、无污染、无混杂、无虫蛀鼠咬。

2）检查物料运输工具的卫生情况，运输工具应洁净、无异昧，严禁与有毒、有害、易污染的物品混装、混运。

3）检查物料外包装标识和随附票证，物料标识和随附票证（如收货单、物料检验报告等）物料名称、规格、数量、生产厂家名称、批号、出厂日期应与订单或合同相符，印字清晰。

4）来货包装检查合格后，验收人员在外包装上贴待验标签并发出《来料申检单》。 5）物料质量检查符合标准后，验收人员应在外包装上贴待检标签并通知入库。

4.8.2物料入库手续

1）物料到货后，依据物料验收制度，质管部对采购的货物进行验收。质管部负责按流程对采购物料进行检验，检验合格后方可办理入库手续。

2）包装验收不符合标准时，验收人员在外包装上贴不合格标签，按《不合格品控制程序》处理。相关部门将输出物料不合格通知单和处理意见至采购部门，采购部反馈供应商并跟进处理方案（如特收、返工、退货、报废、扣款等处理措施方案）。 4.9物料货款结算

物料验收合格后，采购部门与供应商对账，通知供应商开，收到后由财务部门进行货款核算、结算。若采购来的物料数量缺失，则按照实际数量进行付款。 4.10采购部应保留采购信息和索证索票要求

建立物料索证索票档案，可按供应商名称或者化妆品种类建档备查，票证资料应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月。 4.10.3物料索证索票

A)物料的索证索票应由相关部门或专人负责，相关人员应当经过培训。

B)票证资料索取时，检查资料的完整性和有效性；对不能提供原件的，可以提供复印件，但复印件应加盖国内生产企业或供应商的公章。

C)物料来料时，应索取供货商出具的正式销售及其他相关凭证（如送货单、当批物料检验报告等），注明原料、包装材料的名称、规格、数量、生产日期／批号、保质期、单价、金额、销货日期，以及原料，包装材料供应商的住所和联系方式等信息。 4.11物料购货台账管理

4.11.1企业应制定购货台账，购货台账可按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。

4.11.2购货台账按照每次购入的情况如实记录，内容包括：名称、规格、数量、生产日期／批号、保质期限、产地、购进价格、购货日期、到货日期、供应商名称及联系方式等信息。

4.11.3购货台账应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月。 5.0相关文件

5.1 《不合格品控制程序》 5.2 《产品的监视和测量控制程序》 5.3 《物料供应商管理控制程序》

6.0相关记录

6.1 “ 采购合同、协议” 6.2《物料采购计划表》 6.3《来料请检单》

6.4《供方供货质量问题反馈表》 6.5物料采购进出台账》

6.6《供应商索证索票资料一览表》 6.7《来货包装完整性检查表》