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新时期高校二级学院科研秘书思维定位及职能提高分析

来源:化拓教育网
[UI C .[U 科教动态 Ohina Education Innovat『on Herald 新时期高校二级学院科研秘书思 维定位及职能提高分析① 王曦 (江苏师范大学管理学院 江苏徐州 221 009) 摘要:在分析科研秘书现状及其存在问题的基础上,本文在高校二级学院科研秘书的思维定位及职能提高方面进行了深入的探讨。信 息化的高速发展对科研秘书的工作提出了更高的要求,目前不论是高校管理者还是科研秘书自身,对本身的定位及职能认识不够,直接遣 成了科研工作的效率提高缓慢。论文首先明确了科研秘书的工作性质及其工作范围,在职能提高方面,从高效管理者及科研秘书自身两 个角度出发提出了相应的建议,对新时期高校二级学院科研秘书的科学管理及素质提高有一定的指导意艾。 关键词:科研秘书 思维定位 职能 二钣学院 - 中图分类号:G 6 4 文献标识码:A 文章编号:1673—979 5(201 2)07(b)--0009—03 Abstract:On the base of analysis on the scientific research secretary status and its existing problems,this paper discussed the thought location and function improvement aspects of the scientific research secretary in secondary colleges.The fast development of the informatization brings higher demands to the scientific research secretaries.I-Iowever,both the college director and the scientific research secretary themselves cannot realize the location and function of the scientific research secretary,which causes the low efficient improvement of the scientific research.This paper at first ensures the job nature and its working range.In the function improvement aspect,some suitable advices,which have directive meaning to the secondary college scientifie research secretary management and its quality improvement,are given from the college director view and the scientific research secretary view. Key Words:Scientific research secretary l Thought location;Function l Secondary college 在信息化高速发展的新时期,科研水 般情况下,科研秘书主要负责接受学校级 极性很难提的很高,最终结果会影响科研 平是衡量高校竞争力的一个重要因素,科 别以及各相关职能部门的业务命令,传达 管理的效果。有的高校甚至出现过因为科 研管理在此背景下显得至关重要…。有效的 给教职工及广大学生,同时协调教职工完 研秘书的失误造成的或大或小的问题,比 对科研发展规划进行合理制定,科技管理 成科研类工作,起到了一种联系的纽带作 如影响科研人员项目的申报、管理、科研 政策进行优化分析,以及对科研项目、科研 用。比如科研范围内的科研项目的申报管 成果的鉴定等。同时,在决策层如有懈怠 组织等进行合理的规划管理,这些科研工 理中,科研秘书的主要工作就是接受科研 心理,也会造成学校及学院科研积极性不 作就落到了科研秘书之类的管理人员的肩 部门的通知,组织本院教师申报各级科研 高,信息传达不及时或者不畅通,影响科 上。高素质的科研管理人员对高校科研的 课题,收集汇总项目申请书等资料,归纳 研工作者的积极性,容易产生科研工作者 服务作用不容忽视,也是高校科研水平逐 整理后提供给学校相关职能部门。在科研 想进行科研,但缺乏相关的鼓励等问题, 步上升的一个重要保证 。 成果的鉴定及申报中,负责协调工作,整 最终影响高校本身的科研水平。可以说, 但是由于我国高校大环境采用的是层 理相关科研成果,汇总相关科研资料。在 管理层的认识是影响着科研秘书工作的 级管理制度,二级学院作为一个独立存在 日常科研工作中,完成档案的整理和归 一个决定性因素 】。 的集体,科研秘书在其中发挥了重要的作 纳,项目和经费的相关管理,科研设备的 如果科研秘书本身也存在认识不够, 用,其任务也是显得较为繁重和琐碎_3】。在 购置、管理、协调等工作。可以说,学院内 就会造成工作热情不高、责任心不强等问 这个大的背景下,科研秘书的管理及思维 部除了教务事务,涉及到科研的工作都在 题。比如科研材料汇总不及时,信息传达不 认识方面就很容易存在这样那样的问题, 科研秘书的工作范围内,从职能范围来 到位,缺乏有效的上通下行,这会直接影响 对科研的发展起到了一定的阻碍作用。譬 看,其工作确实很琐碎和繁重。在这种背 科研人员的科研效率。甚至有的科研秘书 如学校重视度不够、管理难以与时俱进、科 景下,大家容易把科研秘书归结为科研的 会认为自己的工作是为他人服务,成果属 研秘书业务素质参差不齐、责任心不够、缺 “大管家”,在潜意识的观念里把科研秘书 于他人,自己的职称不会因为他人的成绩 乏相关的业务学习及培训等[4-6】。 工作理解为打字员、档案管理员,甚至会 而提高,这种心态更是直接造成了工作消 针对新时期高校二级学院科研秘书管 误认为科研秘书是输入汉字、传递上下级 极,科研管理效率低下_l 。 理及发展中存在的问题,本文进行了详尽 通知的简单机械劳动的工作,这就造成了 另一个容易出现的问题是因为对科研 的分析,并提出了对应的切实可行的解决 很多现在的问题【7 I。 秘书专职工作的认识不够,进而对科研秘 建议,在科研秘书的思维定位和职能提高 如果学校管理者也存在上述这样的认 书增加较多其他工作,干扰了科研专职工 方面提供了理论依据。 识,就是对科研秘书的重视不够,在管理 作。其实科研秘书的工作量很大,有的科研 上很难做到与时俱进,很难想到对科研秘 秘书甚至一人身兼数职,没有精力来参加 1科研秘书现状分析 书的业务进行相关的培训,这种决策上的 相关的科研管理进修和培训,缺乏必要的 科研秘书的设置主要是为了解决科研 影响是巨大的。对于科研秘书的人员配 相关专业知识技能,进而会造成科研秘书 的管理问题,属于高校下属各个二级学院 置、资金配套、工作待遇、甚至职称评定等 难以接触较为科学的管理方法。在新时期 从事基层管理工作的专职人员,但是没有 问题都缺乏相应的鼓励和支持,在政策上 下,信息发展飞快,如果科研秘书跟不上时 决策权限和政策的制定权限,这个定位决 的这种观念,进一步造成了科研秘书不能 代步伐,很难适应现代科研需要的发展,会 定了其处于管理和协调的中间位置…。一 集中精力投入到科研管理工作中,工作积 制约科研管理效率的提高。 ①作者简介:王曦(1983~):女,江苏连云港人,助理实验师,硕士,主要研究方向:管理学科实验室管理与规划。 中国科教创新导刊China Education Innovation Herald 9 ijl4 ll32jIIllll!IiliIiilil l 2思维定位  ,: 。 。 。 。 。,。 3.1明确科研秘书的职能 在科研秘书的工作职能方面,管理者 科教动态 人才、尊重科研人员、挖掘人才、激励人才。 有了这种积极主动的工作态度,则可以有 效地提高工作效率,更好地为学院教职工 针对目前科研秘书发展及管理中存在 认识,明确工作职责。科研秘书不是决策 的问题,有必要在思维定位上进行清晰的 要明确其管理工作内容,这样不仅可以防 者,也不是简单的执行者,而是在管理层和 人员的额外工作负担。首先,明确了科研秘 科研人员中问的一座桥梁,这座桥梁至关 书的职能,可以更加明确责任制度,属于科 重要,作用不可忽视。 止出现模糊管理的问题,也可以减少科研 服务。 3.5专业知识技能 科研秘书服务对象知识面较为广泛, 研秘书工作范围的,就不会造成在其他工 同一个学院不同学科的研究方向也有着很 在二级学院的科研管理中,科研秘书 作人员范围内的模糊管理现象,防止出现 大的不同,这就对科研秘书的专业知识技 主要工作任务是协助分管科研的院长进行 双方不管不问的失误。其次,减少科研秘书 能提出了较高的要求。首先,科研秘书在新 科研管理。其工作主要集中在以下几个方 不必要的额外负担,使其可以专心致力于 时期的工作中,应该熟练掌握相关的信息 面。 科研管理工作中,更利于提高科研工作的 软件,譬如办公软件、信息检索操作、档案 效率。 2.1科研项目 工作,也是衡量高校科技水平的一个重要 管理归纳操作等。同时,在工作过程中积极 主动,有不了解的问题要及时弄清楚加以 科研项目申报是赢校比较重视的一项 3.2激励的管理制度 为了提高科研秘书的工作积极性,管 解决,发挥个人主观能动性,积极学习,努 其次,科研秘书还应该补充相关的学 因素,科研秘书的任务尤为繁重。其工作涉 理者应该制定相关的考核及激励措施,解 力提高个人专业技能。 及到文件的传达、科研项El的收集、初步审 决科研秘书较为关心的考核和评估方法问 核、管理等多方面。 题。在科研秘书的工作考核和评估中,应该 科科研基础知识。在科技化发展迅速的时 在科研项目的申报时期,科研秘书负 做到条则细致,明确责任。同时,在激励措 期,新兴学科和交叉学科层出不穷,在科研 责接受上级职能部门的相关通知,理清文 施中,应该有根据科研秘书考核成绩进行 项目的申报和科研成果的归纳分类中,对 件的内容和要求,明确管理文件的要求和 相关奖励的措施,坚持将物质奖励和精神 条件。并及时的把文件内容传达给科研人 奖励结合,并针对科研秘书的职能评定等 员,特别是有需要申报科研项目的科研人 问题,明确标准,减少科研秘书的工作心理 科研秘书的知识提出了较高的要求。这就 要求科研秘书具有较为广泛的技能,不仅 掌握现代化科研管理的相关知识,还应该 员。同时,及时通知科研人员上交相关的材 负担。总之,管理制度的主要目的是为了激 掌握本学院相关专业的知识,甚至行为学、 料,防止过期失误。汇总科研人员上交的材 励科研秘书更积极的工作,提高高校科研 心理学等社会学科知识。这些都可以进一 料,进行格式及条件的检查,满足文件的要 管理水平。 求。最后及时的上交给职能部门。 2.2科研成果 步提高科研秘书的管理水平,进一步提高 高校科研水平。 科研管理的效果不一定和管理中花费 的时间成正比,而是要看管理的方法和方 3.3业务培训和学习 管理者应该组织相关的科研秘书进行 3.6信息化知识 对科研成果的统计,主要负责根据文 专业知识技能的培训,提高科研秘书的业  件要求通知相关的科研人员上报科研成 务工作水平。譬如基本的办公软件的操作、果,或者根据相关的科技要求进行有效的 网络搜索的操作、科研成果检索的业务操 式。现阶段信息化高速发展,网络、多媒体 检索,进而进行网络数据统计分析,完成本 作、档案管理的业务操作等。这些业务的提 等技术飞速发展,传统的手工操作的管理  单位或者本部门科研成果的统计。进而分 高,可以进一步提高科研秘书工作的效率,类、分析相关的结果,并按照要求进行保存 减少科研工作中的失误环节。同时,新时期 并上报。 方式逐渐被淘汰,科研秘书应该与时俱进, 主动学习相关的信息化知识,利用科学技 术的发展为科研管理服务。譬如在网上的 下进行与时俱进的知识的学习,也是为了 2.3日常科研管理 适应现代化科技发展的需要。比如在科研 项目申报、网上的成果鉴定、网络信息检索 同时,在档案管理方面,积极学习掌握新的 理论和知识技能,从手动人工分类的繁重  在E1常科研的管理工作中,科研秘书 项目的分类环节,由于交叉学科的发展,其 等方面,离不开对网络的熟练操作和掌握。主要负责科研计划的通知及落实,相关档 分类难度明显加大,这对科研秘书的业务 案及资料的整理和归纳存档,科研设备的 水平提出了更高的要求。 统计、管理,及相关的技术咨询、成果的推 高校管理者应该为科研秘书提供尽可 工作方式中解放出来,在敏锐的观察中使 广转化,产学研等工作的实施。草拟科研工 能完善全面的培训及服务,对于科研秘书 用效率更高的相关软件。 作的相关计划、总结和制度等工作;学位点 本身而言,提高自身的职能,则需要从以下 3.7创新意识的提高 的申报及资料整理等工作,负责相关的学 几个方面考虑。 术活动的组织、安排、通知、服务等工作。年 3.4思想政治认识 科研管理的生命力在于不断创新,开 拓创新意识能够使科研秘书站在专业发展 终时还要负责学院科研工作量的统计、计 算工作,以及相关的科研考核。 高校二级学院的科研秘书应该有较强 的制高点,并可以延伸其专业视野,更容易 的思想政治觉悟,甘于奉献的敬业精神和 深入探索,发现和发展新的见解。对于高校 崇高的职业道德,有较强的党性修养和政 二级学院科研秘书而言,不能满足于将服 策水平。在政治上应该和党中央保持高度 一3职能提高 明确科研秘书的思维定位后,需要进 一务停留在通知传达等琐碎的事务上,应该 在自身的服务中有所思考和开拓创新,积 致,大是大非面前应该努力维护社会和 步提高科研秘书的职能水平,而职能水 高校的稳定。基于在这个思想政治的认识 极发现问题,并提出合理的建议和解决方 对于高校管理者来说,应该制定相关的鼓 谐团结的工作环境,培养自己健康积极的 借鉴别人的先进经验,并积极创造性地与 自身的工作相结合,改进工作方法以指导 平的提高需要从各个方面进行综合考虑。 下,提高为教职工服务的思想认识,构建和 案。要不断学习先进的科研管理经验,善于 励科研人员工作的措施,努力提高科研秘 工作心态。在工作中积极主动,态度认真负 书的业务水平。 责,坚持贯彻科技发展重要性的原则,尊重 (下转1 2页) 0 中国科教创新导刊Ohina Ec ̄ucation innovation Herald 201 2 NO 20 Chlne Education lnnovation Herald 科教动态 第一,科技革命所引起的社会变革,是 生对国际内形势的认识以及对党和国家政 解决实际问题并重;不是传统的以“三尺 传授者向引导者转变的社会原因。在传统 策的理解出现多样化,已是不争的事实。面 讲台”为中心,而是具有更多科技含量的 的思想政治教育过程中,教育者作为教育 对这一事实,要求形势与政策教育要注意 新的教学手段和更多体验式的实践环节 的主体,处于教育过程的“上游”,是教育过 程中(信息)的传授者,反之,教育对象则作 为客体,处于教育过程的“下游”,是教育过 程中(信息)的接受者。随着信息技术和网络 技术的深入发展,产生了一批依托数字技 到大学生成长特点和思维特点,尤其是青 来配合,其目的就是要通过创新教育教学 年人看问题容易走极端以及爱争论等特 手段,“创造条件促进受教育者向主体转 点,以理服人,以情感人,成为大学生成长 化”,“不仅要增强受教育者接受思想政治 成才的引导者。有研究者在总结新中国成 教育的主动性,更要增强客体的主体性, 立以来高校形势与政策教育变迁中的特点 把受教育者变成教育主体,自觉地进行自 时指出:过去,“革命青年”高度认同社会的 我教育”f61,只有这样,才能真正完成传授 术、网络技术和移动通讯技术等先进技术 的新兴传播方式,如QQ、微博等等。在这些 主导价值观念,而“现代青年”则从生活方 者向引导者的转变,达到形势与政策教育 传播渠道中,没有单一的、居高临下的传播 式到精神世界都表现出对政治社会化的拒 的最佳效果。 中心,没有传统的“三六九等”式的传播层 绝或摆脱。前者与思想政治教育的目标能 级,取而代之的是开放的、纵横交错的传播 够产生呼应,而后者与思想政治教育的目 个节点,既可以是信息的发生者(传者),也 策教育更主要的作用应该是引导或疏导, 参考文献 效机制探究【J].思想理论教育导刊, 2007,5. 网络。在这个网络中,人人都是交互中的一 标产生排斥。对“现代青年”来说,形势与政 【l】陈潮光.高校“形势与政策”教育教学长 可以是信息的接受者(受者)。网络信息传播 化解其偏颇的心理和认识,强化其正面认 的交互性,使每个人(包括教育者和教育对 识,提高其政治素质,增强其政策认识和政 【2】徐志远.现代思想政治教育学范畴研究 象),都具有传者和受者的双重身份,从而 治认同,发挥引导青年学生树立马克思主 动摇着传统思想政治教育中教育者的信息 垄断和权威地位,悄然改变着教育者和教 者向引导者的转变提供了社会物质条件。 义形势观和政策观的作用_4】。 [M】.北京:人民出版社,2009:259. [3]高忠.构建四位一体的“形势与政策”教 育课程体系[J】.思想政治教育研究, 2006,2. 第三,课程教育教学手段创新,推动了 述,我们面对的教育对象和教育者一样, 育对象之间的主从关系,为教育者从传授 教育者从传授者向引导者的转变。如前所 第二,教育对象的特质决定了教育者 是有思想、有情感的活生生的人,其“政治 必须从传授者向引导者转变。目前,高校形 立场和认识方法不仅表现在政治信念和 势与政策教育的对象主要为“80后”、“90后” 的大学生,他们成长于信息时代,对新兴的 [4】李斌雄,等.新中国成立以来高校学生 形势与政策教育述评[J】.马克思主义研 究,2009,2. 政治观点方面,而且还表现在与之密切联 [5】周本贞,等.高校形势与政策教育的探 系的政治情感和社会情感方面。而情感的 索与实践[J】.学校党建与思想教育, 2009,3. 传播方式尤为热爱。瞬息万变的形势、国际 培养不是单一的课堂教育能输入的,需要 问题的态度等等一切正面的报道、负面的 更加生动活泼的教育方法和途径”[51。很显 新闻,都可以从网络上获取,打破了教育者 作为传授者身份的话语“霸权”。当代大学 然,我们的“引导”不是单向灌输,而是双 向交流;不是单纯说教,而是耐心教育与 国内重大事件的发展、社会各阶层对热点 根据青年学生移情能力发展的特点,创造 【6】张耀灿,郑永廷,等.现代思想政治教育 学[M】.北京:人民出版社,2001:1 95~ 1 96. (上接1 0页) 对科研秘书的职能认识不够明确,这就造 见[J】.秘书工作,2006,7:37. 今后的科研管理工作。 3.8责任心的提高 成了工作积极性不高、科研管理效率提高 [4】唐淼.浅议高等学校基层科研管理队伍 缓慢等问题。针对这些问题,本文进行了详 素质建设[J].宁夏师范学院学报(社会科  学),2007,28(2):125~127. 科研秘书的工作涉及到接触大量的科 细分析,得出的结论主要有:(1)在思维定位方面,高校管理者和科 【5】罗红敏.高校科研管理工作的几点思考 研信息及科研人员。对于科研信息,科研秘 书应该树立保密意识,提高责任心,不能随 研秘书应该明确自身的职责范围,定位准 便透露相关的科研信息。尤其在项目的申 报中,创新点是项目申报的关键,科研秘书 如果不能很好的完成保密工作,可能造成 [J】.浙江师范大学学报,2004,29(2): 100~l03. 确有利于科研管理的有效提高。 制定积极鼓励的相关激励、考核、评估政 (2)在职能提高方面,高校管理者应该 [6】杨燕,胡静,李锦春.试谈高校二级学院 科研秘书的素质要求[J】.中国科教创新 导刊,2011,l:237~238. 创新点的泄露,甚至被外校他人所利用,增 策,科研秘书应该积极主动,努力提高自身 7]张弘.浅谈现代高校科研秘书工作角色 加了本校科研项目申报的竞争力,甚至可 相关知识技能,与时俱进以适应新时期高 [ 的转变及工作方法[J】.南方论坛,2009, 能造成本校科研项目申报的失败。对于科 校发展的需求。研人员,科研秘书应该给予足够的尊重,尊 2:81~82. 重每一位教职工的权益,严格按照科研管 参考文献 理条例和制度进行管理,公平公正的对待 【1]刘德成.略论新时期高校科研秘书工作 每一位教职工,维护院系的集体荣誉。 【8】刘进军.论新形势下高校科研秘书管理 水平的提升[J].新课程研究,2008,5: l5l~I54. [J】.长春师范学院学报(自然科学版), 2011,30(1):l40~141. 【9】李静.论高校科研秘书工作职能和定位 [J].黑龙江教育,2010,10:49~50. 书的素质建设【J】.理论与当代,2008,5: 44~46. 4结论 新时期信息化的高速发展对高校二级 学院科研秘书的工作提出了更高的要求, 但不论是高校管理者,还是科研秘书自身, [2]庾光蓉.柔性管理在高校科研管理中的 版),2008,3:44~47. [3 J李成伟,白明.高校秘书队伍建设之我 运用[J】.北京化工大学学报(社会科学 [10]张妍勤.论高校二级科研管理中科研秘 2 中国科教创新导刊 China Education Innovation Herald 

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