高校教学秘书工作的探讨

培养各类高级专业性人才是各个高校首当其冲的任务,教育管理是整个培养过程中不可或缺的环节之一。教学秘书虽然是基层管理者,但要想保障和提高教学质量,教学秘书却是教育管理中不可忽视的角色,起着“桥梁”和“纽带”的作用,其队伍建设与管理的好坏,工作质量与效率的高低直接影响到学校整个教学管理水平和教学质量。因此,做好教学秘书工作,当好领导的助手,建立一支高素质、高水准的教学秘书队伍尤为重要。那么,如何才能做好高校教学秘书工作呢?

一、加强思想建设,明确岗位职责,清晰定位 思想是前进的指挥棒,俗话说:“态度决定一切”。教学秘书首先要清楚自己的定位,时刻保持清醒,明白什么时候该做什么事,而是被动地等着别人安排。在平时的工作中,要严格遵守学院规章制度,积极参加学院组织的各项活动,认真研发学院下发的各类文件,思想上积极要求上进,不断接受新观念,充实并完善工作思路,毫不松懈地培养综合能力。认识事物不能只停留在表面,要看到本质,在工作过程中,要不断地加强政治思想观念,贯彻“三个代表”重要思想,在平凡的岗位上践行科学发展观,增强公仆意识。

在加强思想建设的同时,还要明确职责范围,以便提高内部竞争活力,更好地发现和使用人才,提升工作效率和工作质量。高校教学秘书总体的工作方向是:当好领导的参谋和“耳目”;正确处理好与师生之间的关系;熟悉所在分院课程的基本规律和课程特点以及基本知识,了解教学教研活动的基本规律,掌握学院的学生管理和教学文件精神。

高校教学秘书的岗位职责大致如下:

1.协助分院领导落实各班级教学任务、任课教师、教材选用、教学进程等,协助教务处做好课务管理工作;2.协助分院教学领导做好有关教学的基本建设工作;3.协助分院领落实学院有关教学的质量监控措施;4.组织新开课和开新课的教师进行试讲;5.组织教师进行工作量的核算;6.做好外聘教师的接待与服务工作;7.做好分院相关考务工作;8.做好分院成绩管理工作;9.做好分院各类教学档案的整理与归档工作;10.做好分院学生选课工作;11.做好分院学生学籍管理工作;12.办理有关教材和各类实习、课程设计、毕业设计(论文)等方面的工作。 二、强化服务意识,树立良好的工作作风 教学秘书是连接院领导和师生之间的桥梁,是协调各部门关系的枢纽,这一客观现象决定了教学秘书的工作的本质属性即服务。教学秘书工作繁琐,工作过程中不确定

因素很多。有些院(系)学生一千多人,教师三四十人,只有一个教学秘书,其既要处理一些日常事务,如课程的安排、课程考试的安排及成绩登记、学籍管理、教学档案的收集与整理等,还要完成领导临时交代的任务,以及在工作过程中临时出现的突发性事务。教学秘书处于整个教学管理系统中的枢纽位置,稍有差错,就会影响整个教学工作的顺利运行。所以,教学秘书必须将服务作为自身工作的出发点和落脚点,充分认识和理解服务意识的内涵,真正树立自觉服务的配合意识,把自己的全部热情和精力投入到服务工作当中。

三、不断提升管理水平,增强创新意识 要做好任何一件事情,都要有一定的能力,俗话说:“没有金刚钻,不揽瓷器活”。在高校,教学秘书既受命于教务处,但同时又接受着院(系)领导的指挥,即教学秘书受双重领导,工作性质复杂。没有统筹兼顾的能力,很难处理好每项工作之间的衔接。要提升管理水平就要促进教学秘书不断提高自身素质,制定切实有效的教学管理工作规章制度,使教学管理工作有章可循,有法可依,而不是凭个人喜好办事,即树立先进的管理理念。要树立先进的管理理念,除了个人需加强自身学习和修养外,学院有组织、有计划地对教学秘书进行培训是必不可少的环节。这样能使他们尽快掌握教学管理科学的基本理论和

专门知识,让每位教学秘书都能拥有自己前进的方向,并朝着这个目标不断努力。教学秘书工作繁琐,涉及面广,表面上受教务处的直接领导,但又经常需要办理院(系)的行政事务,俗称“办公室事务”,而这些事务完成的好坏并不能通过定量的检测,所以感觉教学秘书所做的工作并没有取得一定的成果。久而久之,有些教学秘书对工作就缺乏积极性,做任何事都提不起精神,总是被动地在等待,更谈不上创新之举。其实这些想法非常错误, 因为院系办公室是综合部门,教学秘书平时处理的事务涉及面广,碰到问题和矛盾较多,从而遭受误会、批评及委屈是不可避免的。这个时候就需要教学秘书强化自己的心理承受能力,善于把握自己,积极调整自己的心态。不要把工作当做一门谋生的工具,而是一门艺术,要花心思努力钻研探讨它,平时留心积累资料,善于总结并挖掘新知识、新观念、新信息,从而发现其中的乐趣,不断进取,开拓创新举措,以便更好地完成任务,享受工作。

教学秘书要把握机会,富有创新精神和改革意识,寻找新的突破口,要牢固树立创新意识,始终把解放思想、开拓创新作为推进工作的不竭动力,一方面要积极主动地献计献策,另一方面还要将自己的聪明才智融进领导的决策之中。教学秘书不但要工作方法创新,工作思想也要创新,比如将各个领域的新思想、新方法、新技术运用到教

学管理中。只有不断地努力学习,与时俱进,才能激发无限的潜能。

四、积极工作,提高工作效率

教学秘书的工作具有时效性,要想按时完成这些工作,避免工作中出现被动应付的情况,就要学会调节工作的节奏。为了确保工作的合理进度,就应该从整体出发,学会动员和利用一切力量,讲究方法的有效运用。首先,要对整个教学运行流程了然于胸,能列举出每个学期、每个月份甚至哪个工作日大概要完成的工作计划和重点,并对各项工作能分清轻重缓急。然后,将需要完成的工作和可支配时间做初步的分配与重组,把紧要或时间紧的工作放在最前面或自身精力最旺盛的时候做,并兼顾其他次要工作。另外,时间的安排方面要留有余地,以防突发任务的布置。每天早晨坐在办公室的第一件事就是梳理今天需要完成的工作,还要留心之前是否有未完成的工作,做到查漏补缺,做事有条不紊,这样一天下来,就不会有“非常忙,吃不消”的感觉。教学秘书在提高工作效率的运作过程中,可以融合以下观点。

1.树立明确的目标。目标越明确,越容易实现它。应该以坦率务实的度衡量自身能力,保证目标足够清晰和明确,不要空放“烟幕弹”。要经常问自己:“我究竟想要什么?”

2.每次只做一件事。把时间和精力分配在过多的事情上是再糟糕不过的做法,应当为当前的工作确立明确的范围。当然,作为教学秘书,每天要应付各种各样繁杂的事情,也没有任何一个人的生活简单到只需做完一件事就万事大吉,就这意味着需要建立一套完善的自我管理系统,把主要精力用于更重要的事情上而不是无谓地浪费掉。 3. 少量和多次。每次只需做少量工作,分多次来完成。这个原则既适用于身体,也适用于大脑——让它们保持健康的最佳方式,就是每天只做少量的锻炼。如果连续几周没有做任何事,突然接受大规模的高强度训练,就很可能造成伤害。

4. 建立清单。就是在工作日志上写下当天的任务,对于完成的任务相应的划上钩。教学秘书一个时间段有时需要处理几个部门的相关事宜,事情多了,容易忘记,好记性不如烂笔头,所以写下任务能有提醒的作用,以便每天的日程安排得更有条理,渐渐地能掌握做事的节奏,跟上工作的进度,就会忙而不乱。 五、学会与别人沟通以及交流

教学秘书每天会遇到各种各样的事情,对于如何从容应对如此多的工作,要求教学秘书学会分解任务和分摊责任,同时还要使别人便利、自己方便,但这绝不是简单的推卸责任。交流、沟通是人与人交往中必修的功课。在

这个过程中,如果沟通不好,往往会使简单的事情复杂化,产生误会,要在理解中寻求支持。

比如说需要下发英语四、六级的准考证时,由于所有参与考试学生的证件都是放在一起的,如果只是往辅导员的办公室一扔,让他们自己分发,那场面肯定是有点混乱的,若没有特殊情况,应事先将每个辅导员所带班级的准考证分好,再一一对应发放。

虽然这只是一件小事情,但是聚少成多,在人与人的交流过程中,很多情况就是通过小事情建立起个人魅力以及双方之间的联系与友情。教学秘书工作的特殊性决定了他(她)每时每刻都要与人接触, 在与人相处的过程中,沟通的能力就显得尤为重要。要使自己的基层管理工作能够游刃有余地开展,注重沟通的艺术性是不可缺少的一个层面。因此,教学秘书除了掌握专业技能外,还应学习相关的理论知识,如心理学、公共关系学、行政管理学、高校学校管理等科学理论,并用理论指导实践。在与教师和学生打交道时,拥有较强的社交能力和较好的语言表达能力,才能做好上令下达,下情上传等交涉事宜。 六、学会排解职业压力

教学秘书地位特殊,角色复杂,工作内容繁杂、琐碎,处于各种管理工作的中枢,从开学初一直忙碌到学期末,工作量大自然是不必说的。但有时还会遭遇别人不理解

的情况,致使有些工作开展得不是很顺利,同时也会使教学秘书本身产生压抑的心理状况。如果不及时排解这种压力,长此以往,必会形成一个恶性循环。

所以,教学秘书这个岗位对从事者的心理品质提出了较高的要求。其实心态决定一切。有些事情是急不得的,根据事情的轻重缓急,可以留些事情明天做,虽然传统的观念是今日事,今日毕,但是教学秘书工作任务艰巨,责任重大,一口气吃成个胖子是不现实的。因此教学秘书在自我发展、自我完善的进程中,必须及时调整心态,注重意志和性格的调节与控制,培养理性与感性的平衡心态,运用适当的工作方法调节工作节奏,以饱满的热情迎接每一个明天。

总之,教学管理工作是高校管理工作的中心内容,有力地支撑和保证着教学活动有条不紊地进行,教

学秘书作为院(系)教学管理人员在教学水平评估和教学运行中起着不可替代的重要作用,是教学管理的中坚力量。教学秘书只有在认清自身职责的基础上,牢固树立服务教学和师生的意识,以全面提高自身素质为基础,以积极开展教学管理研究为动力,以科学教学管理为主线,以全面提高教学质量为目标,才能在追求更高层次的教学

水平评估中充实自己、完善自己和发展自己