大型会议会务工作流程清单

大型会议会务工作流程清单

责工作工作环节 具体内容 模块 任务 人 会议 名称 会议会议会议确认 事由会议 确定 地点 任时间节点 是否完成 时间 会议根据会议形式及人 室预数预订会议室 常用软件课程设计

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订 与会确定与会人员类别 人员 及邮件发送地址 明确列明会议各项会议 议题及时间、形式、议程 主讲人等 根据与会人员的类确定别确定房间预订的 酒店 类型，提前致电酒店人员做好准备 明确准备会议前期准备 人员会议 入此表 分工 将具体人员分工填 常用软件课程设计

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电子版资料，包括会议议程、会议指引准备（外部）、回执、会资料 与收议使用文档初稿集 （Word/Excel/PPT等） 会议撰写附：资料（参见上一 通知 通知 行） 确定确定与会人数、姓参会回执人员络方式 收集 信息 整理（内容同上） 名、性别、职务、联 常用软件课程设计

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通讯录 电子版资料，包括会准备议使用文档正式版、 与收会务指引（内部）、集 通讯录、签到表 确定会议用电脑，将资料 所有需要展示的资 储存 料储存到一定的文 件夹，并告知相关人员 联系印刷厂，确定价 印刷 格、印刷完成及送货 常用软件课程设计

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时间 列出打印清单及打打印 印份数 将文件整理装入资装订 料袋 发放 发送邮件 联系酒店，确定房间酒店住宿 类型及个数，询问酒 预订 店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到 接机 接机 达时间 预订车辆 常用软件课程设计

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公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人 员 就餐外面餐馆：餐馆预形订、提前到现场踩 餐饮 式、点、点菜、车辆预订、地点酒水准备 确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通 知物业人员安排茶点摆放处 文具准备好笔、本、荧光 文具 准备笔、草稿纸、白板笔、 常用软件课程设计

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及领白板纸、激光笔、录取 音笔、代表证 会议投影、白板、横幅、室预背景墙、欢迎牌、指 订 引牌、座位牌、茶水 会场 桌椅摆放；文具摆 布置 牌、指引牌、座位牌是否到位 摄影与总办专业人员联 联系 系摄影事宜 摄影 自备会议现场抓拍用 数码 会场放；横幅悬挂；欢迎 常用软件课程设计

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相机 回程回程人员姓名、航回程机票班；联系前台确认出 安排 预订 票 若有需要，提前确定会议赠送礼品样式及数礼品 礼品量，联系总办叶穗芬预订 协助 活动会后地点联系活动场所，车辆活动及人预订 安排 数 人员人员直接前往酒店报到 常用软件课程设计

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报到 报到 资料包括会议材料、代表 发放 证等 检查会议使用电脑、设备设备 投影设备、音响设3 就绪 备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资会议第一天工检查料摆放；横幅悬挂；作 【11月会场 会场欢迎牌、指引牌、座3 11日】 情况 位牌、茶水、礼品是否到位 专家会议指引与会人员到会4 8:20-8:40 会议地点议地点参加会议 6:30--8:00 常用软件课程设计

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指引 指引 笔记查看会场中携带笔电脑本电记本人数，是否需要与网脑使充电器，网线等,通1 络 用协知物业管理处接待助 人员协助 茶水接待人员负责现场茶水 供给倒茶或饮水机到位 到位 与总办专业摄影人摄影摄影 员沟通场景拍摄，照1 把关 片效果把关 9:00-11:30 1 常用软件课程设计

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现场用自备数码相机抓2 抓拍 拍会场情况 专家会议录音笔录音，人员现2 会议 记录 场记录 麦克若台下代表需发言，麦克风传明确麦克风传递负风 递 责人 清洁恢复会场卫生、设备会场整理设施维护、是否有物3 11:40-12:00 收拾 会场 品遗漏 就餐带领与会人员到紫午餐 地点荆花酒店就餐 指引 4 11:40-12:00 1 常用软件课程设计

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设备会就场、绪、设备复查，会场布置 4 12:40-13:10 设备会场准备 状况 经理会议指引与会人员到逸会议地点夫楼516参加会议 指引 指引 电脑与网会议络、过程同上午会议过程 茶水、开展 8 14:00-17:00 4 13:20-13:40 常用软件课程设计

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摄影、会议记录、麦克风 清洁恢复会场卫生、设备会场整理设施维护、是否有物3 17:10-17:40 收拾 会场 品遗漏 就餐招待地点宴会 荆花酒店就餐 指引 带领与会人员到紫4 17:10-17:30 常用软件课程设计

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组织联系车辆到位，负责人员人带领人员上车

观看上车 二人观看组织入座、紧急情况5 20:00-22:00 转表表演 处理、组织出场 演 组织车辆、人员到齐，安人员全送达酒店 返程 组织联系车辆到位，负责会议第二天工参观作 【11月12日】 人员人带领人员上车 上车 一汽 参观与一汽本次活动负 8:30-11:00 一汽责人合作组织参观

19:00-19:20 22:10-22:30 7:50-8:10 常用软件课程设计

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生产车间及园区

就餐带领与会人员到华午餐 地点天大酒店中餐厅就 11:00-11:20 指引 餐 组织联系车辆到位，负责人员参观伪满参观皇宫 与一汽本次活动负 13:00-14:30 一汽责人合作组织参观 生产 12:30-12:40 人带领人员上车

上车 常用软件课程设计

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车间及园区

组织人员结束参观、组织安全送达逸夫楼会 14:50-15:20 返程 场 布置设备、条幅、桌椅设闭幕施座位牌等

会议会场 闭幕摄活动 影、人员仍按第一天安 16:00-17:00 照相、排

14:00-15:00 常用软件课程设计

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茶水、会议记录 清洁恢复会场卫生、设备会场整理设施维护、是否有物 17:10-17:30 收拾 会场 品遗漏 就餐闭幕地点晚宴 荆花酒店就餐 指引 宣传宣传会议后期工作 资料报道 理 准备 稿件撰写及照片整 带领与会人员到紫 17:10-17:30 常用软件课程设计

大型企业法律事务管理的心得、体会及创新构想

宣传将稿件及照片发送 报道至总裁办企业文化 发布 组，进行宣传报道 纪要会议后尽早整理会 会议整理 议纪要 纪要 邮件经领导审阅后通过 发布 邮件发布 会务费用对会务期间发生的 后续结账费用进行结账报销 工作报销 跟进 会务组织相关会务人员 工作进行工作总结，梳理 常用软件课程设计

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总结 工作流程中出色之处及不足之处 工作针对会上确定的各任务 项工作任务进行跟 跟踪踪管理 管理 分享：

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