第一章会计电算化概述

第一章 会计电算化概述 第一节 会计电算化简介

一、会计电算化的含义

1.狭义：以计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；

2.广义：与会计电算化有关的所有工作：软件开发和应用、人才培养、宏观规划、制度建设、市场的培育与发展等； 3.会计角度：专业人员编制会计软件，会计人员操作，实现计算机替代人工完成会计工作；

4.发展：会计电算化是ERP系统一个重要组成部分。 二、我国会计电算化的发展阶段 1.模拟手工记账的探索起步

（1）1981年8月长春一汽研讨会提出概念；

（2）基本特征：采用数据库管理系统，开发自身账务处理系统；

（3）局限：计算机为高级计算工具，只为了会计人员手工劳动；

（4）未能主动将会计电算化作为企业信息化建设重要组成； （5）形成企业信息孤岛；

（6）19、1990年：确定商品化会计软件评审制度和标准。 2.与其他业务结合的推广发展

（1）信息技术的发展使企业将单向会计核算业务电算化融合、扩展为全面电算化；

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（2）打通企业内部信息孤岛；

（3）会计信息、业务信息无缝衔接，彼此共享和利用； （4）会计信息和业务信息形成有机整体，单项会计核算升级为全面电算化；

（5）商品化会计核算软件蓬勃发展；

（6）按服务层次和提供信息的深度划分为三个层次 会计核算电算化：会计电算化的初级阶段，主要是运用计算机替代手工会计核算；

会计管理电算化：合理规划和运用资金，会计预测、编制财务计划、进行财务控制、开展会计分析；

会计决策电算化：又称财务决策支持系统（FDSS），会计电算化的高级阶段。会计决策电算化是在电算化系统提供信息的基础上，结合其他数据和信息，借助于决策支持系统的理论和方法，帮助决策者制定科学的决策方案。 3.引入会计专业判断的渗透融合

（1）会计准则与国际趋同，引入会计专业判断的要求； （2）将各种确认、计量、记录、报告等要求，融合进企业的会计电算化系统和管理信息系统； （3）为企业流程重组提供了条件； （4）单机应用向局域网应用转变；

（5）渗透融合阶段虽然出现了以会计电算化为核心的管理信息系统和ERP系统的概念，但其实质仍停留在会计电算化阶段，即构建会计信息系统的初中级阶段。

4.与内控相结合建立ERP系统的集成管理

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（1）内部控制日益成为一个世界性话题，财政部先后发布了《内部会计控制规范—基本规范（试行）》和六项具体内容会计控制规范；

（2）传统会计软件不能满足内控背景下的需要；

（3）XBRL：又称可拓展业务报告语言，是一种基于互联网、跨平台操作、专门应用于财务报告编制、披露和使用的计算机语言；

（4）从根本上实现数据的集成于最大化利用，使会计信息实现数出一门、资料共享；

（5）2008年11月，XBRL中国区组织成立，标志着中国会计信息化建设迈上新台阶；

（6）ERP：又称企业资源计划，以计划与控制为主线，以网络和信息技术为平台；

（7）会计信息化：是在会计电算化工作的基础上，以构建和实施有效的企业内部控制为指引，集成管理企业的各种资源和信息。从会计电算化发展到会计信息化是一次质的飞跃； （8）会计电算化是会计信息化的初级阶段和基础工作； （9）会计软件发展趋势：以会计系统为核心的完整管理信息系统。

三、会计电算化的作用 1.提高会计核算的水平和质量 （1）减轻会计人员劳动强度，提高工作效率； （2）缩短会计数据处理周期，提高会计数据时效性； （3）提高了会计数据处理正确性和规范性。

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2.提高了企业现代化经营管理水平 （1）为从经验管理向科学化管理转变创造条件；

（2）为从事后管理向事中控制、事前预测转变创造条件； （3）为企业全面管理现代化奠定了基础。 3.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新 （1）介质、工具、簿籍格式等发生了变化；

（2）会计核算的方式、程序、内容和方法发生了变化。 四、会计电算化的管理

国家宏观管理、企事业计算机系统微观管理两部分 1.宏观管理

（1）管理主体：财政部、地方财政部门、各单位。 （2）基本任务：

①制定会计电算化发展规划并组织实施； ②加强会计核算软件管理；

③加强会计软件电算化管理制度的建设； ④加强会计电算化组织、领导，引导基层实施； ⑤组织和管理会计电算化人才培训工作。 答疑编号：NODE00820800201100000110 2.微观管理

（1）管理主体：基层单位

（2）重要性：保证工作顺利进行的必要条件、推动发展的必要手段

（3）主要内容：建立会计电算化岗位职责

日常操作管理：计算机使用、上机操作、会计业务处理程序

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计算机软件和硬件系统维护管理 会计档案管理

第二节 会计核算软件

一、会计核算软件的概念和演进 1.会计核算软件

（1）概念：专门用于会计核算工作的计算机应用软件 （2）核心：会计核算软件以会计理论、会计方法为核心 （3）依据：会计制度

（4）基础：计算机和通信技术 （5）处理对象：会计数据 （6）目标：提供会计信息

（7）具备完成会计数据输入、输出功能模块的软件 2.会计核算软件的演进

（1）人工管理阶段：单项处理、无集成、解决数据量大、计算简单但多次重复的单项会计业务；

（2）文件管理系统阶段：实现会计部门内各项工作的集成，仍属于企业会计部门专用的信息系统，在物理上于企业其他部门的信息系统，被动得依赖业务部门提供数据，无法有效地进行事中控制。

（3）数据库系统阶段：会计电算化逐渐形成ERP系统一个重要子系统；

ERP系统：企业资源计划的简称

以系统化管理思想为基础，为企业决策层及员工提供决策运

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行手段的管理平台、整合并优化企业资源为目的

ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一体，成为现代企业的运行模式。

信息集成：来源唯一、实时共享

ERP中会计信息系统：财务会计、管理会计

财务会计子系统：处理日常的财务作业，并以企业实体为单位对外出具按照规定格式生成的各种会计报表；

管理会计子系统：则以企业内部管理为目标，可以灵活设置核算对象，从财务角度为管理提供必要的信息。

【例题〃判断题】企业资源计划（ERP）软件中用于处理会计核算数据部分的模块不属于会计核算软件的范畴（ ）。 【答案】×

【解析】企业资源计划（ERP）软件中用于处理会计核算数据部分的模块属于会计核算软件的范畴。 二、会计核算软件的分类 1.按适用范围划分：专用、通用

（1）专用会计核算软件：又称定点开发核算软件 含义：针对本单位开发、本单位专用

优点：核算规则写入软件、针对性强、简单易行、可满足特定功能

缺点：规则固化，受使用范围、时间，适用个别单位 分类：本单位自行开发、委托其他单位开发、其他单位联合开发

（2）通用会计核算软件

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含义：一般是指由专业软件公司研制，公开在市场销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。

优点：适用不同单位、不同行业、一次开发、多次使用 缺点：初始化工作量大、资源占用浪费、特殊需求难以满足 分类：全国通用、行业通用 飞跃：20世纪80年代末、1994年 特点：通用性强 成本相对较低

维护量小，维护有保障 软件开发水平较高

开发者决定系统的扩充和修改 专业性差：最大缺陷 如何选择商品化会计软件：

（1）能否满足和保证单位的特殊需求 满足会计制度的需求----行业特点

满足会计核算和会计管理需求----会计核算的特殊性 满足会计业务变化和发展的需求

（2）会计软件需要的计算机硬件和软件环境 计算机硬件、网络体系结构、操作系统、数据库等 （3）会计软件售后服务：技术力量、反应时间 （4）同类企业成功应用

（5）会计软件的易用性、稳定性、安全性 数据的安全性和可靠性

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2.按硬件结构划分 （1）单用户会计核算软件

含义：每台计算机的会计核算软件运行 特点：适合的会计核算单位 不能直接实现数据交换共享 （2）多用户（网络）会计核算软件

含义：安装在多用户系统的主机上，各终端同时运行 特点：适合分支机构多、核算部门多的企业 三、会计核算软件的功能模块 1.会计软件的基本构成

（1）功能模块概念：会计核算软件中能够相对完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。

（2）模块构成：账务处理、工资核算、固定资产核算、存货核算、应收应付款核算、销售核算、成本核算会计报表生成与汇总、财务分析等模块。 （3）各模块主要功能

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1.账务处理模块

有的软件称为总账系统，账务处理模块是会计核算软件中的核心，它是以会计凭证为原始数据，通过凭证录入、凭证审核，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出等基本功能，以及个人往来与管理、部门核算和管理、项目核算管理等辅助核算功能。

2.工资核算模块

工资核算模块是以职工个人工资原始数据为基础，完成职工工资计算。主要包括：工资费用汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动进行工资费用的分配并生成转账凭证传递给账务处理模块。 3.固定资产核算模块

固定资产核算模块主要完成两个功能：一是固定资产增减变动情况的登记；二是根据各种折旧计算方法计算固定资产折旧。固定资产模块还包括固定资产卡片的定义和计提折旧方法的定义功能；折旧计算和折旧入账功能完成固定资产的折旧计算和折旧入账。

4.存货核算模块

存货核算模块根据有关凭证进行存货采购核算；按计划计价或实际计价的方式，完成存货收发结存的核算；查询和打印各种账表；自动编制材料费用分配转账凭证、自动计算、编制成本差异转账凭证传递给账务处理模块。通常工业企业才需要使用该模块。

5.应收应付款核算模块

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应收应付款核算模块是根据往来业务（应收应付业务）的有关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等工作；动态反映各往来单位信息；进行账龄分析和坏账估计；生成应收、应付账款明细表、账款分析表等；自动编制有关凭证并传递到账务处理模块。有的会计软件将应收/应付核算功能模块单独分离出来，分别建立应收账款核算功能模块和应付账款核算功能模块。

6.销售核算模块

销售核算模块是根据有关销售凭证及销售费用等数据完成产品销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算；生成产品销售明细账簿；查询和打印各种账表等。 7.成本核算模块

成本管理模块是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从工资模块、存货核算模块、固定资产模块、账务处理模块传递的数据或者用户手工输入的数据，汇总计算，输出用户需要的成本计算底稿，自动编制有关转账凭证并传递给账务处理系统。 8.报表处理模块

报表处理生成、汇总分析模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式，由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，并根据报表数据生成各种分析图等。企业会计报表发生变动时，只需修改或者重新定义报表格式和取

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数公式即可。

2.会计核算软件各模块之间的数据关系

1.总账系统与工资管理系统之间的数据联系

总账系统的初始化设置数据，如会计科目档案、部门档案、职员档案等，与工资管理系统可以共享。会计科目档案在总账系统中设置后，在工资管理中就不必重复设置；部门档案、职员档案在工资管理中设置后，在总账系统中就不必重复设置。在工资管理中进行工资业务处理完毕后，各项工资费用的分配及其相关费用的代扣、提列，可以通过相应的转账凭证传递到总账系统中，不必手工填制与工资相关业务的记账凭证。

2.总账系统与固定资产管理系统之间的数据联系

总账系统与固定资产管理系统可以共享会计科目、部门档案、固定资产期初余额等初始设置数据。固定资产管理的日常业务处理中所产生的业务数据，如固定资产增加、固定资产减少或固定资产变动数据，可以生成相应的转账凭证传递到总账系统中；月末固定资产折旧费用的计提与分配数据，也可以生成相应的转账

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凭证直接传递到总账系统中。

3.总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理系统之间的数据联系

总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理系统可以共享会计科目、部门档案、供应商档案、存货档案等初始设置数据。采购管理中输入采购入库单和采购，采购入库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将入库材料或商品的汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。采购经过应付款管理审核，进行采购结算，生成付款凭证或转账凭证传递到总账系统。

4.总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理系统之间的数据联系

总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理系统可以共享会计科目、部门档案、客户档案、存货档案等初始设置数据。销售管理中输入销售出库单和销售，销售出库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将出库汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。销售经过应收款管理审核，进行销售结算，生成收款凭证或转账凭证传递到总账系统。

5.总账系统与成本管理系统之间的数据联系

总账系统与成本管理系统可以共享会计科目、部门档案、项目档案、产品档案等初始设置数据，各产品的主要成本管理数据均来自于相关系统，如直接人工费来自于工资管理；直接材料费来自于存货核算；制造费用来自于固定资产管理、总账系统、存

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货核算等。成本管理的处理结果以转账凭证的方式传递到总账系统。

6.报表管理与各系统之间的数据联系

报表管理的功能是将会计电算化系统中各相关系统的会计数据进行收集和整理，并以报表文件的形式反映会计主体的财务状况和经营成果。为实现报表编制功能，系统要求操作人事先定义报表的取数函数与取数公式，通过取数函数、取数公式可以从各系统中读取数据并生成会计报表和统计报表。

【例题〃单选题】会计软件中最基本的功能模块是（ ）。 A.账务处理与成本处理 B.工资计算与应收应付处理 C.账务处理与会计分析决策 D.账务处理与报表处理 【答案】D

【解析】账务处理模块、报表处理模块是会计软件中的最基本模块。在有的财务软件中，报表模块是账务处理模块的一部分。 四、会计核算软件与手工会计核算的异同 1.相同点

（1）目标一致：加强经营管理、提供准确及时合规的会计信息、参与经营决策、提高经济效益

（2）遵守共同的会计准则和会计制度：会计法、会计准则、会计制度、法规

（3）遵守共同的基本会计理论和会计方法：复式记账、折旧 （4）会计数据处理流程大体一致

①都必须审核原始凭证的客观、真实、合法性； ②都需要按照借贷记账法编制并审核凭证；

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③都需要根据审核后的凭证登记账簿并定期结账； ④均需要根据国家会计制度的统一规定编制相关报表。 ⑤虽然手工下一些步骤取消了，但是由计算机完成，实质没变。

2.不同点

（1）会计核算工具不同

手工：算盘、计算器，大量重复工作、速度慢 电算化：计算机 （2）会计信息载体不同

手工：纸质载体，优点是比较难以全面复制，是审计线索记录的比较理想的介质；缺点是占用空间答，保管不易，查找困难共享性差。

电算化：磁介质存储，优点是占用空间小，查找方便，保管容易；缺点是存储的数据文件具有无形性，容易复制、篡改与删除且不留痕迹等。

（3）记账规则不完全相同 手工：账簿格式、错账更正

电算化：账簿自动登记、计算机更正（安全合规问题） （4）账务处理流程类型存在差别

手工：多种类型，无法避免重复转抄，差错舞弊几率高 电算化：总账和明细账的登账都是一次性登账 （5）内部控制方式不同：人工控制转为人机共同控制

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