工程监理档案管理制度
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档案管理制度（试行）
为增强公司档案管理工作，有效的保护和利用档案，保护公司合法权益特拟订本规定。
本规定所称的档案是指过去和此刻的公司各级部门及职工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企有保留价值的各样文字、图表、账册、凭据、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。
一、公司及各部门、职工有保护档案的义务。
档案工作推行一致领导，分级保留、分级查阅的原则。 二、档案机构及其职责
1、公司各部门、项目部指定专人负责档案归档管理工
作。
2、档案工作由公司领导一致领导，综合部负责接收保
管，工程技术档案由工程部负责查收，合格后移交综合部归 档，并监察各项目部的档案立卷工作。
3、综合部应逐渐完美归档制度，保证档案安全和方便
利用。
三、档案的管理 1、质量要求
归档文件应齐备完好。已损坏的文件应予修整，笔迹模
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糊或易退变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写资料、纸张、装订资料等应
切合档案保护要求。
2、文件文书类归档内容及要求
公司与相关单位的来往信函、各样协议书、合同样。公司会议原始记录、纪要和决定（包含公布的通知、通
报、机构调整、任免、赏罚以及全公司的规章制度）
。
公司制定的计划、工作总结；公司主持召开的各样专业会议形成的领导发言、文件和会议总结纪要；公司各部门的发文。
其余拥有保留价值的文件资料、重要的工作经验资料。
外单位直接发送给公司各部门的抄送信函。
要求：归档的文件资料，应依据自然形成的原则和归档要求及文件内容进行归档。
在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地摆列。
模卷标题要简洁正确，
按归档要求进行装订。
3、技术资料内容及要求：
对在监理过程中形成的各样表格、方字、音像载体等，
监理单位应增强管理，设专人负责或有责任心的兼职负责。
监理单位应负责聚集整理建设单位拜托的工程范围的
施工监理资料。
监理资料应随施工进度实时按专业归类聚集整理；
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要求笔迹清楚、项目齐备、正确真切，能反应工程和施工监理的实质状况。
监理资料禁止有涂改、假造、抽撤或损失以及造假的现象发生。
资料成就要由总监理工程师署名。
归档要求：监理资料完工后，应按资料归档要求整理，并装订。工程完工查收十天内，由项目部总监理工程师，对工程监理资料审察查收。
在工程（合同）达成后一个月内将整理好的资料向公司工程部移交监理应保留的档案资料，并办理移交锋续，经工程部审察查收合格后，交公司综合部归档。
除监理月报、 会议纪要中相关质量问题、 动工 /复工审批表、工程动工复工暂停令、质量事故报告及办理建议、相关
进度、质量、投资控制的监理通知、工程缓期报告及审批、花费索赔报告及审批、合同争议、违约报告及办理建议、合同更改资料、监理工作总结、质量评估报告，保留时间为长久外，其余均为短期（ 15 年）。
各卷资料归档内容见附表
第一卷： 施工合同文件及拜托监理合同； 勘探设计文件；监理规划；监理实行细则；分包单位资格报审表；设计交底与图纸会审会议纪要；施工组织设计（方案）报审表。
第二卷：工程动工
/复工报审表及工程暂停令；丈量核验
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资料；工程进度计划；工程资料、构配件、设施的质量证明文件；检查试验资料；工程更改资料；隐蔽工程查收资料；报验申请表。
第三卷：监理工程师通知单；监理工作联系单；会议纪
要 ; 来往信函。
第四卷：监理日志；监理月报。 第五卷：工程计量单和工程款支付证书；
索赔文件资料：
完工结算审察建议书。
第六卷：质量缺点与事故的办理文件；分部工程、单位工程等查收资料；工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；监理工作总结。
附：
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卷内资料目录
第
卷
页
件号
文件资料名称
文件编号
数
备注
编制责任人：
时间：年 月 日
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档案总目录
工程名称：
共
保 管 期 限
模卷移出
卷
卷号
模卷内容
卷 内 件 数
卷 内 页 数
起 止 日 期
时间
原由
编制责任人：
时间： 年 月 日
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装订：归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿
在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发
文在前， 被转发文在后； 来文与复文作为一件时， 复文在前，
来文在后。
归档文件目录取纸幅面尺寸采纳国际标准
A4 型 (长 ×宽
为 297mmX 210mm) 。
装盒：将归档文件按次序装入档案盒，并填写档案盒封
面、盒脊及备考表项目。
档案盒：档案盒的外形尺寸为
310mmX 210mm( 长×宽 )，
盒脊厚度能够依据需要设置为
20mm、 30mm、 40mm 等。
A4 纸 ( 长 ×宽为 297mmX
封面的填写采纳国际标准
210mm) 。
盒脊采纳仿宋 3 号或 4 号字体 , 盒脊用纸长度、宽度与所用
盒脊同样。
附：封面
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档
号:
仿宋小二号字体
档案馆号 :
模卷题名：（用编制单位：
编制日期：
保留限期：
密
级：
.
工 程 名 称
（仿宋小初号字体）
仿宋 小二号字体）
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4、过程管理：属于公司保留的文档公司各部门及各项
目部的资料员做好平常文件的预立卷工作，并在事件结束后
或在每季头一个月的十天前将尚需归档的预立卷的文件整
理成册移交综合部保留，任何人不得据为己有。
属部门保留的档案：各分级保留者在每年的二月十天前
将档案总目录、预立卷资料的目录交综合部
5、监察：综合部依据各部门上报的档案总目录、预立
卷资料的目录，进行按期或不按期的检查，来监察各部门及
各项目监理部档案的管理工作。
6、销毁：需要报总经理同意，销毁时应有两人以上负
责监销，并在清单上署名。
7、在业务中对外签订的各样经济合同按《合同管理规
定》办理。
8、借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，
职工不得任不测带相关公司重要的文件资料，确因工作需要
外带的， 需办理档案外借手续， 经综合部同意后， 方可带出，
用完后立刻送还。阅档人对所借档案一定妥当保留。不得私
自复制、调动、涂改、污损、划线等，更不可以任意乱放，以
免丢失。
四、档案备份制度
公司全部有价值的文件、报表、业务记录等一定备份。
各部门应尽量采纳电脑管理和工作，便于业务资料的数
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字化办理和保留。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管
理方法》管理。备份盘与原盘应分开寄存，公司的备份盘应
在公司外保留。
五、办理条例
有以下行为之一，据情节轻重，赐予
50～ 500 元扣薪处
理，若组成犯法依法追查刑事责任：
1、毁损、丢掉或私自销毁公司档案
2、私自向外界供给、抄摘公司档案
3、涂改、假造档案
4、未实时上报归档或管理不善的档案管理者
5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者
(档案管理者
同罚 )
六、责任
本制度合用于公司各职工各部门。
本制度监察责任部门为公司综合部，第一责任人为各部
门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门负责
人。
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