（档案管理）档案馆档案整理规范及要求郑州市项目档案整理规范及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、1、2、3、4、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定郑州市令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。四、归档时间1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单位负责收集、整理。五、归档份数1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。六、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。七、归档手续档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表一、工程准备阶段二、监理文件三、施工文件1、建筑安装工程（1）土建部分（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（3）室外工程2、市政基础设施工程四、竣工图五、竣工验收文件建设工程文件归档范围和保管期限表保存单位和保管期限序号归档文件建设单位工程准备阶段文件一1234567立项文件项目建议书项目建议书审批意见及前期工作通知书可行性研究报告及附件可行性研究报告审批意见关于立项有关的会议纪要、领导讲话专家建议文件调查资料及项目评估研究材料永久永久永久永久永久永久长期∨∨∨∨∨∨∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位二1建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书用地申请报告及县级以上城乡建设用地2批准书3456三12345678拆迁安置意见、协议、方案等建设用地规划许可证及其附件划拨建设用地文件国有土地使用证勘察、测绘、设计文件工程地质勘察报告水文地质勘察报告、自然条件、地震调查建设用地钉桩通知单（书）地形测量和拨地测量成果报告申报的规划设计条件和规划设计条件通知书初步设计图纸和说明技术设计图纸和说明审定设计方案通知书及审查意见有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园9林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议10施工图及其说明长期长期永久∨永久永久永久永久永久长期长期长期永久长期长期长期长期∨永久永久∨∨∨∨∨长期永久永久永久∨∨∨∨永久∨永久∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位1112四123456五12345678六12设计计算书有关部门对施工图设计文件的审批意见招投标文件勘察设计招投标文件勘察设计承包合同施工招投标文件施工承包合同工程监理招标文件监理委托合同开工审批文件建设项目列入年度计划的申报文件建设项目列入年度计划的批文或年度计划项目表规划审批申报表及报送的文件和图纸建设工程规划许可证及其附件建设工程开工审查表建设工程施工许可证投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明工程质量监督手续财务文件工程投资估算材料工程设计概算材料短期短期永久永久永久永久永久永久长期长期∨∨∨∨∨∨长期长期长期长期长期长期∨长期∨长期∨长期永久施工单位设计单位长期长期∨监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位34七12施工图预算材料施工预算建设、施工、监理机构及负责人工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责3人名单监理文件1①②③234①②5①②6监理规划监理规划监理实施细则监理部总控制计划等监理月报中的有关质量问题监理会议纪要中的有关质量问题进度控制工程开工／复工审批表工程开工／复工暂停令质量控制不合格项目通知质量事故报告及处理意见造价控制长期长期长期长期∨长期长期长期长期∨∨长期长期长期长期长期短期短期短期长期长期∨∨∨∨长期长期∨长期长期长期∨∨短期短期施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位①②③④7①②③8①②③9①②③④10①②③预付款报审与支付月付款报审与支付设计变更、洽商费用报审与签认工程竣工决算审核意见书分包资质分包单位资质材料供货单位资质材料试验等单位资质材料监理通知有关进度控制的监理通知有关质量控制的监理通知有关造价控制的监理通知合同与其他事项管理工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见合同变更材料监理工作总结专题总结月报总结工程竣工总结长期长期长期短期短期长期∨永久长期永久长期长期长期长期长期∨∨∨长期长期长期长期长期长期长期长期长期短期短期长期长期∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位④施工文件一(一)1①②③④⑤2①②③④⑤3①②③④建筑安装工程土建（建筑与结构）工程施工技术准备文件施工组织设计技术交底图纸会审记录施工预算的编制和审查施工日志施工现场准备控制网设置资料工程定位测量资料基槽开挖线测量资料施工安全措施施工环保措施地基处理记录地基钎控记录和钎探平面布点图验槽记录和地基处理记录桩基施工记录试桩记录永久永久永久长期长期长期长期长期∨∨∨∨长期长期长期短期短期长期长期长期短期短期∨∨∨长期长期长期短期短期长期长期短期短期长期∨质量评价意见报施工单位设计单位监理单位长期城建档案馆∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位4①②③5工程图纸变更记录设计会议会审记录设计变更记录工程洽商记录施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、①防腐材料、轻集料试验汇总表砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、②防腐材料、轻集料出厂证明文件砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、③防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告④⑤⑥⑦6①②③④⑤预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录工程物质选样送审表进场物质批次汇总表工程物质进场报验表施工试验记录土壤（素土、灰土）干密度试验报告土壤（素土、灰土）击实试验报告砂浆配合比通知单砂浆（试块）抗压强度试验报告混凝土配合比通知单长期长期长期长期长期∨∨∨长期短期短期短期∨长期∨长期∨长期∨永久永久永久长期长期长期长期长期长期∨∨∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位⑥⑦⑧⑨⑩⑾混凝土（试块）抗压强度试验报告混凝土抗渗试验报告商品混凝土出厂合格证、复试报告钢筋接头（焊接）试验报告防水工程试水检查记录楼地在、屋面坡度检查记录土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验⑿报告汇总表7①②③④8①②③④⑤⑥⑦隐蔽工程检查记录基础和主体结构钢筋工程钢结构工程防水工程高程控制施工记录工程定痊测量检查记录预检工程检查记录冬施混凝土搅拌测温记录冬施混凝土养护测温记录烟道、垃圾道检查记录沉降观测记录结构吊装记录永久短期短期短期短期长期长期∨长期∨长期长期长期长期长期长期长期长期∨∨∨∨长期∨长期长期长期施工单位设计单位监理单位城建档案馆∨∨∨∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位⑧⑨⑩现场施工预应力记录工程竣工测量新型建筑材料施工新技术910①②③④⑤工程质量事故处理记录工程质量检验记录检验批质量验收记录分项工程质量验收记录基础、主体工程验收记录幕墙工程验收记录分部（子分部）工程质量验收记录电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、(二)建筑智能化、电梯工程1①②③2①②③一般施工记录施工组织设计技术交底施工日志图纸变更记录图纸会审设计变更工程洽商永久永久永久长期长期长期∨∨∨长期短期短期长期长期长期永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期∨∨∨长期长期长期长期永久长期长期长期施工单位设计单位监理单位城建档案馆∨∨∨∨∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位3①②③④⑤456设备、产品质量检查、安装记录设备、产品质量合格证、质量保证书设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告设备安装记录设备试运行记录设备明细表预检记录隐蔽工程检查记录施工试验记录电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末①端等测试记录楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记②录③变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强④度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空⑤调、燃气等系统调试、试运行记录电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、⑥满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验长期∨长期∨长期∨长期∨长期∨长期∨长期长期长期长期长期短期长期长期∨长期∨∨∨∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位报告78①②③(三)质量事故处理记录工程质量检验记录检验批质量验收记录检验批质量验收记录分部（子分部）工程质量验收记录室外工程室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、1电力、照明、电视、消防等）施工文件室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）2施工文件二(一)1234(二)123市政基础设施工程施工技术准备施工组织设计技术交底图纸会审记录施工预算的编制和审查施工现场准备工程定位测量资料工程定位测量复核记录导线点、水准点测量复核记录长期长期长期长期长期长期∨∨∨短期长期长期短期短期长期长期短期∨长期∨长期∨长期长期永久长期长期长期长期长期长期∨永久长期施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位456(三)12工程轴线、定位桩、高程测量复核记录施工安全措施施工环保措施设计变更、洽商记录设计变更通知单洽商记录原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合(四)格证及试验报告砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、1涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐2保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混3凝土等试验汇总表水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混4凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验5汇总表长期∨长期∨长期∨长期∨长期∨长期长期长期长期∨∨长期短期短期施工单位长期短期短期设计单位监理单位城建档案馆∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂6合格证书和相应的施工技术资料厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各7类地下管线井室设施、产品等汇总表厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各8类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明9(五)设备开箱报告施工试验记录砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、1路基强度试验等汇总表2道路压实度、强度试验记录回填土、路床压实度试验及土质的最大干密谋和最①佳含水量试验报告石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击②实试验报告③④3①②道路基层混合料强度试验记录道路面层压实度试验记录混凝土试块强度试验记录混凝土配合比通知单混凝土试块强度试验报告短期长期∨长期长期∨∨长期∨长期∨长期∨短期长期∨长期∨长期∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位③④4①②③56710(六)1①②③2①②③混凝土试块抗渗、抗冻试验报告混凝土试块强度统计、评定记录砂浆试块强度试验记录砂浆配合比通知单砂浆试块强度试验报告砂浆试块强度统计评定记录钢筋（材）焊、连接试验报告钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录桩基础试（检）验报告工程物质选样送审记录进场物质批批次汇总记录工程物质进场报验记录施工记录地基与基槽验收记录地基钎探记录及钎探位置图地基与基槽验收记录地基处理记录及示意图桩基施工记录桩基位置颊示意图打桩记录钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期长期长期长期长期∨∨∨长期长期长期长期长期长期∨∨∨短期长期长期长期长期长期短期短期短期∨∨∨∨长期长期施工单位设计单位监理单位城建档案馆∨∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位④3①②4①②③56710(七)123456钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录构件设备安装和调试记录钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录厂（场）、站工程大型设备安装调试记录预应力张拉记录预应力张拉记录表预应力张拉孔道压浆记录孔位示意图沉井工程下沉观测记录混凝土浇灌记录管道、箱涵等工程项目推进记录构筑特沉降观测记录施工测温记录预制安装水池壁缠绕钢丝应力测定记录预检记录模板预检记录大型构件和设备安装前预检记录设备安装位置检查记录管道安装检查记录补偿器冷拉及安装情况记录支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录短期短期短期短期短期长期长期长期长期长期长期长期长期长期∨∨∨∨∨∨∨长期长期长期长期∨∨长期施工单位长期设计单位监理单位城建档案馆∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位78(八)(九)123(十)123供水、供热、供气管道吹破（冲）洗记录保温、防腐、油漆等检查记录隐蔽工程质量检查（验收）记录隐蔽工程质量检查评定记录工序工程质量评定记录部位工程质量评定记录分部工程质量评定记录功能性试验记录道路工程的弯沉试验记录桥梁工程的动、静载试验记录无压力管道的严密性试验记录压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记4录5671011(十一)水池满水试验消化池气密性试验电气绝缘电阻、接地电阻测试记录电气照明、动力试运行记录供热管网、燃气管网等管网试运行记录燃气储罐总体试验记录电讯、宽带网等试运行记录质量事故及处理记录长期长期长期长期长期长期长期∨∨∨∨∨∨∨长期∨长期长期长期∨∨∨长期长期长期长期长期长期∨短期短期长期长期∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限序号归档文件建设单位12(十二)12竣工图一(一)1建筑安装工程竣工图综合竣工图综合图总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、①道路、绿化等）②③④⑤2①②③④⑤竖向布置图室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图设计总说明书室外专业图室外给水室外雨水室外污水室外热力室外燃气永久永久永久永久永久长期长期长期长期长期∨∨∨∨∨永久永久永久永久长期长期长期长期∨∨∨∨永久长期∨∨工程质量事故报告工程质量事故处理记录竣工测量资料建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图地下管线工程竣工测量记录永久永久长期长期∨∨永久永久施工单位长期长期设计单位监理单位城建档案馆∨∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位⑥⑦⑧⑨⑩1施工单位长期长期长期长期长期长期长期长期长期设计单位监理单位城建档案馆∨∨∨∨∨∨∨∨∨室外电讯室外电力室外电视室外建筑小品室外消防室外照明室外水景室外道路室外绿化专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修装饰工程竣工图电气工种智能化工程竣工图给排水工程消防工程竣工图采暖通风空调工程竣工图燃气工程竣工图市政基础设施工程竣工图道路工程桥梁工程广场工程永久永久永久永久永久永久永久永久永久111(二)1234567二123永久永久永久永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期∨∨∨∨∨∨∨永久永久永久长期长期长期∨∨∨保存单位和保管期限序号归档文件建设单位456710111213隧道工程铁路、公路、航空、水运等交通工程地下铁道等轨道交通工程地下人防工程水利防灾工程排水工程供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程高压架空输电线工程污水处理、垃圾处理处置工程场、厂、站工程永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久施工单位长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期设计单位监理单位城建档案馆∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨竣工验收文件一12二(一)121工程竣工总结工程概况表工程竣工总结竣工验收记录建筑安装工程单位（子单位）工种质量验工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）工程质量保修书永久永久永久永久永久长期长期长期长期∨∨∨∨∨永久永久∨∨345保存单位和保管期限序号归档文件建设单位(二)12345三12四1①②23①②市政基础设施工程单位工程质量评定表及报验单竣工验收证明书竣工验收报告竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）工程质量保修书财务文件决算文件交付使用财产总表和财产明细表声像、缩徽、电子档案声像档案工程照片录音、录像材料缩徽品电子档案光盘磁盘注：“∨”表示应向城建档案馆移交永久永久∨∨永久永久永久∨∨∨永久长期∨永久永久永久永久永久长期长期长期长期长期∨∨∨∨∨施工单位设计单位监理单位城建档案馆第三部分项目档案分类常用的分类方法为：工程性质----工程项目分类法。如：一级：基建档案二级：综合类生产建筑办公生活建筑辅助生活建筑三级：综合：基建综合管理房地产权证人防工程天然气工程生产建筑：一车间二车间三车间办公生活建筑：办公楼家属楼食堂招待所第四部分项目档案整理一、整理程序1、组卷→2、卷内文件排列→3、拟写案卷标题→4、复查定卷→5、编页号→6、填写卷内文件目录→7、填写卷内备考表→8、填写案卷封面→9、案卷装订→10、案卷排列与档号编制→11、填写卷盒、装盒排架→12、编制检索工具一、组卷案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。案卷构成：卷皮+卷内目录+文件+封底（一）组卷：就是按照一定的原则和方法，把一组有联系的文件，以卷为单位组合在一起，使它能够表达一个相对的概念，以便于保管、保密和利用。（二）组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm，文字材料为150-200页左右，图纸为50-100页左右。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。（三）组卷方法基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷（1）问题组卷法：文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。（2）专业组卷法竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。（3）阶段组卷法按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。（阶段组卷法）（4）子项组卷法：按单项工程组卷，即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。二、卷内文件排列：（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。（二）方法：1、按阶段（或工序）排列——在组1卷的情况下。（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：（1）整体上按时间（工作程序进度）。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批复在前、请示在后。（5）原件在前、复印件在后。3、图纸按图号排列。4、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。5、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。三、拟写案卷标题（一）基建档案标题拟写方法：1、文字材料类：前期文件“三段式”：责任者 关于 问题 的 名称例：市、电业局关于市电业局110千伏碧沙变电站征地责任者问题的请示、批复、会议纪要名称2、表格、图纸材料类：（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称（2）项目名称+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表项目名称子项分部表格名称例2：教学楼（电气）竣工图项目名称专业图纸名称例3：教学楼隐蔽工程记录项目名称表格名称（二）设备档案标题拟写方法：型号+设备仪器名称+文件名称例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单型号名称文件名称四、复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。五、编制卷内文件页号1、编号范围：（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。六、填写卷内目录序号文件责任者编号文件材料题名日期页号备注1、序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。2、文件编号（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。（3）许可证：填证号。3、责任者：（1）以落款盖章为准，填写文件的直接形成单位；（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。（4）责任者可填写规范通用的简称。4、文件材料题名。即文件标题或图纸的全称。5、日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。6、页号：填每份文件的首尾号。说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。七、填写卷内备考表（一）说明：包括以下内容：1、标明卷内文件的件数与页数；2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。（二）互见号：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。八、填写案卷封面1、档号：后面讲。2、档案馆号：不填。3、案卷题名：填写已拟写好的案卷题名即可。4、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位5、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。6、保管期限：①填写划定的永久、长期、短期。②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。7、密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。九、案卷装订（一）拆掉金属物。（拆除金属物之前，须先填写卷内文件目录）（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。1、装订方法：（1）用棉线三孔一线（8字装订法）（2）图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸不受磨损并便于查看利用。（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。2、不装订：（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，式样为：档号序号10m3、对破损、小于A4规格的文字材料和商标、合格证之类要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。十、案卷排列（一）按照保管期限排列；永久-长期-短期（二）按照工程进度排列：准备<立项审批-用地拆迁-勘察设计-招投标-开工审批-财务预算-有关机构名单>、监理、施工、竣工验收阶段十一、书写卷盒（封面、脊背）1、可手写或打印粘贴2、脊背处“案卷题名”栏采用竖排版。3、一盒一卷。根据案卷厚薄选择1-6mm不同厚度的盒子。十二、编制检案工具常用的是《案卷文件目录》（一）《案卷文件目录》是《案卷目录》与《卷内目录》的组合体。《案卷目录》在前，与之对应的《卷内目录》在后。《案卷目录》式样如下：张（页）序号档号案卷标题立卷单位日期期限数注备“备注”栏：《卷内目录》要从“１“开始编写页码，《案卷目录》“备注”填写与该案卷对应的《卷内目录》的页码。
