文档管理个人工作总结
1、生成期文件的管理
生成期的文件，处于制作接收处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理，可建立以下一个流程：文件→文件套→杂志匣→文件柜。
按事由用文件夹对文件进行分类；根据一件事一个文件套的原则，每个人预备若干个文件套；按类别或内容将使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻巧杂志匣中；把文件套整齐地摆放在轻巧杂志匣里并立于桌面上；责任人外出或离职时，务必将轻巧杂志匣放到“使用中文件柜”上；用标签纸制作杂志匣的标签，可做到干净美观并易于分类；由于可看到文件夹的标签，还易于检索；每个人都应当备有“使用中的轻巧杂志匣”，并在标签处填入人名。将轻巧杂志匣放在文件柜里；将办公室用的文件柜的部分空间划分出来，作为“使用中的文件柜”，可使办公室每个人每天的工作一目了然，便利工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料；使用开放式文件架，检索管理都很便利，避开文件私有化。
2、保存期文件的管理
有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保存中心”的形式进行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后马上废弃扔掉或销毁。而对于需永久保存的`文件资料，可以照旧使用原有的保管型文
第 1 页
件夹纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，假如使用保存型文件夹将会更经济一些。假如把利用率低的保存型文件照旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，铺张空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立“保存中心”。
3、文件的废弃
保管型文件随着时间的消逝，其利用价值会降低，假如不准时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，削减文件的数量，有效利用办公空间，节省费用。参照之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可根据一下的方法进行：
按文件进行废弃；
按文件夹进行废弃；
按项目进行废弃；
按颜色进行废弃。
随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛进展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要留意以下几个方面。
1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类标引组合，使电子文件存储处于一种有序状态。
2、对电子文件要定期准时的进行备份。以避开由于技术故障导致的文件丢失。
第 2 页
3、由于电子文件利用处径的多样化，尤其是在网络高度发达的今日，要做好电子文件的保密工作，即精确设定电子文件的访问权限。
第 3 页
