可行性报告书
文件编号：
编制单位： IT部 编制日期：2012-5-24
XX协同办公管理平台项目
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编制人：
子公司总经理：
2012年05月24日
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目 录
1.项目背景 ---------------------------------------------------------------------------------------- 3 2.项目需求 ---------------------------------------------------------------------------------------- 3 3.解决方案 ---------------------------------------------------------------------------------------- 4 4项目预算与效益评估 -------------------------------------------------------------------------- 8
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1.项目背景
XX公司快速发展的过程中先后引进了易拓ERP系统、预算管理系统及配套的各方面系统,实现了企业信息的前期部署，同时随着信息化系统的深入应用，管理者考虑如何提升管理效率、提高企业执行力，保障公司目标、计划及任务落地执行，如何实现KPI体系的切实落地执，如对员工及各阶管者工作跟踪、监督，如何让企业绩效体系与员工日常进行有效的结合，如何汇总统计各部门及各种业务类型的数据，辅助企业管理者进行企业管理的持续改进和智能决策。
因此公司计划引入金和协同办公平台，针对XX公司信息基础及管理现状和需求，提供针对解决方案和产品。
2.项目需求
本次的协同办公平台的应用希望覆盖了XX的企业内部管理、业务运营、战略管控、目标计划分解、绩效考核。 建立一个符合XX管理需求的个性化、集成化应用系统，提升公司业务处理、日常办公统一管理的效率，将各个业务部门内部的资源实现最大化的共享，使公司内部的有效信息结构化、共享化，提高公司员工的工作效率，从而逐步建立公司司规范化、统一化管理的目标。实现三个层面的管理控制:
业务营运层——提升XX住宅设施日常业务的处理功能，强化基础管理能力； 绩效管理层——根据业务处理结果提供全面的商业分析与优化功能； 决策支持层——建立各阶管理层对日常管理、跟踪和分析智能报表。
以上三层从上往下，是公司战略规划和分解的过程，目的是使企业战略的有效而快速的执行；从下往上，通过有效的战略执行和实时地信息反馈，确保公司对市场变化能做的快速反应。
具体需求如下： 1、 2、
统一规范工作流审批平台，实现工作流程标准化、自动化的运转。
优化KPI体系提报、分解、执行跟踪和绩效考核平台，实现KPI有效执行和数据汇总、统计和分析；
3、
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对工作任务按职务、岗位、周期循环滚动自动布置平台，实现对各部门、各岗位的规律
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性工作任务执行情况跟踪、统计及完成情况的动态考核；切实执行任务管理5W+1H和ARCI法则。
4、
实现对项目（含研发）计划的执行进度、任务分配、文档交付、内容变更等一系列情况的跟踪和分析。
5、
规范企业知识和合同管理平台：根据部门、知识类型架构公司的知识地图和合同管理规则；收集任务和项目执行过程中形成的文档，实现知识共享、沉淀；积累企业的知识财富。
6、
对企业人事档案，人员招聘、入职、培训教育、考核、异动、离职全过程的有效管理和分析。
7、
实现移动办公平台，让公司的管理人员通过手机、IPAD或笔记本电脑，可以随时随地处理公司事务，了解经营及情况。
8、
将金和OA与考勤、工资进行有效的整合，实现数据直接交互，避免重复工作及信息不对称，数据不统一，导致的数据不能汇总、跟踪和分析的问题。
9、
建立公司高层管理者决策分析和风险控制平台，建立科学的数据分析模型，高层管理者随时了解员工日常工作效率、计划和任务执行情、公司人员异动状况、公司业务经营、盈利能力、资产、资金、利润变化的情况，按照各种纬度进行数据钻取分析，对问题直接进行追朔和剖析。
3.解决方案
本次金和OA协同办公系统架构包括：基础办公管理、KPI体系管理、周期性任务管理、人力资源管理、数据分析管理五大内容： 3.1基础办公管理
实现公司无纸化办公及日常工作管理包括：企业门户、员工工作台、内部沟通平台、工作流审批平台、知识管理平台、合同管理平台、事务管理平台（包括日程管理、电子邮件、会议管理、用品管理、资产管理）。
1、
建立企业门户：企业门户支持多级、多类型及不同权限的不同内容展现功能；门户包
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括:公司门户（公司新闻、通知公告、企业文化：如公司活动、员工关怀：如生日、公司规章制度；业务门户：如生产周例会纪要、生产质量周汇报等）；门户的不同版块指定专人进行管理。
2、
1） 2） 3） 4） 5）
建立员工工作台：
待办工作：如待审批的流程、每月绩效考评审核等；
待阅信息：如会议纪要、公司发文、每月财务、业务等经营报表； 工作任务：包括布置和执行的任务，以及周期性循环任务 工作日程：每月、每周、每日的行事历和提醒 岗位知识：与自己相关的知识
员工工作台支持内容自定义，根据岗位、职务、角色不同，可以定义不同的版块。 3、
建立内部沟通平台：建立内部沟通的统一平台，替代QQ、MSN、内部邮件的功能，同时将所有沟通纪录统一在服务器上进行管理，保留所有沟通和往来记录，随时进行追朔和查询；沟通平台与手机关联，同时惯穿流程、任务、日程、会议、等各个环节进行预警和提示及短信提示。
4、
建立工作流程审批平台：将公司管理制度、公司发文，日常事务的处理机制分解成标准化的表单格式和审批流程，进行分类、分权限管理；表单支持OFFICE和内嵌式表单格式，支持表单样式自定义；流程支持可视化和自定义功能，支持条件判断、分支、流程间关联；
根据流程类型、部门、人员、时间、状态等多种情况对流程进行统计分析，提供流程节点效率、延迟等报表分析。
5、
建立制度管理平台：将公司制度依据部门和管理范围进行分类，对制度的起草、发布建立规范流程，制度修订和版本进行统一管理；制度与流程和奖惩进行关联，让员工随时了解制度的内容，奖惩时关联制度有法可依。
6、
建立知识管理平台：将公司制度、管理文档、工作模版、培训资料、作业规范，工作过程中产生的知识、经验资料形成公司的知识库，并形成知识的结构化、网格化，人性化，不仅便于员工的学习，辅以创新机制，将个人知识转化为集体知识，沉淀为公司财富。通过知识管理系统不仅有效的实现知识的共享，统一了公司知识及文档的归口，同时文档的应用权限进行有效的管理；将知识有针对性的推送到不同的岗位进行
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学习；
知识管理支持类型自定义、与岗位关联；支持全文搜索。
7、
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建立合同管理平台：建立规范的合同管理标准，将合同进行分类、编号、版本管理。分权限进行查阅和共享，支持按类型、日期、部门等进行搜索。
8、
1） 2） 3） 4）
建立事务管理平台：
日程管理：个人日程、部门日程、日程共享、汇总、提示和循环； 员工事务：个人工资、会议、培训、表现、个人报表、个人考勤。 其它事务：通讯录、便笺等
行政管理：会议管理、车辆管理、用品管理、资产管理。
3.2 KPI体系管理：
1、 将公司目前的战略地图和KPI进行分解，分解到各系统和各执行部门，对目标计划制定不同的权重，跟踪目标的执行结果，汇总后形成各阶管理层和员工的绩交组成部份；
2、 3、
支持对KPI项目的编制定义、汇总、跟踪和状态的预警；
将KPI转化为循环任务，形成自动布置的循环汇报；汇报后结果自动形成绩效考核结果。
4.3工作任务管理：
通过工作任务管理平台实现对任务完成进度和执行质量进行全程跟踪和分析。 1、
任务内容：包括任务来源、时间、地点、任务内容、完成标准、执行人、执行角色、任务级别、任务权重、周期循环；
2、 3、 4、
任务功能：支持团队协作，包括多级任务、任务分解、任调整、取消、汇报和任务确认； 任务报表：按任务内容中的字段进行统计分析，提供未完成任务统计分析报表； 周期性任务：根据不同岗位、职务制定周期性工作任务，制定一次后按期（年、季、月、周、日）自动布置到相关人员的工作台上，相关人员进行汇报，检查和评审；
5、
任务绩效：根据任务完成情况形成任务绩效，与KPI绩效形成个人最终的绩效考核结果。
4.4 人力资源管理
1、
人事档案管理：人事档案栏目支持功能自定义，支持二维、报表查询和统计
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2、
员工全生命周期管理：
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人员定岗定编计划 部门人员增补申请 人力资源招聘计划 员工到岗前准备 员工录用通知 人员面试 简历库 填写个人档员工转正 员工培训 员工异动 员工考核 员工离职
3、
人事考勤管理：考勤管理与考勤机结合，直接读取考勤机不同班次的考勤数据，与金和OA系统中的请假、出差、外出等形成统一完成的考勤记录和报表；
4、
工资计算管理：工资计算与考勤结果结合，根据不同情况（如病假、事假、年休假的）完成最终工资的计算，同时自动推送到员工个人事务的工资自助系统中进行自助查询，员工对结果进行确认或申诉。
5、
培训管理：人资部门制定培训计划、准备培训资料，完成培训后通过系统制定培训考题、进行在线考试，结果进行记录归档。
4.5．数据分析
1、 通过BI工具（水晶商业智能报表）为公司中高层管理者提供一套多方位、多角度观察和分析企业经营的方法；管理者可以按照自己的思维逻辑建立数据分析模型，通过对
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数据进行钻取、挖掘形成多纬度、多层次的分析报表；如人力资源分析报、计划和任务执行情况报表、产品利润贡献情况图表、费用类型占比分析图表等。
2、
BI水晶商业智能报表不仅可以对金和OA系统进行分析，也可以进其它业务系统数据进行整合分析。
4项目效益评估
本次项目是帮助企业提高运作效率，提高决策水平的综合系统，一个身份是信息技术，另一身份是管理手段和方式。所谓信息化建设评价就是对信息化建设的性能进行全面估计、检查、测试、分析和评审,包括对实际指标与计划指标进行比较,以求确定系统目标的实现程度,并对系统建成后产生的经济效益和社会效益进行全面的评价。 预计费用投入：
项目阶段 基础应用 标准应用 精确执行 BI应用 二次开发 移动应用 软件优惠价格 70,000 72,000 28,000 40,000 53,000 35,000 实施费用 21,000 14,000 14,000 14,000 ---- ---- 阶段总价 91,000 86,000 42,000 54,000 53,000 35,000 361,000 300,000 62,000 38,000 400,000 项目实施周期 2个月 1个月 3个月 1个月 2天 合计时间4-5月 项目合计（含移动应用和二次开发） 项目整体最终优惠价格 IBM3850X E4807企业服务器 (双CPU，16G内存，2.4T硬盘) 或有预算 项目总体预算
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我们从以下几个方面对金和OA实施后的效益进行评估 4.1提高工作效率
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通过协同系统从在处理信息上就减少了约25 ～ 30％的时间，如寻找信息、内部沟通、任务布置；流程流转效率提升55%，绩效考核数据工作量减少50%，员工满意度提升30%。 4.2 降低办公成本
金和OA协同办公平台彻底解决信息共享和信息成本问题，企业综合管理成本有效降低，包括：信息传递成本降低60%和日常办公成本降低30%。 4.3建立知识型企业
企业知识快速共享，打造学习型团队，提高资源利用率，企业创新率和凝聚力大大增强；系统为管理者和下属提供了有效的交流平台，帮助企业实现人本管理和企业文化建设，增进了管理者和员工之间的情感交流，领导工作不再被动，员工满意度大大提高。 4.4绩效监控动态化
金和OA系统的应用将为企业提供丰富的管理信息，用好这些信息并在企业管理和决策过程中发挥作用，动态监控管理绩效变化，即时反馈和纠正管理中存在的问题。 4.5管理改善持续化
通过对日常工作跟踪和分析，最终对公司各个环节的工作改进提供详细的数据和依据，这也是整个金和OA实施闭环的最终目的。
项目的实施给企业的发展及企业的管理,经济效益带来一定的好处和推进,,项目的创新和示范性主要从两发方面来分析，一是直接经济效益分析,二是间接效益分析。
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指标 行政事务审批周期 流程规范化 通知类、公告类的响应率 实施前统计值 1周－2周 工作盲目性强 85～90% 实施后统计值 1－2天 文件编号：
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工作开展目的明确 99%-100% 人员工作时间（一天按8小时计算） 有效工作时间仅为3-4小时 有效工作时间提升到6-7小时 日常报表的出报时间 合同审批周期 办公用品支持 新员工具备上岗能力的时间 计划下达与监督 减少员工工作负担 工作任务的完成率 充分挖掘硬件投入 固定资产管理 员工的离职率 会议频率 客户资料的丢失与泄露 管理费用统计所需要的时间
1周一次 1周 2.5万元/月 3-4月 无法有效监督，通过汇报以随时 1-2天 1.5万元/月 1个月 实时监控、即时下达计划 及开会实现 平均任务的完成周期2-3周 平均任务完成周期1-2周 任务延迟率在20%-30% 计算机作为上网与打字的工具 固定流失率在15% 12%/年 50会/月 5%-10% 10-20天 任务的延迟率基本在5% 作为获取有用信息与知识，成为工作协同平台 固定资产的流失率1%-3% 2%/年 20会/月 0 即时 批准： 审核： 编制：
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