高职院校教务档案管理规范化研究

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高职院校教务档案管理规范化研究

文/安阳幼儿师范高等专科学校教务处 邢月霞

【摘要】在现阶段的高职院校教务档案管理过程中，由于部分院校自身的档案管理意识不强，因此使得在日常的档案管理运行过程中暴露出来诸多问题与缺陷，给高职院校教务档案管理工作带来一定的负面影响。本文结合高职院校档案管理工作中存在的问题与现状进行详细的分析与研究。

【关键词】教务档案；档案管理；高职院校

高职院校教务管理工作是学校教学活动正常运转的神经中枢，如果把学校比喻成一台车的话，教务处就是发动机。这充分体现了教务管理工作的重要性。 教务档案作为教务管理活动的见证得到越来越多的重视，管理也越来越规范化，要求也越来越严格。从严格意义上来讲，教务档案其实就是指现阶段的教学管理部门在开展教学活动时，对于直接或者间接积累而形成的一些文字以及图表还有照片等资料，它是教学内容、教学方法、教学途径以及教学效果的一个真实记录，也是文件集合体，同时它还是具有一定保存、查证、参考特点的信息资源。从某种方面来说，教务档案工作是当前高职院校教学管理过程中的基础性工作，更是一项能够连接过去、现在、未来的重要性工作。因此这就要求我们在现阶段的教学管理过程中一定要做好档案自身的收集以及整理工作。同时也要充分有效地发挥教务档案在现阶段教学管理以及教学研究中的有效作用。

教师业务档案。而其相应的主要内容一般都包括：教学类指导性文件是指上级有关教学工作方面的指令性、指导性文件；学校有关教育改革、培养目标、专业设置、学制等方面法规性文件；教材类指的是自编、主编教材、各系部各专业使用教材目录等；学生学籍档案管理是指学生入学登记表、每次测试学生的成绩单、学生的学籍变动、学生奖惩材料等；教师教学档案则包含有教案、教学计划、教学大纲、教学进度表、校历表、相应的听课记录、工作量统计、相应的试题库、测试、考试安排、试卷分析以及相应的实验实习材料等等。相反，当前的教师业务档案其主要内容包含教师自身简介、实际的教学情况、具体的科研成果以及进修成果等等；而声像档案的主要内容则括图片、光盘、碟片等诸多形式。在当前这个阶段，档案管理主要从档案的实际整理、收集、保管等方面呈现出来。但由于受种种原因的影响，导致档案管理又存在着以下一些问题：1.收集材料不够及时。应该说，教学档案是在整个高校教学活动中以及相应的教学管理过程中直接形成的，按照一定规律保存以备考查的各种形式和载体的历史记录。由于它自身不同于一般性的文献材料，所以这就要求我们在第一时间就要做好相应的资料整理工作，同时对收集而来的资料予以安全的保存以及保管。2.资料不系统、不完整。比如说一个教学活动的开展需要有通知、活动方案、记录活动的图片文字以及活动结果。相关的教学管理部门为了怕麻烦总是光有通知和结果，没有过程这就给档案整理工作带来了很大的麻烦。造成了资料的收集不系统、不完整。3.对分类的标准不够统一。当前的档案管理过程中，对于教务档案根本没有制定统一、合理的分类标准，而且对于档案的存放都是按照自己的习惯来存放，以至于在档案管理过程中经常出现一些重复档案或者是档案死角。4.载体相对比较单一，而且落后。经过调查走访的一些职高院校后发现很多教务档案仍然使用一些纸质的档案载体，但由于纸张的规格不统一，再加上注册标准相对比较零散，因此使得档案载体标准难以统一化。

（四）信息化程度相对较低，电子档案几乎没有。当前部分高职院校的档案管理工作，一般还是遵循传统、陈旧的管理模式，再加上其检索工具不健全以及检索方法相对较落后，致使其效率相对比较低下。

一、档案管理过程中存在的问题

（一）教务档案管理人员对教务档案管理工作缺乏正确的认识。在现阶段的档案管理过程中，由于相应的管理人员对于高职院校教务档案工作认识不到位，以至于部分档案管理人员认为当前高职院校教务部门的最主要工作就是做好教务管理工作，对档案管理工作比较懈怠，还有些人认为虽然归档作业过程中所需要的一些材料比较重要，但由于其在工作过程中经常会使用到，再加上归档会给其他的日常工作带来一些不方便，因此可能会对归档工作消极对待。另外还有一些人认为当前的教务档案是可有可无的，根本没有归档的必要，因而使得相关的档案管理人员在进行档案管理过程汇总时缺乏一定的责任心，不仅使得档案管理工作效率比较低下，同时也拖慢了整个档案工作的速度。

（二）档案管理人员专业知识相对比较匮乏，缺乏必要的培训和学习。通过对本地几所高职院校教务处教务档案的调查，发现绝大部分从事档案管理的工作人员没有参加过系统的培训和学习，多是半路出家，他们对档案管理的一些专业知识掌握得很少，甚至在这些档案管理人员中，有很多人员只是兼职，因此根本没有多余的时间去学习以及掌握相应的档案管理知识。他们自认为掌握的知识，其实只是那些基础的存档，根本没有一定的理论作为支持。

（三）档案管理相对比较混乱。在现阶段的教务档案管理过程中，依据其相应的载体以及档案内容，可以将高职院校档案管理工作具体划分为以下几类：教学类指导性文件、教材类档案、学生学籍档案、教师教学档案、声像档案以及相应的

二、针对当前教务档案管理中存在的问题提出有效的对策和解决办法

（一）增强教务档案管理人员对教务档案管理工作意识。教务档案管理作为教学管理中的有机组成部分，有着非常重要

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的作用。因此档案管理人员要解放思想、更新观念，用积极的认真的态度对待档案管理工作。在做好档案管理的各项基础性工作的前提下，加大对教务档案管理规范的宣传工作，增强全校师生员工的档案意识和对档案内在价值的认识，要让大家认识到在教学活动及教学管理中所形成的档案材料是学校的宝贵财富，必须完整、规范存档。

（二）提高单位领导对教务档案的重视。档案管理人员要积极寻找外出培训学习的机会，只有走出去，我们才能查找到自己的不足之处，以提高自己的业务技能。同时吸收一些先进的管理经验，并据此来不断地探寻和创新档案管理工作。

（三）及时收集整理材料。对二级教务管理部门，以学校名义下发教务档案规范整理的要求，并制定明细的档案材料收集范围。制定出符合学校教学管理特点、具有可操作性的各项教务档案管理规章制度——包括对教务档案管理人员岗位要求。具体制定的规章制度应包括：教务档案管理人员岗位职责岗位任务、教务档案立卷归档的实施细则、教务档案归档范围和保管期限、教务档案室安全保密制度等。遵照教务档案管理的具体要求去做，就可以使教务档案管理人员在档案的收集、分类、整理、移交过程中有章可循，逐步做到对教务档案管理的制度化、科学化、规范化。

（四）运用信息化管理手段，提高档案管理效率。在现阶段的档案管理过程中，应将档案的信息化建设主动纳入高

校的总体规划当中来，并不断增强信息基础建设，充分利用信息网络技术，实施微机档案管理。此外，要多利用一些档案信息管理软件，有步骤、有重点地实现档案信息的数字化。

总而言之，教务档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，为学校教学正常运转起到了保驾护航的作用，而学校的教务档案工作水平，对于加强教学有序性管理有着重要的积极作用。因此，教务档案管理员不仅要强化学习档案整理归档的基本知识与方法原则，以指导自身在日常工作中科学有序地收集、检查、整理、立卷、归档各类教务档案；还要不断更新知识技能，学习新理念，大胆创新，开拓实践，努力探索教务档案管理的规律，做好教务档案整理归档工作，为学校领导的决策提供优质、准确、原始的各类信息文件，促进学校的教学活动有序开展。【参考文献】

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（上接第92页）时，档案由继承其主要职能的部门或单位单列全宗保存。五是新组建的独立机构，独立管理好档案。

（三）严格移交要求，是机关档案管理规范化的关键环节。档案移交是机构改革进程中机关档案规范化管理的关键环节，为了保证档案完整与安全，杜绝擅自转移、涂改和销毁档案及档案材料，要明确移交责任，规范移交要求。一要明确移交职责，涉改单位要指定专人负责档案移交工作，负责人员要按照各级档案部门《关于加强机构改革中档案管理工作的通知》要求将移交档案进行系统梳理，编制移交清单手册，连同档案的电子版本目录向地方档案馆移交。对出现档案丢失、损坏现象的，要严肃追究相关责任人的责任。二要严格移交内容和时限要求，机构改革中凡属直接向地方档案馆移交档案的单位，其移交的档案是指原机构存续期间保管与形成的档案，以及机构改革过程中形成的全部档案资料。同时，要认真对照机构改革有关文件精神，在规定时间完成移交工作。三要严格检索工具要求，移交档案时，必须移交相应的纸质目录、电子目录、全宗介绍和组织机构沿革等参考资料。纸质目录要仔细核对案卷提名和卷内目录中的文件是否一致，电子目录要注意格式要求是否对应纸质目录格式要求，全宗介绍要注意是否按照《全宗指南编制规范》（DA/T14－94）编写该单位的全宗介绍。

（四）健全规章制度，是机关档案管理规范化的有效保证。新机构成立后，要实现机关档案管理规范化，健全规章制度是有效保证。一方面，机关档案部门和档案工作者要努力学会运用法治思维推进档案管理，提高依法管档能力和管档

水平，才能有效推进档案管理的规范化。另一方面，机关档案管理要结合机构改革后出现的新问题、新特点、新情况，重新制定《档案整理工作制度》《查借阅制度》《转递检查核对制度》《收集鉴别归档制度》《档案安全管理工作制度》等，并主动适应机关办公自动化的要求，探索建立机关及所属单位、科室专（兼）职档案员联络制度，推进机关档案日常管理的规范化。

（五）加快信息化建设，是机关档案管理规范化的时代要求。机关档案信息化建设，说到底就是如何运用互联网技术和信息化手段科学管理档案和利用档案，实现“互联网+档案”的科学管理。机关档案管理部门，要以改革为契机，建立和完善机关档案综合管理系统，实现档案管理系统与机关政务管理系统的有效链接，进而实现档案部门之间，档案部门与机关业务部门之间的互联互通。要搭建档案管理网上办事服务平台，利用网络实现信息服务平台的资源共享，将平台作为网络预约、线上预审、在线受理、信息查询、参考咨询等服务的载体，满足机关单位、政府部门及其他服务对象的利用需求。在推进机关档案信息化建设的同时，还要特别注意加强信息安全保密工作，加大对档案信息加工、存储、传输等环节的防泄密措施，保障档案信息安全。

总之，加强机构改革中的机关档案工作，对整个机关机构改革的顺利进行，对各个职能部门实现职能转换，对新旧机构实现工作的顺利交接，对保证档案的完整和安全都具有重要的现实意义和时代意义。

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