Excel表在财会中的应用

ＣＨｌＮ磊ＡｅｅＯ　ｌ　Ｇ鼍一ＥＡＲＮｌ　Ｇ　一黄德祥刘元忠／文　Ｅｘｃｅｌ　表在财会中的应用　随着会计准则的改革和国际化趋同发展。会计核　旧，在Ｃ５单元格输入函数公式：“＝ＤＤＢ（８６０００００，　算数据日益复杂。从传统的满足企业外部需要逐渐向　适应内部管理发展。还要求提供更为及时和具有一定　预测性的财务数据。在这种情况下，利用Ｅｘｃｅｌ的数据　处理功能．可以帮助会计人员处理日益复杂的会计核　算数据，提高工作效率。本文根据目前会计工作的实际　需要，介绍Ｅｘｃｅｌ表的部分实用功能，并通过实例说明　它在财会工作中运用。　一、函数计算应用　Ｅｘｃｅｌ提供了许多的常用函数及财务函数。有针对　性地利用函数计算有利于提高计算和分析准确性、及　时性。　１、利用函数计提折旧。固定资产折旧的方法有：直　线法、年数总和法、双倍余额递减法；这些折旧方法在　Ｅｘｃｅｌ中都有相应的函数。直线法（ＳＬＮ）是：资产原值、　残值、使用年限。年数总额法（ＳＹＤ）是：资产原值、残　值、使用年限、折旧期次。双倍余额递减法（ＤＤＢ）是：资　产原值、残值、使用年限、折旧期次。　例题１，Ｂ公司一生产线，固定资产原值８６０万元，　预计使用期５年，净残值６０万。要求分别三种折旧法　计算出各年的折旧额。　（１）年数总和法（ＳＹＤ）计算说明，第１年折旧，在　Ｂ５单元格输入函数公式：＂￣ＹＤ（８６０００００，６０００００，６，１）”，　回车得：２２８５７１４．２９元。第２年折旧。在Ｂ６单元格输入　函数公式：“＝ＳＹＤ（８６０００００，６０００ＯＯ，６，２）”，回车得：　１９０４７６１．９元（公式中只有折旧期次变化，其他参数不　变）。以后各期依此类推。　（２）双倍余额递减法（ＤＤＢ）计算说明，第１年折　３Ｏ　Ｉ　２０１１．１１．中华会计掌习　６０００Ｏ０，６，１）”，回车得：２８６６６６６．６７元。第２年折旧，在　Ｃ６单元格输入函数公式：＂＝ＤＤＢ（８６０００００，６ＯＯＯＯＯ，６，２）”，　回车得：１９１１１１１．１１元（公式中只有折旧期次变化，其他　参数不变）。以后各期依此类推。值得注意的是，采用双　倍余额递减计提折旧时，当当期折旧额少于直线法折　旧额时，应改为直线法计提折旧。　同理，可以计算出直线法的各期折旧额。具体见　（表１）。　表１　固定资产折旧计算表　Ａ　Ｂ　Ｃ　Ｄ　ｌ　资产原值　８　６００　Ｏ０ｏ．００　２　残值　６０ｏＯｏｏ．００　３　使用年限　６　４　折旧期次　年数总和法　双倍余额递减法　直线法　５　１　２　２８５　７１４．２９　２　８６６　６６６．６７　１　３３３　３３３．３３　６　２　１　９０４　７６１．９０　１　９１１　ｌ１１．１１　１　３３３　３３３．３３　７　３　１　５２３　８０９．５２　１　２７４　０７４．ｏ７　１　３３３　３３３．３３　８　４　１　１４２　８５７．１４　８４９　３８２．７２　１　３３３　３３３－３３　９　５　７６１　９０４．７６　５４９　３８２．７２　１　３３３　３３３．３３　１０　６　３８０　９５２Ｉ３８　５４９　３８２．７１　１　３３３　３３３．３３　１１　合计　８　０ｏｏ　００ｏ．０ｏ　８　０ｏ０　０ｏ０．００　８　Ｏ０ｏ　００Ｏ．０ｏ　２、利用函数求和及平均数。Ｅｘｃｅｌ函数很多，但运　用最多的是求和（ＳＵＭ）与平均值（ＡＶＥＲＡＧＥ）函数　等，在日常的会计工作中，经常会遇到多个数据求和或　求平均值的问题。在手工情况下，计算比较麻烦且容易　出错。但借助Ｅｘｃｅｌ就可以快速而又准确的求解。　例题２，Ａ公司有员工１００人，准备发放２０１１年５　月份工资，要求：利用Ｅｘｃｅｌ表求出该公司本月的合计　工资和人平工资。　解：在Ｅｘｃｅｌ表“合计工资”的单元格Ｂ１０１中输人　函数公式“＝ＳＵＭ（Ｂ１：Ｂ１００）”，回车后结果为２８６００；在　“人平工资”单元格的Ｂ１０２中输入函数公式“＝ＡＶＥＲ．　ＡＧＥ（ＢＩ：Ｂ１００）”，回车后得到结果为２４８０。可见，汇总　或求均值的数据越多越省力。（见表２）　表２职工工资汇总表　３、利用函数开展投资分析。在投资决策中，作为投　资方案优劣评估尺度的指标主要有：净现值、内部报酬　率等。在手工条件下这些指标的计算非常麻烦，而利用　Ｅｘｃｅｌ来计算就是它变得简化多了。　例题３，假设Ｃ公司有一个投资方案，其投资成本　和每年年末的现金净流量如表３，要求：评价该方案是　否可行。　表３投资方案评价表　解：（１）净现值（ＮＶＰ）指标的函数是：（折现率，　第１期现金流量，第２期现金流量……），但该函数的　参数中不包括投资成本，因此若要求计算出某方案的　净现值需要在该函数的基础上加上投资成本，即净现　值＝ＮＶＰ＋第Ｏ期的投资成本。本例在Ｂ９单元格输入计　算式“＝ＮＰＶ（Ｂ８，Ｂ３：Ｂ７）＋Ｂ２”，回车得结果为３１３２９４．４４　（２）内部报酬率（ＩＲＲ）的函数：（第０期的投资成　本，第１期的现金流量，第２期的现金流量……猜测利　率），“猜测利率”是任意给定的一个估计利率，软件从　这个利率出发，反复计算直至求出未来预计收益的现　值等于成本的那个折现率。本例在Ｂ１０单元格输入计　算式为“＝ＩＲＲ（Ｂ２：Ｂ７，１０％）”（Ｂ２：Ｂ７就相当于Ｂ２，Ｂ３　……Ｂ７；而１０％就是一个猜测利率）。回车后得结果为　０．３４。说明该投资方案是可行的。　二、公式复制应用　从上述函数计算中。我们知道一个公式可能在多　个地方使用，为避免公式的重复输入，Ｅｘｃｅｌ的复制工　具提供了解决方法，它可以把公式从工作表的一个位　置复制到另外任何需要的位置：且在此过程中，Ｅｘｃｅｌ　会根据公式最终所处的位置自动调整其中的单元格地　址。当引用某一个单元格时，既可以用格内的数值，又　可用其地址来表示。但是，如果要使用公式复制功能，　在公式中必须引用地址来表示单元格．因为在复制过　程中，数值是始终不变的，只有地址才能作相应改变。　例题４。承接例１的资料。要求，运用复制程序编制　三种固定资产折旧方法各期的折旧公式。　（１）年数总和法计提折旧的公式复制。将第１期的　公式调整为：“＝ＳＹＤ（８６０００００，６０００００，６，Ａ５）”，即将数　值“１”换成了其地址，执行复制公式操作时：选中Ｂ５单　元格，“复制”；然后，选中Ｂ６＿＿Ｂｌ０单元格，再按右键选择　“选择性粘贴”中的“粘贴公式”，就完成了公式的复制。　（２）双倍余额递减法计提折旧的公式复制。将第ｌ　期的公式调整为：“＝ＤＤＢ（８６０００００，６０００００，６，Ａ５）”，即　将数值…１’换成了其地址，下面便可以执行复制公式操　作：选中Ｃ５单元格，“复制”；然后，选中Ｃ６一Ｃ１Ｏ单元　格，再按右键选择“选择性粘贴”中的“粘贴公式”，就完　成了公式的复制。　（３）直线法计提折旧的公式复制。在直线法折旧公　式中，因为没有变动参数，所以复制更为简单，只要选　中Ｄ５单元格，当此单元格右下方出现“＋”符号时，按住　鼠标左键往下拖到Ｄ６，就完成了公式的复制。　中华会计学习・２０１１．１１　ｌ　３１　ＣＨｌ　矗Ａｅｅ０　越Ｔｌ　Ｌ嚣Ａ　Ｉ　三、数据链接应用　“数据链接”，是指在数据之间建立某种联系，使得　当一个数据改变以后，所有与之相关的数据（即与其建　立链接的数据）都能相应发生变化。链接的种类因数据　源和目标格所处位置不同而可分为三类：第一，同一工　作表中某一单元格与另一单元格间的链接，由此，一方　的变动将带来另一方相应的变化。第二，同一Ｅｘｃｅｌ文　表４销售明细表　件的不同工作表中，某一工作表的一个单元格与另一　工作表的一个单元格之间的链接。第三，不同文件中的　某个单元格之间的链接。但第三类链接在日常的会计　工作中运用很少。　１．同一工作表中单元格之间的链接。包括某一个单　元格与另一个单元格之间链接、某几个单元格与另一　单元格之间的链接。①某一个单元格与另一个单元之　间的链接非常简单。只要选中目标单元格输入等号　１　２　３　４　５　６　７　８　９　Ｋ　ｔ￣６　９９，再选中源数单元格按回车，即完成链接。②某几个　单元格与另一单元格之间的链接，需要建立链接公式，　确定绝对地址和相对地址，运用复制功能才能完成。　例题５，承接例题ｌ中年数总和法的资料。要求：将　三个已知数（资产原值、残值和折旧年限）与每期折旧　额建立链接，从而通过改变已知参数而自动改变结果。　解：第一步，原Ｂ５单元格的公式“＝ＳＹＤ（８６０００００，　６０ＯＯＯＯ，６，Ａ５）”改为“＝ＳＹＤ（ｊ５Ｂ￥１，￥Ｂ￥２，￥Ｂ￥３，Ａ５）”。　即，将原公式中的数值均用它们所代表的地址代替，其　中，前三个为“绝对地址”，最后一个为“相对地址”。　第二步，将这个公式按照上述方法复制到其余单　元格Ｂ６一Ｂ１０，即完成链接。　２．同一Ｅｘｃｅｌ文件不同工作表之间的链接。不同　工作表间的链接是通过将大模型分成一小块一小块的　方法来使之便于管理。因此，表间链接运用得更广泛、　更灵活。　例题６，假设，Ｄ公司产销平衡，期末无存货。要求：　该公司在销售明细表（表４）和成本费用明细表（表５）　的基础上，编制一张利润表（表６）。　３２　Ｉ　２０１１．１１．中华会计学习　项目　金额　甲产品成本　２９０　０００　乙产品成本　２７０　０００　制造费用　３４　０００　直接成本合计　５９４　０００　销售费用　１２　５００　管理费用　１５　６０ｏ　财务费用　５　６００　期间费用合计　３３　７０ｏ　成本费用合计　６２７　７００　分析：编制利润表所需数据要么就包含在前两张　表中，要么可从中推导出。本例中销售明细表（表４）中　的Ｄ４单元格一销售收入８１５　２００，就是利润表（表６）　中主营业务收入；而成本表（表５）中的Ｂ５单元格一直　接成本合计５９４　０００，就是利润表（表６）中的主营业务　成本，销售费用、管理费用、财务费用与利润表的对应　项目一致。于是，只要将这些对应项目建立链接，就可　以让软件自动生成利润表（见表６）。　表６利润表　链接操作：　①利润表与销售明细表之间的链接。选中利润表　Ｂ１单元格输入公式：“＝销售明细表！Ｄ４”（在链接另一　张表的数据时，公式结构：第一是“＝”，第二是源文件的　文件名，第三是“！”，最后是源单元格地址），回车后显　示结果：８１５　２００。　②利润表与成本明细表的链接。方法与上述相　同，选中利润表Ｂ２单元格输入链接公式：“＝成本表！　Ｂ５”，回车后显示结果：５９４　０００；销、管、财费用只要先　输入销售费用的链接公式．然后使用公式复制功能就　可以完成另外两项费用的链接．　另外，毛利、所得税、净利润不需链接，只需在相应　的单元格中设置四则运算公式，就能自动计算出结果。　同样的，在给定其他一些数据表格的前提下，还可　以在资产负债表、现金流量表等会计报表建立“表间　链接”。　四、图表制作应用　在不少情况下，通过会计数字来表述有关经济事　项的情况及其变化，显得抽象难懂，而运用图表来反映　就使问题变得生动形象，易于理解。Ｅｘｃｅｌ提供了多种　图表的制作．如饼图、柱型图等。　１、使用饼图来反映一个数据类别中部分占整体的　比重。就能清楚地反映这一类数据的结构。　例题７，根据Ｄ公司本期利润表（表６）的资料，制　作各项成本、费用、利润在主营业务收入中所占比重的　饼图。　制作方法：　第一步，在利润表（表６）中选定主营业务成本、销　售费用、管理费用、财务费用、所得税、净利润等所对应　的数字单元格。即，Ｂ２、Ｂ４、Ｂ５、Ｂ６、Ｂ８、Ｂ９等６个单　元格。　第二步，点击：插入一图表一饼图，系统自动生成　如下饼图。　图例说明：１、表示主营业务成本；２、销售费用；３、　管理费用；４、财务费用；５、所得税；６、净利润。　通过上述饼图，各个项目占总体（主营业务收入）　的比重就一目了然。　２、使用柱型图反映两类数据间的关系及其变化，　能使数据间的关系及其变动趋势更生动、形象。　例题８，Ｅ公司２００６年至２０１０年的销售收入和利　润资料如表７，要求：根据（表７）制作一张柱型图。　表７销售、利润历史资料表　Ｏ　Ｏ　Ｏ　Ｏ　Ｏ　Ｏ　Ｏ　０　，　加∞印　如∞　制作方法：　第一步，在销售、利润历史资料表中选取Ａ１：Ａ６，　Ｂｌ：Ｂ６，Ｃ１：Ｃ６等单元格；　第二步，点击：插入一图表一饼图，系统自动生成　如下柱型图。　＿销售收入（万元）　＿净利润（万元）　２００６年２００７年２００８年２００９年２ＯｌＯ年　通过上述柱型图，公司销售收入与利润之间的关　系及其变动趋势就非常清楚了。　除此之外，Ｅｘｃｅｌ还提供了许多图形，由于文章篇　幅问题，本文不再一一介绍。　（作者单位：湖南省冷水江市财政局）　中华会计学习・２０１１．１１　ｌ　３３