文件控制程序
1 目的和范围
为保证质量管理体系文件和记录的管理符合标准要求,利于企业管理，特制定本程序。
本程序适用于集团公司质量管理体系文件和记录的管理。
2 职责
2.1企业策划部是本程序编写的责任部门,负责组织相关单位和部门对质量管理体系文件和记录的编写及控制，并负责编写和控制质量管理手册、文件管理、内部质量管理体系审核、绩效工资管理、企业资产管理、法律事务管理类文件和记录。
2.2董事会秘书负责编写并控制董事会的文件和记录。
2.3总经理办公室负责编写并控制集团公司日常行政管理、印鉴管理、保密工作管理、信访工作、文明办公管理、档案管理类文件和记录。 2.4工作部负责编写并控制的文件和记录。
2.5团委负责编写并控制团委的文件和记录。 2.6工会负责编写并控制工会的文件和记录。 2.7纪检监察室负责编写并控制纪委的文件和记录。 2.8审计部负责编写并控制审计管理类文件和记录。 2.9技术部负责编写并控制技术性文件和记录。
2.10生产部负责编写并控制供热生产、服务、热费收缴及全部设备管理类文件和记录。
2.11综合经营计划部负责编写并控制综合经营计划管理类文件和记录。
2.12财务部负责编写并控制财务、核算管理类文件和记录。 2.13人力资源部负责编写并控制人力资源管理类文件和记录。 2.14物资部负责编写并控制物资的采购和管理的文件和记录。
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2.15保安部负责编写并控制安全管理类文件和记录。 2.16稽查大队负责编写并控制供热稽查管理类文件和记录。 2.17开发建设公司负责编写并控制供热开发建设管理类文件和记录。 2.18燃料公司负责编写并控制煤炭的采购与管理文件和记录。 2.19运输公司负责编写并控制内部运输管理文件和记录。 2.20物业公司负责编写并控制物业管理类文件和记录。
2.21各单位、部门要落实专人做好文件的保管和执行，对文件规定内容的执行情况进行监督检查，并对文件执行中所出现的问题提出改进意见。
3工作流程 3.1文件的分类 3.1.1《质量管理手册》
《质量管理手册》是质量管理体系中的一级文件，是根据ISO9000质量管理体系标准的要点要求对质量管理体系内容的高度概括。
3.1.2程序文件
程序文件是质量管理体系中的二级文件，根据《质量管理手册》的要求宏观描述共性事务工作中各单位、部门的管理责任、工作关系和工作流程，保证质量管理体系正常运行。
3.1.3作业文件
技术性作业文件和管理性作业文件是质量管理体系中的三级作业文件，是各项工作的具体标准和流程。三级管理文件是根据公司管理需要制定的各种技术标准、设备操作规程、检修规程、操作规范、外来文件（需引用的相关上级单位的规定称为外来文件）、管理制度和管理办法等。
3.1.4记录
记录是质量管理体系中的三级记录性文件，是各项工作的记载工具。记录
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性文件包括各类工作表格、各类文书、各类合同、各类单据等。
3.2文件的版面和结构要求 3.2.1版面和字体要求
质量管理体系中的一、二、三级文件(不含记录性文件)的版面均采用A4幅面。红头文件的版面格式按国家有关公文的版面格式执行。页眉第一行正中为文件名称，字体为宋体三号字；页眉第二行左端为文件代码，右端为页码，页号以*/*形式表示，采用宋体五号字；正文全部采用宋体三号字；记录性文件的版面格式按实际工作需要制定。
3.2.2内容框架要求
正文内容框架包括以下几项：1.目的和适用范围；2.职责；3.工作流程；4.相关文件；5.记录；附加说明中有文件编制部门、编制人和日期、审核人和日期、批准人和日期。 3.3文件代码说明
3.3.1质量管理体系中的一、二、三级文件的代码。一个文件或记录只能有唯一的文件代码，其中Q ：企业质量管理体系文件；CR ：组织代号，即长春市热力（集团）有限责任公司；D：版号；01 ：一级文件，即《质量管理手册》数字代号；02 ：二级文件，即程序文件数字代号；03Z：三级作业文件数字代号；03J：三级记录文件数字代号。
3.3.2红头文件的文件代码按国家有关公文代码的规定执行。 3.3.3外来文件代码：
W L / * * * *
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序号
表示外来文件 部门代码
3.3.4“部门代码”（见“各单位、部门编号一览表”），是集团公司各职
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能单位和部门的编号，由企业策划部负责编码。
3.4文件的编制与发布
3.4.1《质量管理手册》和相关记录由企业策划部负责组织编制，相关主管领导批准发布。
3.4.2程序文件和相关记录由责任单位或部门负责组织编制，部门负责人审核，相关主管领导批准发布。
3.4.3作业文件和相关记录由责任单位或部门负责组织编制，部门负责人审核，相关主管领导批准发布。
3.4.4红头文件由各责任部门负责起草，相关主管领导签发；董事会文件和相关记录由董事会秘书负责组织编写，报各位董事审核，由董事长批准发布。
3.4.5集团公司所有的质量管理体系文件编制完成并被批准发布后，以网上流程形式上报企业策划部企业管理员，对文件的格式和内容等进行校验，再转企业策划部审批，合格后由企业策划部企业管理员统一上网发布并存档。
3.4.6质量管理体系文件采用文件代码进行编号控制，由企业策划部企业管理员负责对文件和记录进行编码管理，文件的下发采取网上公布的方式，需要下载的单位或部门需向企业策划部企业管理员申请，填写“文件下载记录”后方可下载使用。
3.4.7企业策划部企业管理员负责编制“质量管理体系文件一览表”、“质量管理体系记录一览表”，并按类别、版本号统一编码，有变动时要及时进行更改。
3.4.8董事会决议内容办理流程 3.4.8.1重大财务活动
由项目发生单位向主管部门提出申请，主管副总审批同意后上报财务部，按要求提供相关资料，由财务部协调沟通，认定可行后向董事会秘书提出上会审议申请。会议决议内容由财务部提供办理。
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3.4.8.2设备资产变动
由项目发生单位向生产部提出申请，主管副总审批同意后上报财务部，由生产部提供相关资料，协同财务部向董事会秘书提出上会审议申请。会议决议内容由生产部提供办理。
3.4.8.3房屋资产变动
由项目发生单位向物业公司提出申请，主管副总审批同意后上报财务部，由物业公司提供相关资料，协同财务部向董事会秘书提出上会审议申请。会议决议内容由物业公司提供办理。
3.4.8.4收购出售其他资产
由项目发生单位上报主管副总审批同意后上报财务部，协同财务部提供相关资料，向董事会秘书提出上会审议申请。会议决议内容由项目发生单位协助财务部办理。
3.4.8.5集团公司其他重大对外投资决策、关联交易及其他重大经营决策活动等，由项目发生单位或部门上报主管副总审批同意后，协同财务部向董事会秘书提出上会审议申请。会议决议内容由项目相关单位或部门联同财务部办理。
3.4.8.6董事会会议决议督办
董事会会议审议内容由董事会秘书整理成董事会决议，各单位向董事会秘书提供相关资料均需填写“资料交接单”，由全体董事进行审议并签字表决，由董事长签发。
对董事会作出的决议，由董事会秘书负责督查落实，各相关责任单位或部门负责具体执行，执行中如有问题，应及时向董事会秘书或董事会成员汇报，对决议进行重大调整或变更，应再次提交董事会决定。
3.5文件的更改与作废
3.5.1集团公司所有单位和部门均可对质量管理体系文件提出修改和作废意
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见，上报主管经理同意后将意见报该文件的编制部门，同时报企业策划部企业管理员备案，由编制部门视情况对文件进行修改或作废处理，填写“文件更改（作废）通知单”，报责任单位或部门负责人审核，相关主管领导批准。
3.5.2经批准修改的文件由责任单位或部门经办公自动化流程报企业策划部企业管理员校验、审批。合格后，由企业管理员通过公司局域网下发“文件更改（作废）通知单”并统一在网上更改，并填写发布“文件更改记录”或“文件作废处置记录”。
3.5.3文件持有单位、部门在局域网上接到“文件更改（作废）通知单”后在内部传达，保证在用文件的有效性。
3.6文件的换版
文件的主要内容更改次数累计超过5次或文件一次性变动较大时需换版。 3.7文件的传阅、存档和保管
3.7.1“红头”文件传阅，需填写“文件处理卡”；内部借阅文件时应填写“文件借阅（归还）登记表”。
3.7.2质量管理体系中的一、二、三级文件如各单位、部门因管理工作的需要可以在网上下载或者复印，但必须要向企业策划部申请，填写“文件下载记录”，经授权后下载，仅限于在公司内部管理使用并设专人保管，不得擅自外借、外赠、复印、翻印、拷贝等，如因业务交流等原因，必须经企业策划部批准、登记。
3.7.3文件持有人员调离岗位或其它原因不需再持有文件时,必须将所持有文件归还，上报企业管理员作好登记。
3.7.4文件和记录的存档按《档案管理办法》的相关规定执行。 4 相关文件
《质量管理手册》 （QCR/D·01）
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《档案管理办法》 （QCR/D·03Z·2202） 5记录
“质量管理体系文件一览表” （QCR/D·03J·1801） “质量管理体系记录一览表” （QCR/D·03J·1802） 文件代码：QCR/D·02·4.2 页码：7/7
“文件更改（作废）通知单” “文件作废处置记录” “资料交接单” “各单位、部门编号一览表” “文件下载记录” “文件更改记录” “文件处理卡” “文件借阅（归还）登记表” 附加说明
文件编制部门：企业策划部
编 制 人：周智强 2011审 核 人：冯 雁 2011批 准 人：陈 瑞
（QCR/D·03J·1803） （QCR/D·03J·1806） （QCR/D·03J·1818） （QCR/D·03J·1819） （QCR/D·03J·1820） （QCR/D·03J·1821） （QCR/D·03J·2203）（QCR/D·03J·2204） 年6月15日 年6月15日 2011年6月15日
