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文 件 XX发„20XX‟X号
关于印发《XXXX有限公司 印章使用管理制度（试行）》的通知
各部门：
为了建设健全公司的各项规章制度，规范完善公司印章使用流程，保证公司各部门工作的顺利进行，特制定本印章管理制度。
特此通知。
附件：1. XXXX有限公司印章使用管理制度（试行） 2. 印章刻制申请表 3. 印章管理登记表 4. 印章移交登记表 5. 印章使用登记表
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6. 印章外借登记表
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附件 1
XXXX有限公司
印章使用管理制度（试行）
第一章 总则
第一条 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证山东舜世鸿业投资有限公司（以下简称“公司”）印章使用的合法性、安全性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。
第二条 本制度所指印章包括：公司公章、法定代表人人名印章、公司合同专用章、公司财务专用章及公司各部门印章。
第二章 公司印章的刻制
第三条 公司印章的刻制应按公司业务需要由部门提出申请，呈报公司总经理审批后（见附件：表1《印章刻制申请表》），由行政办公室统一安排刻制，留有印模（见附件：表2《印章管理登记表》）后下发。
第四条 未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。
第三章 公司印章的启用
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第五条 新印章启用前应由公司下发启用通知，并注明启用日期、发放部门和使用范围。
第六条 公司各款印章须按照本制度的规定管理和使用，不得转借给他人。
第四章 公司印章的管理
第七条 公司印章保管应建立“审用分离、分散保管”制度。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。单位内部有多枚印章的，应根据印章的用途，指定两个或两个以上的专人分散保管，进行适度制衡，防范风险。
第 印章的管理
（一）公司公章、法定代表人人名印章、公司合同专用章臵于董事会办公室的保管设施内，同时保管设施的钥匙应由总经理指定的人员负责保管，另指定专人作为印章执行人执行印章的使用，根据本制度管理和使用，确保印章执行人无法单独使用印章。只有严格经过了审批流程并在印章保管人和印章执行人同时在场的情况下方可使用印章。
（二）为保证资金的绝对安全，公司财务专用章、法定代表人人名印章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提取现金。
（三）专项业务章（公司财务专用章、人力资源部专用章
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等）由总经理指定专人负责管理，另指定专人负责执行印章使用。只有严格经过了审批流程并在印章管理员和印章执行人同时在场的情况下方可使用印章。
（四）各部门须将印章管理员和印章执行人名单报行政办公室备案。
第九条 印章应保管在安全的设施内，印章管理员应及时清洗印章、添加印油，确保印章清晰。
第十条 印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放臵或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表（见附件：表3《印章移交登记表》）。
第十一条 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向公司领导报告并备案，配合查处。
第五章 公司印章的使用
第十二条 印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，由各管理员设立使用登记台帐，实行严格审批和登记制度（见附件：表4《印章使用登记表》）。
第十三条 印章应在被授权持有、保管的部门内使用，一般不得携带外出。若特殊情况需将印章带出，须经被授权持有、保管的部门负责人书面批准，其中公司公章、法定代表人人名印章、公司合同专用章和公司财务专用章须经总经理书面批准，
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批准记录留存备查（见附件：表6《印章外借登记表》）。携带人应确保印章安全，使用时由印章管理员和印章执行人员亲自到场(两人以上) 监印。
印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
第十四条 印章使用的签批权限
（一）加盖公司董事会印章，须经公司董事长批准。 （二）下列情况之一加盖公司公章、法定代表人人名印章、公司合同专用章和公司财务专用章，须经公司总经理批准后方可盖章。
1. 以公司名义发出的文件。
2. 以公司名义与外单位或部门签订的合同、协议、意向书。
3. 对外的申请、报告、函告、承诺书、确认书。 4. 其它重要经济活动或总经理认为必要的其他情况。 （三）其余情况下使用公司印章，须经对应的部门负责人或财务部负责人批准后送行政办公室审批。
（四）私人取物、取款、挂失、证明，需用单位介绍信时，须经其所在部门负责人同意，由行政办公室严格审批，符合要求后执行登记并办理。
（五）任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。
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（六）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经人力资源部审批后，方可盖章。
第十五条 在用印逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第十六条 经财务部负责人同意，财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章的无须经上述程序。
第十七条 对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位臵恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。
第十 公司员工必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序不得擅自使用。
第六章 责任
第十九条 公司统一刻制和发放的印章，由总经理指定部门负责不定期地组织对其进行鉴定。印章的使用和保管部门也应定期检查、核对用印情况。如印章失效、新增或变更，应及时通告，并报有关部门备案。
第二十条 公司印章应妥善保管，严防被盗用、丢失。一旦遗失，必须及时向印章管理部门负责人报告，同时采取紧急补救措施，以免造成损失。
第二十一条 出现下列情形时，公司将追究有关人员的责任，并区分不同情况，给予行政处分、经济处罚直至追究刑事
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责任。
（一） 未执行“审用分离、分散保管”制度的； （二） 印章保管员未妥善保管印章，导致印章被盗用或丢失的；
（三） 签批人超越用印签批权限，越权签批的； （四） 用印件未履行签批程序，印章保管员擅自用印的； （五） 发现签批人越权签批，印章保管员仍然用印的； （六） 发现签批人越权签批，印章保管员虽然拒绝用印但不及时向上级报告的；
（七） 未发现签批人越权签批，印章保管员拒绝用印的； （八） 未妥善保管用印留存资料，导致资料灭失的； （九） 其他违反本制度的行为。
第二十二条 印章管理员印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章管理员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续（见附件：表3《印章移交登记表》）。
第七章 公司印章的停用
第二十三条 有下列情况，印章须停用： （一）公司名称变动； （二）印章损坏；
（三）印章遗失或被窃，声明作废。
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第二十四条 印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
第八章 附则
第二十五条 本制度未尽事宜，按有关法律、行规和规范性文件及公司总章程的规定执行。本制度的相关规定如与日后颁布或修改的有关法律、法规、规章和依法定程序修改后的公司总章程相抵触，则应根据有关法律、法规、规章和公司总章程的规定执行，董事会办公室应及时对本制度进行修订。
第二十六条 本制度解释权属于公司董事会办公室。 第二十七条 本制度自签发之日起实施。
XXXX有限公司 二〇XX年X月X日
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附件 2
印章刻制申请表
申请刻章部门 申 请 人 申请日期 年 月 日 申 请 章 类 □公司公章 □董事会印章 □公司合同专用章 □公司财务专用章 □部门专用章 □人力资源部专用章 □其它 _________ □ 初次 □ 复次（第 次） □新刻制 原因： □原章损坏 损坏原因： □其它 申请原因： 签字： 年 月 日 签字： 年 月 日 签字： 年 月 日 印 章 内 容 印 章 制 造 材 料 印 章 尺 寸 刻 章 状 况 印 章 字 体 印 章 形 状 申请刻制原因部 门 主 管 意 见 行政办公室 意 见 总 经 理 意 见 10
附件 3
印章管理登记表
序 号 印 章 名 称 印 模 管理人： 登记日期： 备注： 序 号 印 章 名 称 印 模 管理人： 登记日期： 备注： 序 号 印 章 名 称 印 模 管理人： 登记日期： 备注： 序 号 印 章 名 称 印 模 管理人： 登记日期： 备注： 序 号 印 章 名 称 印 模 管理人： 登记日期： 备注： 11
附件 4
印章移交登记表
移交部门 接收部门 监交部门 移交人 接收人 监交人 移交日期 接收日期 监交时间 印章名称（1） 印 模 第一联：移交人留存 印章名称（2） 印 模 备注
印章移交登记表
移交部门 接收部门 监交部门 移交人 接收人 监交人 移交日期 接收日期 监交时间 印章名称（1） 印 模 第二联：接收人留存 印章名称（2） 印 模 备注 12
附件 5
印章使用登记表
序号 日期 盖章文件名称 盖章事由 份数 印章类别 使用人 签字 行政办公室 签字 总经理 签字 印章保管人签字 印章执行人签字 备注 13
附件 6
印章外借登记表
序号 外借时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 盖章文件名称 盖章事由 印章类别 使用人 签字 行政办公室 签字 总经理 签字 印章保管人 印章执行人 签字 签字 归还时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 备注 14
主题词：印章使用管理制度 通知 报送：董事长、总经理。
XXXX有限公司 2013年12月11日印发
拟稿：XXX (共印6份)
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