档案工作管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强公司档案工作的业务建设，逐步实现公司档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为公司经济工作积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，特制定本办法。

第二章 档案工作的基本任务

第二条 对公司各部门形成的各种文件资料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

第三条 集中统一管理公司各种门类和载体的档案，积极提供利用，为公司各校工作服务。

第四条 在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管部门对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

第五条 按规定规定向档案室移交应进室的档案。 第六条 办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

第三章 档案的接收

第七条 接收范围

1、在公司工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，具体接收范围按《机关文件资料规范范围和文书档案管理期限规定》有关规定执行。

2、与公司业务工作有关的资料。

3、 代管本公司有关的撤销与合并机关的全部档案。 第八条 案卷质量要求

案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系，区别不同价值,便于保管和利用,具体应做到下述几点:

1、 归档的文件材料种类、 份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。

3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷; 其它文件材料的立卷按有关规定执行。

4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列, 必不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在

后;印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前, 依据材料在后;其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

5、卷内文件材料应按文.件排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写更号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖档号章,并逐件编号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

6、企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。案卷必须接规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟定题名。有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟定;没有责任者,年、日的文件材料要考证清楚, 填入有关项内; 会议记录应填写每次会议的时问和主要内容, 填写的字迹要工整, 卷内文件日录放在卷首。

7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

8、有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检査人的姓名和时间填上以示负责, 备考表应置卷尾 。

9、案卷封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简单,确切地反映卷内文件材料内容, 一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练,使用简称应通用易懂, 并用毛笔或碳素笔书写,

字迹要工整、清晰。

10、卷内文件材料要去掉金属物, 对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱, 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷；卷中的文件应逐件用细线装订。

11、文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按«文书本当案卷格式»执行。

第四章 档案的整理

第九条 一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档集为一个全宗 。

第十条 档案按照其内容和载体的不同,制定统一的分类方案,分类应保持前后一 致,不能随意变动。

1、分类一般应采用年度一组织机构进行分类。 2、非纸载体材料应统一分类,単独整理,单独保管。 第十一条 案卷的排列,应以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列 。

第十二条 按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第十三条 案卷目录应区别不同保管期限,分年度或混年编制目录号,在一个全宗内, 案卷目录不得重复。

第五章 档案的保管

第十四条 各单位应根据保存档案资料的数量,设置必需的档案专用库房和柜架; 库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

第十五条 档案室应根据工作需要增置温度计、装订机、切纸机、照像机、去湿机、吸尘器、 空调设备和电子计算机等。

第十六条 对声像档案的保管,应按«新闻单位宣传报道档案管理暂行办法»中的有关条款执行 。

第十七条 应建立健全案宗,以积累存储本单位案卷的立卷说明,分类方案,鉴定报告、交接凭证,销毁清册,检査记录,全宗介绍等材料。

第十八条 档案室定期组织人员对档案保管的状况进行全面检査,发现问题及时向分管领导汇报,采取积极有效措施,保护档案的安全。

第十九条 档案管理现代化应纳入办公自动化系统,同步发展,以提高科学管理水平和服务效率。

第六章 档案的利用

档案人员要熟悉所藏挡案的情况,主动了解公司各项工作对

利用档案的需要, 积极做好提供利用工作 。

第二十一条 档案室必须编制«案卷目录»,并根据利用工作的需要,编制档案著录卡片或专题文件目录等。

第二十二条 档案室应开展档案史料的编研工作,积极配合有关部门编写各种史料等。

第二十三条 凡利用者都应按规定办理利用手续。

第二十四条 档案部门应按规定填写档案收进和移出登记本,编制档案工作情况统计年报, 及时上报有关部门 。

第七章 档案鉴定和移交

第二十五条 根据国家有关档案保管期限的规定,制定本公司的保管期限表,定期对档案进行鉴定,准确地判定挡案的存毁。

第二十六条 档案的鉴定工作,应在公司分管负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组, 按规定进行。

第二十七条 销段无保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经公司分管负责人批准后, 由二人在指定地点监销, 并在销毁清册上签字。

第二十八条 各部门向档案室移交档案的范围和年限,按国家规定执行。

第二十九条 重要的设备档案和基建档案由使用设备和建筑

物的档案部门保存复制件, 将原件交公司档案室统一保管 。

第三十条 档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

第八章 档案的借阅

第三十一条 凡借阅档案的单位(部门)必须填写“公交集团档案室倍/阅文件审批表”, 经批准后由档案室工作人员在借阅登记本上登记, 借阅人签字。

公司分(子)公司阅览档案的,需集团公司办公室主任审批,借档案需集团公司分导批准。

机关部室借、阅览本专业档案的,需各部室负责人审批,长时同(一个月以上)借专业档案需集团公司分管领导批准。

公司各单位(部门)原则上只能借、阅本单位(部门)起草和参与的档案,因工作需借、阅其它档案时,需经主管档案领导批准方可借、阅档案。

第三十二条 只能借阅与本单位(部门)有关的档案,借阅人只能在档案室阅看, 抄录有关案卷。如遇特殊情况,经批准后,方可借阅。

第三十三条 借卷人员要严守保密规定, 爱护案卷不能私自在文件上涂改或勾划, 不准将卷内文件抽出或拆散, 不准转借, 遗失损坏将严肃处理。

第三十四条 外单位借阅挡案,须持介绍信、主管领导批准方可借阅,不得超过指定范围。

第三十五条 属保密档案和重要原稿不准借出档案室。

第九章 档案资料销量

第三十六条 档案工作人员必须坚持贯彻执行上级有关档案资料销毁的规定,禁止任何人擅自将档案资料视为废纸出售和销毀 。

第三十七条 需要销毁的档案资料必须经档案负责人严格审核,通过有关业务部门领导鉴定,报主管领导批准后,方可销毀。

第三十八条 经审查、需要销毁的档案资料必须逐份、逐册、逐员将文件名称密级、销毀原因详细登记造册, 销毁资料必须有两名以上监销, 监销人员负责核实, 送档案负责人签字后,方可销毁。

第三十九条 销毁者要及时把被销毁的档案资料在原档案资料登记帐卡片上注明销毀数量 。

第十章 档案的保密

第四十条 为确保档案室的完整与安全, 应严格执行党和国家的保密制度。

第四十一条 档案的提供利用,必须履行必要的审批手续,不得复制和摘抄文件材料。

第四十二条 借阅档案的同志应负责保管、爱护,不得私自法改,剪裁,如损坏档案者,将追究其责任。

第四十三条 外出携带档案材料要有专人保管,并采取必要的安全措施。

第四十四条 将消案保存在设备完善的保险装置中保存。

第十一章 档案室日常事务

第四十五条 档案室钥匙由专人保管,不得乱丢乱放。 第四十六条 室内档案应排放整齐,方便査找利用,用后及时归位。

第四十七条 室内应做好防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠等工作,发现问题及时处理。

第四十八条 室内严禁吸烟,不准存放易燃、易爆物品,不得存放杂物,保持清洁卫生 。

第四十九条 对本室档案半年检査,做到心中有数,并要做好档案的利用记录发现同题要及时写出书面报告, 并做好善后处理工作。

第十二章 附 则

第五十条 本办法由公司档案室负责解释。 第五十一条 本办法自下发之日起执行。