第２７卷第８期 湖北函授大学学报 Ｖ０１．２７．ＮＯ．８ ２０１４年５月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ ＨＵＢＥＩ Ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｅｎｃｅ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ Ｍａｙ．２０１４ 新时期高校院系办公室创新管理对策浅析 陈瑶瑶 （广州工商职业技术学院，广东佛山５２８１３８） ［摘要］高校院系办公室是高校事务管理中实现协调、服务、信息传递等基本职能的基层管理机构，发挥着承上 启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。本文总结分析了新时期高校院系办公室的工作特点和存在问题，并提出了 院系办公室在管理理念、管理制度、信息化管理等方面的创新对策，从而达到提高院系办公室管理水平的目的。 ［关键词］高校；院系办公室；创新管理 ［中图分类号］ｃ６４０ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１６７１－５９１８（２０１４）０８一ｏｏｌ３一ｏ２ ｄ０ｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７１—５９１８．２０１４．０８—００８ ［本刊网址】ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｈｂｘｂ．ｎｅｔ 高校院系办公室是高校党政管理最基层的行政机构设置， 院系办公室是学校及院系领导决策的执行者，它接受学校 其对内协助院系领导处理日常各项事务，是系部教学、科研及 及各职能部门提出的任务要求，领会和传达上级文件精神，在 其他各项工作的直接执行者和管理者，对外承办学校及相关职 实现目标过程中起到重要协助作用。同时它认真学习和领会 能部门的工作指令，是院系与外界沟通交流的桥梁和纽带。因 学校的各项方针、，收集相关信息，向领导反馈有关情况， 此，院系办公室在高校管理活动中起着承上启下、联络内外、协 在行政、教学、科研等领域为院系领导提供了重要的决策辅助 调左右的中心枢纽作用。随着高校改革的不断深化，高校院系 支持，担当着不可或缺的“参谋”角色。 办公室管理必须与时俱进，认真分析新时期高校院系办公室的 （四）协调性 工作特点和存在问题，提出适应新时期高校发展的办公室创新 院系办公室是高校行政管理中的基层办事机构。对内，它 管理对策，跟上时代发展的步伐，促进高等教育事业的健康 的工作既要面对学校及其职能部门和院系等领导机关，又要面 发展。 对院系内部各单位和广大师生员工。对外，它是对外联系的窗 一、新时期高校院系办公室管理工作的特点 口，代表院系乃至学校的形象。院系办公室要在学校的管理活 高校院系办公室管理，就是指高等学校中的二级单位—— 动中保证上情下达、下情上晓，步调一致，就必须要不断强化协 院系办公室协助院系领导班子处理教学、科研、日常事务，协调 调意识，善于理顺各方面的关系，调动多方力量，按工作程序妥 上、下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。院 善处理，做好协调工作。同时主动加强与校外各方的联系，多 系办公室管理工作主要特点可总结为以下几方面： 沟通、多协调、多争取工作上的支持，为工作的顺利展开创建良 （一）综合性 好的环境。 院系办公室作为一个综合办事机构，主要针对行政、教学、 二、新时期高校院系办公室工作存在的问题 科研、师生管理、后勤服务、档案管理等多个领域进行具体工 （一）缺乏健全完善的院系办公室管理制度 作，各项工作相互渗透，融为一体，所有工作的组织、管理及实 随着国家教育的深化改革，学校机构和院系专业的一 施都集中体现在院系办公室工作管理之中，具有综合性的 系列调整，院系办公室工作的范围和内容也随即发生变化，各 特点。 项工作不断细化和专项化，盲目地沿用旧制度、旧机制来进行 院系办公室每学期的常规工作都十分艰巨，单就教学工作 管理，职能定位和工作职责划分不清，管理过程缺乏科学性，在 而言，就有一系列的“流水线”工作需完成：新学期开课前课表 工作过程中就容易出现工作人员扯皮推诿的现象。很多高校 的调整，及时发布课表；开学补考工作的组织与实施；教材到位 的院系办公室管理往往实行的是一刀切的待遇制度，缺乏完善 情况跟踪及组织发放；开学初教学准备及教学情况检查；学期 有效的管理和激励机制，办公室工作人员的工作热情不高，创 教师教学工作量统计；合格课程、重点课程、质量工程等教科研 新主动性不强，在一定程度上降低了办公室管理效率，甚至影 项目相关工作；配合教务处组织各类教学竞赛活动；根据人才 响了整个工作流程的正常运转。 培养方案做好下学期开课计划，制定教师教学任务，编排课表； （二）院系办公室工作人员整体素质不高 完成期末考试相关考务工作；完成本学期所有教学档案及教师 院系办公室工作人员的素质主要包括：素质、工作能 业务档案的归档工作等。院系办公室工作的综合性显而易见。 力、业务技能、管理水平、工作作风等。目前，大多数高校（包括 （二）服务性 我校）的院系办公室工作人员都是“一人多职、一职多能”的， 服务是院系办公室的基本职能，其服务质量的好坏是衡量 工作范围广，任务繁重琐碎，大部分工作时间都忙于处理各类 院系办公室工作成效的重要标准。院系办公室工作事情杂、头 事务，难以进行系统的政治理论学习与业务培训，加上办公室 绪多，其服务职能体现在对学校各职能部门和广大师生的服务 人员大多是半途出家，并非专研行政管理出身，缺乏办公室管 当中，要求相关工作人员要树立以人为本的服务意识，增强服 理业务技能和业务处理能力。另一方面，高校院系办公室的工 务主动性，为学校及各职能部门、院系和师生员工提供热情、及 作人员为校为师生服务的工作意识不强，工作常常处于被动状 肘、细致、周到的优质服务。 态，机械地处理各项事务，没有发挥自己的主观能动性去发现 （三）辅助性 问题、解决问题，长此以往，他们会养成懒惰的工作作风，难以 收稿日期：２０１４—０４—１０ 作者简介：陈瑶瑶（１９８３一），女，广东广州人，广州工商职业技术学院研究实习员，研究方向：行政管理，教学管理。 湖北函授大学学报（２０１４）第２７卷第８期 在工作中提高工作服务水平和管理水平。 （三）高校院系办公室信息化管理程度不高 的综合业务能力水平的高低。首先要加强办公室工作人员的 政治理论学习和专业文化知识学习，提高思想认识，增强服务 主动性，全面提高文字处理、组织协调、综合分析、突发事件应 信息化时代的今天，信息化技术已被广泛应用在社会各个 领域。当今高校院系办公室基本上都配备了计算机、打印机、 扫描仪等现代化配套办公设备以及引进了办公自动化系统平 台，但由于办公室工作人员并非计算机专业人士，信息化水平 不高，缺乏系统培训学习，导致大部分办公室资源利用率较低， 仅仅停留在文件处理、打印上，办公自动化系统也仅仅用于收 发文件，日常的事务通知、处理、沟通交流更多地通过电话、 ＱＱ、邮件等形式实现，远远背离了办公室管理运用信息化技术 的管理目标，直接影响办公室工作效率，难以适应信息化社会 发展的需要。 四、新时期高校院系办公室创新管理新对策 急和现代化办公等能力，从而有效地提高办公室工作水平和服 务质量。其次，充分考虑办公室工作人员的发展需求，为其提 供全方位的学习、培训、业务交流的机会，培养一支高素质的管 理队伍，达到提高办公室人员业务素质和管理水平的目的。 （二）院系办公室管理制度创新 １．建立岗位职责制，合理规范工作岗位和职责划分 院系办公室要合理规范各个工作岗位，根据不同工作岗位 同志在报告中深刻指出：“新世纪新阶段，党 抓住重要战略机遇期，在全面建设小康社会进程中推进实 践创新、理论创新、制度创新，强调坚持以人为本、全面协调可 持续发展，提出构建社会主义和谐社会。”作为高校党政管理最 基层的行政机构，院系办公室管理工作同样需要创新。 （一）院系办公室管理理念创新 新时期高校发展进程中，以往传统的院系办公室管理理念 已不再适应当今管理发展的需要，新时期环境下，院系办公室 管理要勇于借鉴和善于借鉴最新的科学管理思想和管理理论， 坚持“以人为本”，在各项管理活动中以人为中心，把人放在主 特点来制定明确的岗位职责，办公室各项工作要分门别类地落 实到个人，做到职责明确，责任到人，让办公室各成员各尽其 责，规范化、制度化地把各项工作落到实处，使各项管理工作进 入规范、合理、高效的工作流程模式。 ２．完善考核监督制度，确保岗位职责落实 健全完善的考核监督制度，能对院系办公室工作人员的品 德、工作作风、业务管理能力以及工作业绩等进行全方位多角 度的考核评估，同时能了解每位工作人员日常的工作表现，监 督和制约其工作行为，让一切有章可循、有法可依，使办公室管 理责任明确，纪律严明，保证岗位职责的落实情况，让工作人员 进一步增强责任心，团结一致完成好办公室各项工作任务。 ３．建立竞争激励机制，提高人员自身素质 “市场经济的最大活力就在于竞争机制，作为院系办公室 导地位，才能充分发挥员工的积极性和创造性，才能为院系行 政、教学管理提供良好的发展空间，从而为高校进一步深化改 革提供动力支持。 １．坚持以人为本，强化管理人员的服务意识 高校院系办公室是为学校及各职能部门、系部领导及师生 服务的窗口部门，作为办公室工作人员，首先要摆正自己的心 态与定位，明确自己“为谁服务”和“如何服务”，在管理实施过 程中贯彻以人为本的服务理念，遵循为教学科研、系部师生服 管理也要引入竞争机制”。建立竞争激励机制，按办公室工作 人员的能力和工作成效进行不同程度的奖励，同时要对工作失 误者进行相应的惩罚，做到奖罚分明，奖惩适度，以此激励办公 室工作人员不断地加强学习，提升自我素质和业务水平。 （三）院系办公室信息化管理创新 实现院系办公室信息化管理是院系办公室工作创新管理 的重要对策之一。院系办公室推进电子政务在办公管理过程 中的应用，通过办公自动化系统和设备可完成院系一系列的工 作事务，实现办公室工作的信息化、自动化、网络化。例如，办 公室工作人员可利用校园网将学校通知、文件转发给系部领导 和师生，同时也可以在系部网页上发布教师及学生的课表、考 试信息、成绩等，大大降低人力物力的消耗，将办公室工作人员 从繁重的文件和指令中出来，真正实现院系办公室工作的 方便化与快捷化，进一步推进办公室管理工作信息化建设。 总而言之，新时期历史条件下，高校院系办公室管理工作 必须坚持与时俱进，大胆创新，不断改进和提高自身管理水平， 才能发挥办公室中心枢纽作用，才能为院系以及学校的发展做 出更大的贡献。 务的宗旨，切实做好本职工作。办公室工作人员要做到“四 心”——开心、耐心、细心、爱心：开心面对自己的工作任务和工 作对象，微笑服务，在繁重琐碎的事务工作中始终保持饱满的 工作热情；强化服务意识，积极为师生服务，在工作中耐心解 答、耐心处理；大量复杂繁重的工作任务，要求每个办公室工作 人员保持清醒的头脑，细心去区分和应对各项工作任务；用爱 心去对待领导、同事、学生，时时关心他人，把师生利益放心上， 积极主动创设各种条件，满足广大师生需求，切实为师生办 实事。 ２．坚持以人为本，注重院系办公室工作人员素质提高 办公室工作人员的自身素质决定着院系办公室管理队伍 参考文献： ［１］陈薇．高校院系办公室管理面临的挑战和对策［Ｊ］．武汉科技学院学报，２００５（１０）：９５—９７． ［２］陈思泽．创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作［Ｊ］．西南农业大学学报（社会科学版），２００８（６）：１９８—２００ ［３］张红梅．新时期强化高校院系办公室管理工作的思考和探索［Ｊ］．吉ｍｒ－播电视大学学报，２０１２（１０）：８２—８４． ［４］尹明，郑丹．当前高校院系办公室管理面临的问题与对策［Ｊ］．现代商业，２０１１（１２）：１８９． １４
