档案管理方案

档案管理系统方案

目 录

目 录 .............................................................................................................................................. 2 第一章 软件概况 ........................................................................................................................... 3

一、设计思想 ........................................................................................................................... 3 二、软件构成 ........................................................................................................................... 3 三、运行环境 ........................................................................................................................... 3 四、系统组成 ........................................................................................................................... 4 第二章 系统安装与启动 ............................................................................................................... 6

一、先安装MS SQL 2000数据库 .......................................................................................... 6 二、启动安装程序 ................................................................................................................... 6 三、安装运行库 ....................................................................................................................... 6 四、安装数据库 ....................................................................................................................... 8 五、安装档案软件 ................................................................................................................... 9 六、系统启动 ......................................................................................................................... 11 系统登录......................................................................................................... 错误！未定义书签。

一、搜吧 ................................................................................................. 错误！未定义书签。 二、档案管理 ......................................................................................... 错误！未定义书签。 三、借阅库 ............................................................................................. 错误！未定义书签。 四、修改密码 ......................................................................................... 错误！未定义书签。 第三章 文件管理 ......................................................................................................................... 12

一、收文 ................................................................................................................................. 13 二、发文 ................................................................................................................................. 23 三、内部文件 ......................................................................................................................... 26 第四章 档案管理 ......................................................................................................................... 26

一、文书档案 ......................................................................................................................... 27 二、会计档案 ......................................................................................................................... 33 三、科技档案 ......................................................................................................................... 34 四、声像档案 ......................................................................................................................... 35 五、实物档案 ......................................................................................................................... 37 六、业务档案 ......................................................................................................................... 37 七、档案编研 ......................................................................................................................... 37 第五章 资料管理 ........................................................................................................................... 37

一、文件资料 ......................................................................................................................... 37 二、图书资料 ......................................................................................................................... 38 第六章 维护系统 ........................................................................................................................... 38

一、权限管理 ......................................................................................................................... 38 二．用户管理 ......................................................................................................................... 39 三、修改密码 ......................................................................................................................... 41 四、分类维护 ......................................................................................................................... 42 五、主表设置 ......................................................................................................................... 43 六、报表制作 ......................................................................................................................... 45

第一章 软件概况

一、设计思想

数字化档案管理平台（以下简称“档案系统”）的主体设计思想：从档案管理实际出发，为档案信息资源综合利用服务。 1、以档案理论为依据

档案系统在设计时，主要依据档案的基本理论，以及国家档案局档案理论为最高准则进行开发，并结合我国各地在档案业务上的一些异点，只有这样软件才能适应档案改革，适用电子政务的发展需求，促使档案软件的商品化，更具有长久的生命力。 2、以档案员为主导

实现档案信息化的根本出路，在于广大档案从业人员掌握计算机、档案软件的新技术，本软件直接面向档案管理员和档案的理论工作者，而不是专业的计算机工作者。 3、以档案实践为基础

一切以档案从业人员的实际出发，考虑到我国不同地域的档案工作人员的知识结构，使用习惯，软件在设计时，坚持从简原则，是广大的档案员从手工立卷整理、计算机检索、专题目录制作等繁琐的工作中解脱出来，着重解决工作中的重点、难点、热点等问题。 4、以档案管理为目标

将档案的管理思想特别是档案的协同管理思想融入到档案管理理论过程中，实现上级单位升级达标之要求，馆室一体化，而且在单位内部管理中做到文档一体化，集中网络管理，查询分布式化等协同管理与工作。发挥电子文件、档案、资料等计算机信息资源的共享，提高工作效率。

二、软件构成

由安装盘和加密锁组成，另附电子手册。

三、运行环境

1、软件环境：

软件运行环境直接可以垮操作系统，如Windows X系列，或Linux系统，数据库主要

支持SQl2000。 2、硬件环境：

PC服务器或小型机（内存1G或以上，硬盘50GB或以上）。 3、网络：

局域网、互联网或者局域网+互联网（互联网可以采用固定IP接入方式，动态域名解析方式、VPN方式等） 4、客户端：

PC电脑，内存256BM或以上，中英文Windows(2003、xp、2000等)，IE6.0或以上。

四、系统组成

数字化档案管理平台 文件管理档案管理资料管理借阅管理综合检索借阅库在线短信邮件系统管理 收文 发文 内发文 文书档案 科技档案 会计档案 声像档案 从外单位发来的文件 本单位拟制的文件并向外单位发出的文件 本单位处理的日常文件 档案管理 旧方法和新方法归档，即按传统组“卷”和按“件”归档 按“卷”归档，包括科研档案、产品档案、基建建设档案、科研档案、农 业科技档案、设备、仪器档案 会计凭证、会计报表、会计账簿、其他类型档案等 照片档案、录音带、录像带、光盘磁碟、流媒体在线播放等 奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书，旧公章、书稿、著作、字画、题词、钱 文件管理

实物档案 业务档案 档案编研 档案汇编 币、票证、家谱及其它社会名人有珍藏价值的纪念品等物品。 行业的业务档案，、、、工商、税务、高校、中小学等。 大事记、组织机构沿革、基础数据汇编、全宗指南、专题汇编等 编制各种汇编目录，如任命、人名汇编、发文汇编等检索工具。 资料管理 文书资料 机关单位内部使用的文件转换而来的，具备参考价值，但不具备凭证保存价值的资料 科技资料 图书资料 科技活动中有关资料，具备参考价值，但不具备凭证保存价值的资料 出版社出版物，用来购买和交换的有关资料，具备参考价值，但不具备凭证保存价值的资料 其他资料 其他专业方面的资料，具备参考价值，但不具备凭证保存价值的资料 借阅管理 借阅登记 借阅审批 续借 借阅人直接在网络上进行借阅登记。 审批人直接审批借阅人的登记信息。 借阅人借阅档案资料，可以在网上进行续借。 检索管理 综合检索 模糊检索 精确检索 提供综合跨库检索各类档案。 档案维护人员和编辑人员设计的模糊检索功能。 档案维护人员和编辑人员设计的精确检索功能。 内部通信 内部邮件 短消息 供内部在档案借阅、检索协同工作时，以邮件形式进行沟通。 供内部在线短消息交流。 系统管理 权限管理 报表设计 模板维护

采用细粒权限管理，通过角色、分组、用户等控制不同的权限 设计档案行业的任意二维、三维表格。 以模板设计方式，以平台化的管理模式，适合任意行业的档案管理。 第二章 系统安装与启动

一、先安装MS SQL 2000数据库

安装步骤如下：

1.安装MS SQL 2000数据库(设置为混合验证模式) 2.安装MS SQL SP3以上补丁

二、启动安装程序

在安装光盘中找到Setup.exe程序，双击运行。如下图：

安装步骤如下：

1.安装运行库 2.安装数据库 3.安装档案软件

下面对上述三个安装步骤进一步介绍。

三、安装运行库

点击安装界面上的“安装运行库”后，您可以按照向导提示开始程序安装。

1.当安装程序运行到“欢迎使用 数字化档案管理平台运行库”步骤时，请选择下一步安装继续安装。

2.当安装程序运行到“已做好安装程序的准备”步骤时，点击安装。

四、安装数据库

点击安装界面上的“安装数据库”后，您可以按照向导提示开始程序安装。

1.当安装程序运行到“欢迎使用 数字化档案管理平台数据库”步骤时，请选择下一步继续安装。

2.当安装程序运行到“数据库服务器”步骤时，请选择或输入数据库服务器地址，选择Windows验证或输入用户名密码验证（数据库编录的名称不用输入），再选择下一步继续安装。

3.当安装程序运行到“已做好安装程序的准备”步骤时，点击安装。

五、安装档案软件

点击安装界面上的“安装档案软件”后，您可以按照向导提示开始程序安装。

1.当安装程序运行到“欢迎使用 数字化档案管理平台”步骤时，请选择下一步继续安装。

1.当安装程序运行到“欢迎使用 目的地文件夹”步骤时，请更改文件安装路经或安装在默认路经下，再选择下一步继续安装。

1.当安装程序运行到“已做好安装程序的准备”步骤时，点击安装。

六、系统启动

安装完成后桌面会有档案软件启动图标到如下信息表示档案软件启动成功。

，双击运行。在没出错的情况下看

启动成功后如下图所示：

系统登录

点击“下载控件”，文件下载完后安装。 输入用户名、密码点登录进入系统，如下图：

第三章 文件管理

文件概念：

文件，是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要用，用文字、图表等方式直接记录下来的，具有完整体式和处理程序的信息材料。

现行机关文件：

产生于社会上担负不同职能、不同任务的各级机关、团体和企事业单位，形成领域广泛，种类繁多的文件。 文件分类：

不同的机关、团体，因为不同的工作性质和处理事务等，导致文件分类的多样性，本软件在文件的分类上，根据文件使用的范围划分可以分为通用文件（文书文件）、专用文件、科技文件三大类，并以文书文件为主进行划分。 文书文件来源：

根据文书文件的来源，可以文书文件划分：收文、发文、内部文件三种： 收文：从外单位发来的文件。

发文：本单位拟定，并向外单位发送的文件。 内部文件：本单位处理日常事务的文件材料。 密级划分：

公开、国内、内部、秘密、机密、绝密

特别说明：

本软件的文件管理功能，主要以文书文件为例，考虑到“文档一体化”的功能并使用计算机辅助归档，详细介绍文书文件的操作功能，至于科技文件、专业文件，基本上采用传统组“卷”方式归档，立卷后直接输入相应的档案库，所以在文件管理这章节，科技文件和专业文件不做介绍。如有需要，所有操作可以参照文书文件之操作方式。

本软件文件管理，主要以现行机关文书文件为主，分类依其来源划分。

一、收文

1、登 记

操作步骤：

1、 在文件管理的分类列表框中，用鼠标选中文书文件的子类“收文”，再按工具栏中的“增

加”按钮（见下图1.1-1）；

2、 输入收文信息：收文流水号、收文时间、文件题名、文件编号、主题词、文件时间、密

级、文件页数、文件份数、紧急程度、附件标题、备注（见图1.1-2） 3、 按“保存”按钮，退出按“返回”按钮。

4、 电子文件输入：收到的电子文件（或者将纸质文件扫描成电子文件），在文件列表中选

中一份文件打上勾，再选中工具栏中的“附件”，选择“浏览”，选择要上传的电子文件，最后按“上传”，如果有多个电子文件，再选择“浏览”，“上传”，上传完毕后，按“返回”按钮完成电子文件的上传工作（见图1.1-3，图1.1-4）。

（图1.1-1）

（图1.1-2）

（图1.1-3）

（图1.1-4）

2、修 改

选中需要修改的文件，按“修改”按钮，修改数据后，“保存”退出；

图标，代表文件具有电子文件。

图标，代表文件已经归过档案，但是没有从文件库删除掉。

打勾，代表已经选中了该文件。

3、删 除

选中一个，或者多个文件，直接按工具栏中的“删除”按钮，删除后的数据是不能恢复

的（包括电子文件），所以在删除文件的时候，一定小心。

4、打 印

1、 在工具栏中选择“查询”；

2、 在查询打印窗体中输入查询条件，如：在流水号栏目中输入S2000-1，按“搜索”

按钮（图1.4-1）。

3、 点击打印，在报表选择框中，选择需要打印的报表名称，再选择“打印”或“预览”

（图1.4-2，图1.4-3）。

（图1.4-1）

（图1.4-2）

（图1.4-3） 5、归 档

文件归档操作，是“文档一体化”管理的核心部分，对于办理完毕的文件一般处理有三种方式：归档、销毁、整理资料。

本节只讨论文书文件的归档，而且是按“件”归档。

归档可以采取两种方式归档，一是随办随归，另一种集中归档，即上年度的所有文件办理完毕后归档。 操作步骤： 一、随办随归：

1、按“归档”按钮，进入归档界面，选中需要归档的文件（图1.5-1）； 2、按“归档”按钮，选择归档方式，选择归档改革（图1.5-2）； 3、按“确定”按钮；

4、选择“归档文件”（图1.5-3）；

5、输入在归档年度、保管期限、机构问题分别输入内容，按“确定”按钮；

6、匹配归档文件的字段，匹配后按“保存配置”，按“提交”，完成归档操作（图1.5-4）。

（图1.5-1）

（图1.5-2）

（图1.5-3）

（图1.5-4）

说明：匹配字段保存配置后，下次就不用再匹配。

如果选中了删除原数据，表示归档完毕的数据在文件管理库中删除，不再保存数据。 二、集中归档

集中归档与随办随归操作规则实际上是一样的，区别在于选择归档时点不同（一般上一年度的文件办理完毕后），再者一次选择的文件多一些。

集中归档的操作步骤，见随办随归操作。

6、附 件

√ 附件上传：

附件指电子文件，一份文件可能有多个附件（多个电子文件）。

选中一份文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“浏览”，选择要上传的电子文件，最后按“上传附件”，如果有多个电子文件，再选择“浏览”，“上传附件”，上传完毕后，按’返回”按钮完成电子文件的上传工作。

√ 电子文件扫描：进入电子文件扫描界面,如图：

扫描：从扫描仪，数码相机，摄像头获取图像信息

选择图像后点击获取图片，将图片读入到本系统，图片读入后可对该图像进行删除，上

传，另存，旋转操作。

读目录：可以直接从本地目录中读取jpg,bmp图像文件

√ 查看电子文件

选中一份文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“查看”打开电子文件。 按“返回”，关闭电子文件。

说明：1、在上传附件时，如果是特大电子文件(视频、音频)的上传，最好拷贝服务器上在

上传，在客户端上传，速度比较慢。

2、支持多媒体的在线播放。

3、由于多媒体文件比较大，在上传时速度比较慢，请耐心等待。

7、模糊查询

1、按“模糊查询”，输入一个查询关键字，按“搜索”； 2、多个关键字，用空格分开；

8、精确查询

1、按“精确查询”，输入一个查询关键字，按“搜索”；

9、转换分类

1、勾选要转换分类的数据，点击转换分类 2、选择要转换的目标库（图一） 3、选择要转换的字段（图二），按提交开始转换分类。

4、如果选中删除原数据，系统在转换数据时会将原分类的数据删除掉

图一

图二

二、发文

发文与收文登记的区别之一，就是发文没有收文时间，其它登记的信息基本一样，操作步骤也一样，一般本单位拟定并签发的发文都有电子文件，一些转发的没有电子文件，可以通过扫描，将纸质的文件转换成电子文件。 操作步骤：

1、 在文件管理的分类列表框中，用鼠标选中文书文件的子类“发文”，再按工具栏中的“增

加”按钮（见下图1.1-1）；

2、 输入文件组成部分和收文信息：发文流水号、文件题名、文件编号、主题词、文件时间、

密级、文件页数、文件份数、紧急程度、附件标题、备注。。。。（见图1.1-2） 3、 按“保存”按钮，退出按“返回”按钮。

4、 电子文件输入：往外单位发的文件，如果有电子文件（或者将纸质文件扫描成电子文件），

在文件列表中选中一份文件，再按工具栏中的“附件”，选择“浏览”，选择要上传的电子文件，最后按“上传附件”，如果有多个电子文件，再选择“浏览”，“上传附件”，上传完毕后，按’返回”按钮完成电子文件的上传工作（见图1.1-3）。

图1.1-1

（图1.1-2）

（图1.1-3）

三、内部文件

内部文件即内发文，一般不对外行文，如有需要，可以附在对外发文的文种之后，“套红”发布，转为外发文。操作方式与收文、发文操作一样，在此不再叙述，请参考上两小节的操作和术语。

第四章 档案管理

一切档案，均来源于文件，是文件精华保存。文书档案来源于文书文件、科技档案来源于科技文件材料，专业档案来源于专业性的材料。

会计档案、声像档案、诉讼档案、稽查档案等均来源于各自领域的专业材料。为什么文件管理基本模块中没有科技文件和专业文件（如：会计文件、诉讼文件等）呢？

1、因为对于科技文件和专业性的文件，目前还没有采用文档一体化概念，还是采用传统的组卷方式归档。

2、一个单位档案员经常变动，新上任的档案员对于传统的组卷方式需要一段的时间才能熟悉，况且有些材料周期长，短时间收集比较困难。

3、从理论上讲在文件管理中应有科技文件和专业文件，但是从目前所有使用软件用户统计结果发现，许多档案员使用此功能的比较少，即通过计算机组卷来完成专业材料的组卷

工作有一定的局限性，主要表现在档与材料管理的分离，还有有些材料的周期性比较强，解决此问题工作其实比较方便，

本软件设计思想就是来源于档案理论，服务档案管理。在档案分类上采用通用的分类的方法，即常见的文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、荣誉档案等。

对于高校、中学、企业、城建等不同的行业，分类也不同。但是档案的管理方式上，只有“卷”和“件”之分，本软件以档案模板的形式，用户可以依据不同的行业建立自己的档案类型。我们也依据现实情况，通过软件平台优势，为用户生成不同行业的版本。如学校版、高校版、企业版、机关版等。

一、文书档案

文书档案的整理与立卷，有两种方法，一种是以“卷”的方式整理，另一种是以“件”的方式整理，又称“新方法”或“立卷改革”。

卷：为了方便查阅、检索、移交，在整理档案需要编制档案目录，称为案卷文件目录，主要由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部分组成。

件：立卷说明、归档文件目录两部分组成。

在打印时，主要有案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、档案封面、脊背、案卷封面、备考表等表格。 档案号：

传统归档档案号组成： 全宗号、目录号、案卷号、页号（顺序号，主要根据页号的算法生成，有些地方为了方便计算机软件的管理将卷内排列的序号，也就是根据页号的算法生成的序号当作档案号使用，也是可以的。）

立卷改革档案号组成：全宗号、归档年度、保管期限、机构（问题）、件号，其中机构问题是可选项。 一、

立卷改革“件”：

1、 著录：

1、 在主界面选择档案管理、依次点击分类文件夹：文书档案、立卷改革“件”、归档文件

（图1.1-1）；

2、 按“增加”按钮，输入栏目数据：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、主题词、

责任者、备注、归档年度、保管期限、机构问题、件号等。

3、 按“保存”。

图1.1-1 2、 修改

选中需要修改的档案记录，按“修改”按钮，修改数据，再按“保存”，完成数据的修改。 3、 删除

选中删除的档案记录，按“删除”按钮，再按“确定”删除数据。删除的数据是不能恢复的，所以操作删除数据时，一定要谨慎。 4、 附件 √ 附件上传：

附件指电子文件，一份档案记录可能有多个附件（多个电子文件）。

选中一份档案记录文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“浏览”，选择要上传的电子文件，最后按“上传附件”，如果有多个电子文件，再选择“浏览”，“上传附件”，上传完毕后，按’返回”按钮完成电子文件的上传工作。 √ 查看电子文件：

选中一份档案记录文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“查看”打开电子文件。 按“返回”，关闭电子文件。 5、 模糊查询

1、按“模糊查询”，输入一个查询关键字，按“搜索”；

2、如果没有找到，再按“模糊查询”，再输入一个关键字，按“搜索”。 6、 查询打印

档案目录制作完毕后，需要打印成纸质的归档文件目录和档案目录封面、脊背、备考表 1、 在工具栏中按“查询打印”，输入查询条件（见图2.1-1）。

2、 选择报表：在报表列表框中选中需要打印的表格，直接按“打印”或“预览”，将

检索出来的记录进行打印（见图2.1-2）。

（图2.1-1）

（图2.1-2）

二、 传统归档“卷”

传统归档，采用案卷管理方式，虽然在文书档案的日常管理工作中，这种方法已经不使 用了，但是其他类型的档案，还是采用这种方式管理。传统归档，主要由案卷目录、卷内文件目录组成。 ◆ 案卷目录 1、著录：

1、在主界面选择档案管理、依次点击分类文件夹：文书档案、传统归档“卷”、案卷目录； 2、按“增加”按钮，输入栏目数据：案卷题名、案卷时间、页数、份数、编制单位、编制部门、类别、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。 3、 按“保存”。 2、 修改

选中需修改的档案记录，按“修改”按钮，修改数据，再按“保存”，完成数据的修改。 3、 删除

选中删除的档案记录，按“删除”按钮，再按“确定”删除数据。删除的数据是不能恢复的，所以操作删除数据时，一定要谨慎。 4、 附件 √ 附件上传：

附件指电子文件，一份案卷记录可能有多个附件（多个电子文件）。

选中一份案卷记录文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“浏览”，选择要上传的电子文件，最后按“上传附件”，如果有多个电子文件，再选择“浏览”，“上传附件”，上传完毕后，按’返回”按钮完成电子文件的上传工作。 √ 查看电子文件：

选中一份案卷记录文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“查看”打开电子文件。 按“返回”，关闭电子文件。

说明：在案卷目录中一般是不上传附件的，一般在卷内目录中上传附件。 5、 模糊查询

1、按“模糊查询”，输入一个查询关键字，按“搜索”；

2、如果没有找到，再按“模糊查询”，再输入一个关键字，按“搜索”。 6、 查询打印

案卷目录制作完毕后，需要打印成纸质的案卷目录和案卷封面、脊背、备考表 a) 在工具栏中按“查询打印”，输入查询条件。

b) 选择报表：在报表列表框中选中需要打印的表格，直接按“打印”或“预览”，将

检索出来的记录进行打印。

7、 返回

返回，主要退出当前网页。

◆ 卷内文件目录：

１、

著录：

在主界面选择档案管理、依次点击分类文件夹：文书档案、传统归档“卷”、卷内目录； 按“增加”按钮，输入栏目数据：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、主题词、责任者、备注、目录号、案卷号、序号、保管期限、全宗号等；

按“保存”。 ２、修改

选中需要修改的档案记录，按“修改”按钮，修改数据，再按“保存”，完成数据的修改。 3、删除

选中删除的档案记录，按“删除”按钮，再按“确定”删除数据。删除的数据是不能恢复的，所以操作删除数据时，一定要谨慎。 4、 附件 √ 附件上传：

附件指电子文件，一份档案记录可能有多个附件（多个电子文件）。

选中一份档案记录文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“浏览”，选择要上传的电子文件，最后按“上传附件”，如果有多个电子文件，再选择“浏览”，“上传附件”，上传完毕后，按’返回”按钮完成电子文件的上传工作。 √ 查看电子文件：

选中一份档案记录文件，按工具栏中“附件”按钮，选择“查看”打开电子文件。 按“返回”，关闭电子文件。 5、 模糊查询

1、按“模糊查询”，输入一个查询关键字，按“搜索”；

2、如果没有找到，再按“模糊查询”，再输入一个关键字，按“搜索”。 6、 查询打印

档案目录制作完毕后，需要打印成纸质的归档文件目录和档案目录封面、脊背、备考表 a) 在工具栏中按“查询打印”，输入查询条件。

b) 选择报表：在报表列表框中选中需要打印的表格，直接按“打印”或“预览”，将

检索出来的记录进行打印。

二、会计档案

会计档案基本上是以“卷”为单位归档，根据会计档案业务分类，可以分为四类：会计凭证、会计报表、会计账簿、其他。其他类型根据行业不同，可能代表的类型不一样，如工资清册、验资报告等。

一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证和其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿和其他会计账簿。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册和会计档案销毁清册。 1、著录：

会计凭证的著录：案卷题名，案卷时间、凭证起号、凭证止号、目录号、案卷号、类别、全宗号、全宗单位等。

2、其他：其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案一样，本节不再叙述。

三、科技档案

科技档案是由有价值的科技文件材料归档转化而来的。

科技档案直接记述和反映本单位科技活动，有依据凭证和参考作用，与科技资料有着本质的区别，科技资料不直接记述和反映本单位科技生产活动，具有参考作用。

科技档案的分类比较广泛，常见的科技档案分类有5种，每种档案还可以细分。 科研档案 产品档案（工业） 农业科技档案 基建档案 设备、仪器档案

科技档案采用传统归档“卷”，在立卷时主要编制案卷目录、卷内目录。 ◆ 案卷目录

著录：科技档案的案卷著录：案卷题名，案卷时间、类别、编制单位、编制部门、文件份数、页数、目录号、案卷号、全宗号、全宗单位等。

其他：其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案案卷目录一样，本节不再叙述。

◆ 卷内目录

著录：科技档案的卷内著录：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、责任者、备注、目录号、案卷号、序号、保管期限、全宗号等；

其他：其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案卷内目录一样，本节不再叙述。

四、声像档案

声像档案，是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的有查考价值的并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。声像档案代号：机关用“G”，企业用“7”。

凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应当作为声像档案归档保存。

声像档案分类：声像档案分常见分类4大类， 1、G1照片档案 2、G2录音带 3、G3录像带

4、G4磁带、磁盘（光盘）等

“声像档案目录”是指由照片、录音带、录像带、光盘的“案卷目录”和照片的“卷内

目录”组成的一种声像档案检索目录，所以软件在声像档案分类时，可以采用以下两种方法分类，见下图4.4-1，图4.4-2

（ 图4.4-1） （图4.4-2）

软件在分类上，由于声像档案具有严格的分类编号，所以软件以图4.4-2为分类标准来讲解声像档案的各项操作。

1、照片档案 ◆ 案卷目录

著录：类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度；

其他：其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案卷目录一样，本节不再叙述。 ◆ 卷内目录

著录：照片号、底片号、参见号、题名、拍摄时间、作者、备注、说明、分组说明、总说明等，（其中分组说明、总说明在所在说明的第一张照片时附明）。

其他：其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档卷内目录一样，本节不再叙述。 2、录音带类

录音带类的著录一般在案卷中著录，著录栏目有：

类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度； 3、录像带类

录像带类的著录一般在案卷中著录，著录栏目有：

类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度； 4、光盘、磁盘类

光盘类的著录一般在案卷中著录，著录栏目有：

类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度；

说明：随着计算机网络、通讯技术、海量存储技术的发展，在有些行业（视频会议、视频监控）录音、

录像带、光盘档案也越来越多，在归档方式上有些部门在尝试案卷和卷内目录相结合的档案整理方式，有的甚至采用文书档案改革按“件”归档，来探索新的立卷方法，本软件都可以根据用户的需求进行自定义设置。

五、实物档案

实物档案主要包括机关团体、企事业单位或个人荣获上级机关授予的奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书，旧公章、书稿、著作、字画、题词、钱币、票证、家谱及其它社会名人有珍藏价值的纪念品等物品。

六、业务档案

业务档案主要指每个单位专门档案，如：税务稽查、工商档案等，操作方法与其他一样。

七、档案编研

根据单位的具体情况自定义设定。

第五章 资料管理

资料是为了满足各种需要而收集起来的可供参考和研究的材料，如图书、报刊杂志、法规性文件、文件汇编、内部小册子等。它和档案是有区别的。

主要区别是档案具有原始记录和凭证的作用，具有记录性和一手材料性，而资料只是参考作用，具备知识性，不具备原始凭证作用，来源于二手、三手的材料。

资料是满足工作通过购买和交换方式等获得的材料，档案是本单位在工作活动中形成的各类，具有保存价值的文件性材料。

一、文件资料

收文发文中不需要归档的文件，但具有参考价值的文书材料。

二、图书资料

出版社出版的出版物，单位购买或通过别的方式交换而来的，如馈送等，图书资料主要分为综合型和专业性两种，

综合性：各类著作、辅助学些材料、各种专业工具书、学术著作、法规文件汇编、地理地图资料等。

专业性：在一定的专业领域有参考价值的各种书籍，如：、司法、教育教学、科技研发、工程设计等专业领域的资料

第六章 维护系统

一、权限管理

权限管理主要由四部分组成，主要引入“角色”的概念。 1、 角色管理

一个网络软件系统，涉及到很多人使用，我们不可能对每个人单独设置权限，这样工作量是比较大，管理也麻烦，引入角色概念，可以有效解决这一问题，实现用户权限的定义，首先定义角色权限，用户与角色间是多对多的关系，用户权限继承自角色权限。

情况一：用户所属的多个角色存在权限冲突时，取最小权限，即某权限角色A许可，角色B禁止，则该权限为禁止。

情况二：用户所属的角色均未对某权限进行设置时，即NotSet（未设置）状态，则该权限同DENY（拒绝）

情况三：用户所属的角色对某权限为许可时，也可单独设置该权限为禁止。 在划分角色时，可以职务来划分，也可以自定义功能来划分。 一、职务：、副、副、主任、副主任、科员等。 二、功能：开放、查询、文书档案非密级查询等。

√ 增加：在“系统管理”中选择“角色管理”，再按“增加”，输入角色名称（图6.1-1）； √ 给角色赋值权限：选择一个建立好的角色，按“权限”，将系统功能有选择地赋值给角

色，一次给其他角色赋值权限(图6.1-2)。

(图6.1-1)

(图6.1-2)

二．用户管理

用户管理，给每个人赋予一定的使用权限。

√ 增加：在“系统管理”中选择“用户管理”，选择所属部门，再按“增加”，输入用户名称（图6.1-4），

登录名：是进入软件系统的名称。

密 码：默认密码是555

(图6.1-4）

√ 赋值权限：选中建立好的用户，按“角色”，指定一个或多个角色即可（见图6.1-5,图6.1-6）。

(图6.1-5)

（图6.1-6）

√ 查看权限：也是为了方便系统管理员从全局掌握，每个用户拥有的权限。 4、我的权限

我的权限，主要是为了方面用户查看自己在本系统中拥有的权限。（图6.1-7）。

(图6.1-7)

三、修改密码

用户进入系统后，可以在系统管理中修改密码，修改密码必须是自己便于记忆的密码（图6.1-8）。

(图6.1-8)

四、分类维护

分类维护，主要是调整档案的分类，本软件通过分类功能，定制出适合所有单位的档案系统。在操作分类之前，需要介绍模板概念和档案软件理念。

我们整理档案时，主要围绕文件、档案、资料三个内容进行整理，一个单位涉及的内容也就是这三个，再根据这三个内容进行划分。

文件：未归档的各类文件，包括文书文件、会计文件、科技文件、其他专业文件等，在进行文件分类时只有一个模板，统称“未归档文件文件管理”。

档案：具有保存价值且已经归档的各类文件，按档案整理的方式可以分为案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录三种，所以在档案进行分类时有三个模板，分别称之 “案卷级档案管理”、“卷内档案管理”、“归档文件‘件’”。

资料：不是本单位产生的，但具有保存价值材料，如文书资料、科技资料、图书资料等，在资料分类时只有一个模板，统称“资料管理 ”。 步骤：

1、在“系统管理”中选择“分类维护”，确定分类的所属分类（图6.1-9）；

2、 按“增加”，选择空，代表建立一个文件夹，并在分类名称栏输入需要建立的档案类型

（图6.1-10）。

3、 选中建立好的分类文件，再按“增加”，在分类名称中输入案卷目录，模板选择案卷级

档案管理（图6.1-10）。

(图6.1-9)

(图6.1-10)

上面的分类，均按照国家标准进行分类，而且模板的字段（著录项）也是按照国家标准的常见字段设置，如果需要调整字段，则在主表设置中进行设置调整。

五、主表设置

系统根据模板建立档案类型，可以进行添加字段（著录项），修改字段的其他属性，其中模板字段名称是不能修改，也不能删除，但可以改字段标注。 增加：

1、 选择“系统管理”中的“主表设置”，再选择一个档案类型主表，如案卷目录，案“增

加”按钮(图6.1-11)。

2、 输入字段名、字段标注、字段类型、字段长度等，按“保存”（图6.1-12）。

(图6.1-11)

（图6.1-12）

说明：字段名：是汉语拼音缩写，可以是英文单词缩写，即数据库字段名； 字段标注：一般为汉字，也可是英文，著录和其他界面项名称。 字段类型：提供四种类型选择；

显示序号：著录栏目在著录界面的排列位置； 单行显示：一行只显示一个字段； 显示宽度：字段显示侧长度；

高亮度显示：将重要的字段设置为主要的显示提示标志。 修改：

选择一个字段名称，按“修改”按钮，修改后按保存退出。系统默认和自己建立的字段名是不认许修改的，其他的可以修改。

删除：

选择一个字段名称，按“删除”按钮； 浏览界面：

著录界面调整后，可以通过浏览界面功能，概览界面效果。 报表管理：

报表管理主要设计打印表格使用的，将在下一节讲述。

六、报表制作

档案目录、封面、脊背、标签，均由报表制作完成。

表格设计，全部采用客户端设计，设计完毕后的表格需要上传到服务器，打印时系统自动下载到本地机打印（无延时情况），这样可以减轻服务器的负载，优化服务器的运行效率。

表格整体设计思路，采用EXCLE方式，具有操作简便。 一、规则表格：

设计表格：

１、依次选择“系统管理”、“主表设置”、表类型，例如：发文（图：6.4-1）； ２、选择“报表管理”、选择“新建”（图6.4-2）；

(图6.4-1)

(图6.4-2) ３、合并单元格，图6.4-3

将１－３行合并成一个单元格，而后双击合并后的单元格，输入“发文登记表”，并调整字体大小、对齐方式等操作；

双击第四行第一列，输入“发文流水号”，依次在第二列输入发文时间、发文单位等 双击第五行第一列，挂接数据源，依次挂接发文流水号（选择字段，见图6.1-4，图6.1-5）、发文时间、发文单位等；

调整行列标题字体、大小、行列宽度；

图6.4-3

（图6.4-4）

（图6.4-5） 4、设置行属性，和行数 设置行属性：选中行，按鼠标右键，选择插入栏，依次赋予相应行的属性，见下图6.4-6，图6.4-7；

(图6.4-6)

图6.4-7

5、其他属性：按鼠标右键，可以设置换行打印，以及表格的其他设置。

行数：直接调整主数据项的行高（用鼠标拖动），自动生成行数，在主项数据按鼠标右键，可以设置打印空行等其他的属性。

预览报表：在表格设计的过程中，可以通过工具栏的预览方式，预览表格样式(见下图6.4-8)，可见及可得。

(图6.4-8) 5、 保存

表格设计完毕后，按工具栏的保存按钮，给报表取个名字（取名最好反应报表的主题，如：发文登记表（A4-横向）） 上传报表：

表格设计完毕后，必须上传到服务器中，才能供所有人打印。 选择浏览，选择设计好的报表，按上传即可。 二、非规则表格：

什么是非规则表格，非规则表格如何设计呢？见下图。

(图6.4-9) 表格设计：

1、 整个设计过程与规则表格一样（在此就不再叙述）； 2、 左边行标题全部设置主数据项(图6.4-10)；

3、 设置分栏数：在行标题按鼠标右键，选择属性，在Colnums栏设置为2，按回车，见图 4、 保存； 5、 上传报表。

(图6.4-10)