文件编号 QP-M001-40 管理程序 文件修(制)定履历 项次 申请编号 制(修)定 日期 制(修)内容 新制订 6.7追加 2范围：本公司…参考图面等 换版 6.2.1(4) 增加作业指导书归属单位识别代号， ISO-9001:2008年版轉版 版次 10 11 20 30 40 制(修)定 单位/人员 邱丽玉 黄艾琴 黄艾琴 王玲玲 王亚男 1 QP-M001-10 2004/4/1 2 QP-M001-11 2006/3/8 3 QP-M001-20 2007/01/03 4 QP-M001-30 2008/10/29 5 QP-M001-40 2010/1/10 6 7 8 总经理核准 管理代表审核 会签 QF-M092-20 厦门合利金属工業有限公司 Hailey 1. 目的： 名 称 文件编号 QP-M001-40 文件管理程序 制作日期 2010/01/10 页 次 2/7 使本公司质量/环境系统所使用相关文件之制订、修订、废止、审查、核准、编号、发行等有所遵循，并且能够迅速处理、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。 2. 范围： 本公司质量/环境系统之相关文件及资料的制作与管理均适用之，包括质量/环境之系统文件、程序文件、工作指导文件、表单、外来文件及参考图面等。 3. 权责： 3.1 文件制订、修订、废止：制订单位主管。 3.2 文件审查：相关单位,系统文件及程序文件由管理者代表审查。 3.3 文件核准： 3.3.1 系统文件及程序文件：总经理。 3.3.2 工作指导文件：部门主管。 3.3.3 其它文件：依各程序书或规范所规定之核准权限。 3.4 文件分发、收回、销毁及管制：文管中心。 4. 定义： 4.1 系统文件：质量环境手册。 4.2 程序文件：质量环境手册内所订定之各项程序书..。 4.3 工作指导文件：为管理系统所含之各项重要作业规范的运作文件，如作业指导、操作手册、技术文件、……等。 4.4 表单：凡记录作业结果所用之文件均属之，如:检验记录、校验记录…等。 4.5 外来文件：国际标准、国家标准、图面……等。 4.6 电子文件：如各户2D图面、客户标准规范、Rohs相关检测报告……等。 5. 作业流程：文件管理作业流程，如（附件一） 6. 作业内容： 6.1文件制订、修订、废止作业： 6.1.1 文件制订作业：视组织任务及业务需要，由适当单位指定专人，以各类文件标准格式拟案后，填写《文件制修废补申请单》，由拟案单位送相关单位审查会签无异议后，呈相关权责人员审核、核准后QF-M092-20 厦门合利金属工業有限公司
Hailey 名 称 文件编号 QP-M001-40 文件管理程序 制作日期 2010/01/10 页 次 3/7 颁布发行。（文件审查、核准、颁布发行阶段，若有任何异议得由原制订者修改之，必要时得召开会议）。 6.1.2 文件修订作业：当发现文件有不合现状，需修改、增订者，需由提议单位提《文件制修废补申请单》,说明修订原因，交原制订单位研拟，修改记录需在《文件修(制)订履历表》中体现。 6.1.3 文件废止作业：当发现文件有不合现状，需废止者，需由提议单位提《文件制修废补申请单》，交由原制订单位研拟。 6.2文件编码系统：各文件之制订、修订均由制订部门依文件编码原则进行
编号管理。 6.2.1 文件编码原则： (1)编号方式： Q □-□□□□-□-□ 文件修订次数 文件当前版次 文件流水号 文件归属单位代码 文件类别 ISO文件代号 (2)文件类别代号说明： M：质量环境手册; P：程序文件; W：作业指导书; F：表单; O：外来文件; C:管理工程图； A：规定类文件 (3)文件修订次数为当前版次所修正的次数，首订以0标识，后以1,2,3,4……为标识。 (4)指”作业指导书”方面增加归属单位代码区别管理: M:管理部 Q:品保中心 P:厂务部 6.3文件分发、收回作业： 6.3.1 经颁布发行之文件，由文管中心以《文件管制总览表》进行列册管理，并依拟案分发单位，影印相应份数加盖管制文件发行章后发行，请单位在《文件分发/回收签收记录表》上签章。 6.3.2 文件修订及废止时，由文管中心依《文件分发/回收签收记录表》QF-M092-20 厦门合利金属工業有限公司
Hailey 名 称 文件编号 QP-M001-40 文件管理程序 制作日期 2010/01/10 页 次 4/7 对版旧文件进行回收，回收时应注意文件的完整性，并在《文件分发/回收签收记录表》上做回收记录。 6.3.3 文件修订及废止时，旧版文件应于新文件发面同时当即收回。 6.3.4 对外发行文件，由相应单位代签收，分发时加盖管制文件发行章，修订及废止时，不予以收回，由相应单位通知作相应处理。 6.4文件档案管理： 6.4.1文件保存： 6.4.1.1经颁布的文件之原稿由文件管制中心保存，并建立《文件管制总览表》作登册管制,《文件管制总览表》由各单位依需求建立格式，但需体现文件的最新版次及修订情况。 6.4.1.2各单位在接收到文管中心分发的文件后，应建立《文件管制总览表》对文件进行管制。管制文件不得涂改、影印、私自销毁，并应保持文件的最新版于使用中。对外文件由相应单位保管。 6.4.1.3文件销毁: 自各单位回收之旧版或废止文件，由文管中心加盖作废章或直接标注销毁，盖作废之文件背面可再生利用，但文管中心之修订、废止之件应依《记录管理程序》进行存档。 6.4.1.4文件补发申请： 使用单位如发现文件有缺页、破损、字迹模糊，应填写《文件制修废补申请单》,向文管中心申请补发，不得以私自影印方式处理。 6.5 外来文件管制： 当接收到由客户传来的技术图面等外来文件时，由文管中心进行外来文件的登录，列档，并视文件类型依文件管制方法将外来文件分发到各相关部门。其修订、废止程序同正常文件管制方法。 6.6 电子档的管制: 当文件的存在形式为电子文件档时(如CAD资料),在文件分发前需加修改权限密码，同时文管中心应进行登册管制并定期进行备份,以防止因电脑故障而造成的资料遗失。 6.7 参考图面管制（名词定义：未管中心盖章承认之图面；如开发初期试作 QF-M092-20 厦门合利金属工業有限公司
Hailey 名 称 文件编号 QP-M001-40 文件管理程序 制作日期 2010/01/10 页 次 5/7 段或内部发行参考之图面等） 参考图面由其单位主管对输出图纸进行验证，若认可则签字或盖章于该图纸 （需有日期标示，便于追朔），否则退回；另做目录输入资料控管（技术面 资料由电脑存档备查），配合后续输出资料（即文管中心盖章承认之正式图 纸）。 7. 相关资料/文件： 附 件 编 号 7.1 文件管制程序流程图……………………………… 无 7.2 文件管制章样图…………………………………… 无 7.3 文件制修废补申请单……………………………QF-M001-20 7.4 文件分发签收一览表……………………………QF-M003-12 7.5 文件修订记录表…………………………………QF-M002-10 7.6 文件管制总览表…………………………………QF-M066-10 7.7 程序文件封面……………………………………QF-M091-10 7.8 程序文件格式……………………………………QF-M092-10 8.本程序经(副)总经理核准后发布，修改亦同。 QF-M092-20 厦门合利金属工業有限公司
Hailey 名 称 文件编号 QP-M001-40 文件管理程序 制作日期 2010/01/10 页 次 6/7 附件一 文件管理程序流程图 权责单位 相关单位 文管中心 相关单位 权责人员 文管中心 文管中心& 相关单位 文管中心 流 程 文件制订/修订 使用表单 文件制修废补申请单 文件编号 審查 No 核准 修订/废止 文件管制总览表 頒怖 分发 回收旧资 文件分发/回收签收记录表 记录管制 銷毀 文件修(制)订履历表 QF-M092-20 厦门合利金属工業有限公司
Hailey 名 称 文件编号 QP-M001-40 文件管理程序 制作日期 2010/01/10 页 次 7/7 文件管制章样图 管制文件发行章： 管制文件 对外文件发行章： 作废章： 作废章 对外文件 发 行 章 发 行 章 合利 文管中心 2010年01月01日 图面发行章
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