第二节 掌握要事第一

备忘录里列出的各项工作任务，是酒店经理准备在当天完成的事情。无论酒店经理如何抓紧时间，通常无法亲自完成每天备忘录中所列出的全部事情。在时间管理中有一个80/20现象，您注意到了吗？ 一、80/20现象

据观察，在酒店经理繁忙的一天事务中，重要的事情往往只占20%，次要的事情占80%。这就是80/20现象。说的是酒店经理每天工作80%的价值，往往只体现在20%的最重要的工作上。

重要的事情少，次要的事情多，这是一个普遍现象。人们在工作和社会生活中所取得的成绩中，80%的收获来自于20%的付出，而我们所花费的80%的时间和所付出的80%的努力却只获得20%的成果。

如果酒店经理能够找出产生80%收获的是哪些“要事”，那不就“事半功倍”了吗？

二、确定要事

在酒店经理每天的备忘录中，哪些事是要事呢？图2-3，列出了酒店经理根据工作任务的重要程度以及紧急程度确定要事的方法，以及“轻重缓急”的完成顺序。

从图2-3中可以看出，那些重要性和紧急性都偏低的工作任务是“次要事”处于“轻”的位置上不急于完成。

那些重要性和紧急性都很高的工作任务可以看作是“要事”，也就是值得投入的可以获得80%收益的事情。这些“要事”必须完成。

重要性很高，但紧急性偏低的工作任务称作“大事”，事情虽然大，但不急，可以“缓”一步完成。

紧急性很高，而重要性偏低的工作任务是“急事”，虽然不重要，但“急”意味着要尽快完成。

三、确定“重要”与“紧急”的标准

“要事”根据“重要性”与“紧急性”确定。问题是，如何确定重要性与紧急性。工作任务没有贴着“重要”或“紧急”的标签。实际上对酒店经理来说，每项工作任务都有一定的时间要求，都有一定的重要性。

四、案例

确定要事是时间管理的一项技能，根据表2-1，西餐厅经理罗杰十月二十五日的备忘录内容，表2-4，根据西餐厅经理罗杰的备忘录确定要事。

表2-4，确定要事的案例 大事（缓）  为员工做下周排班表，其中两位员工要求休假  为三名已转正员工做“为宾客点菜技能”培训  与销售部协商省政府招待会菜单事宜  对临时服务员的餐间服务培训  „„ 要事（重）  与厨师长商量宴会菜单  上周婚宴的客人投诉信的处理  参加餐饮部管理人员例会  主持餐前会  安排星级考评团接待事宜  „„ 次要事（轻）  员工李强与五胜之间闹矛盾，暂时未影响到工作  做每日工作记录  给女朋友小丽打电话，提醒要交上网费  检查餐厅卫生与安全及外观  „„ 急事（急）  五号餐台报修  灯泡报修更新  陪同防疫站检查人员检查餐厅及厨房卫生  与兄弟酒店落实12张10人台桌椅借用事宜  与洗衣房落实12张10人台桌布增加事宜  与旅游学校落实30名学生作临时服务员的进店时间及工作服问题  给医院打电话，重新预约看牙  与工程部与宴会主办人一道查看沙滩搭设舞台事宜  „„

五、练习

根据表2-5，对自己最近一天的备忘录进行确定要事的练习。

表2-5，关于确定要事的练习

六、要事必须完成的技巧

确定要事法，帮助酒店经理找到了能够取得80%成效的那20%的工作任务。一旦确定了要事，要事必须完成。

每天的工作要从要事开始，从那些既重要又紧急的工作开始。并且尽量使自己在处理要事时不受打扰。

有些急事，虽然不重要，但因为急，有时间要求，也要优先处理。

要事必须完成。把当天或明天的要事排列出来一项一项地完成，做完一项再做下一项，直到要事完成为止。做完要事后，可重新检查工作任务的重要性和紧急性，重新进行要事排列，再从完成要事开始。即使要事耗费了太多的时间，也用不着担心。只要手中完成的是要事，就应该一直坚持做下去。将要事必须完成的方法变成自己每天的工作习惯，就会发现它的美妙之处。

无论您怎么准确地确定要事，酒店经理不可能事必躬亲完成所有的工作任务。时间管理的另一个技能是授权，授权员工完成工作任务。