高校二级单位教学档案管理探讨

Ｉ兰台纵横　高校二级单位教学档案管理探讨　文／孔　文　随着高等学校的快速发展，办校规模急剧扩大，管理重　心下移，多数高等学校的管理，也由原来学校一级管理转变　为学校、学院（系）二级管理。其教学档案管理，也相应实　行校、学院（系）二级管理。院（系）教学档案成为衡量院（系）　教学管理水平和教学质量的重要标志。　一、加强高等学校二级单１立教学档案管理的必要陛　１．学校教学档案的重要组成部分。反映学校教学工作状　况与教学质量的信息、资料、数据，都产生于二级单位学院　（系）。建设好学院（系）的教学档案是建设好学校教学档案　的基础。学院（系）的教学档案是学院（系）教学工作的记载，　是编写学校和学院（系）历史的重要依据，是学校和学院（系）　教学工作（教学基本建设、教学改革和教学管理）改革与发　展的重要参考资料。　２．建立教学质量保证与监控体系的必经之路。在教学质　量保证与监控体系的运行过程中，必须收集、整理、分析在　教学过程中产生的数据、资料与信息。而这些信息的源头就　在学院（系），只有加强学院（系）教学档案的建设与管理　工作，才能及时、准确地获取这些数据、资料与信息。因此，　建设好学院（系）的教学档案是建立符合校情的教学质量保　证与监控体系的基础。　３．进行教学评估的重要手段。在教学评估中，准备必要　的背景材料是必不可少的。但是，这些背景材料，不应该是　在评估中临时做出来，编出来的，而应该是在教学过程中　自然产生的，它的主要来源应该是学校的教学档案。如前　所述，教学档案的基础就是学院（系）的教学档案。因此，　建设好学院（系）的档案是学校参加外部各种教学评估的　基础。　二、学院（系）的档案管理工作存在的问题　１．缺乏档案意识。由于在实行集中管理时，档案的建设　与管理都是由学校一级进行的。因此，学院（系）缺乏档案　意识，尤其缺乏教学档案的意识，对教学档案的重要性、教　学档案的范围、如何建设好教学档案、如何管理与使用教学　档案，都不明确。　２．制度不完善。高等学校实行二级管理的历史不长，很　多学校也没有制定教学档案规章制度。对学院（系）的教学　档案与学校的教学档案的关系等，都没有明确的规定，使得　６８　教学档案尤其是学院（系）的教学档案建设与管理，缺乏制　度的保证与规范。　３．组织不到位。目前，很多高等学校对教学档案的建设　与管理，究竟是由学校的档案馆（室）负责，还是教务部门　负责，亦或是其它部门负责，不明确。结果是或者无人抓这　项工作，或是多头抓这项工作，造成学院（系）无所适从，　很难将教学档案建设好、管理好。　４．缺少档案管理人员。很多高等学校的学院（系）没有　专人负责教学档案的建设与管理，兼职的档案管理人员不稳　定、缺乏档案管理的培训，难以适应搞好学院（系）教学档　案建设与管理的需要。　三、加强学院（系）教学档案管理的对策　１．实施规范化管理。教学档案实行校、学院两级管理。　科学地对学校的教学档案进行分类管理。建立二级学院教学　档案的实体分类。二级学院教学档案的立卷归档按实际情况　处理。一是集中统一管理。即本学院的档案材料全部集中统　一管理。二是分散管理，档案目录、数据集中。即分别由本　学院内有关部门进行管理，形成的档案目录、数据集中。三　是部分集中、部分分散管理，形成的档案目录、数据集中。　教学档案实行集中统一管理。二级学院教学档案的保管期限　应为长期，其它门类档案最少不低于５年。　２．加强对档案工作的领导。文件材料归档工作实行“三　纳入”，即纳入本单位各部门、教研室的规划和计划，纳入管　理制度，纳入工作人员的职责范围。做到“四同步”管理，　即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、　总结、验收本单位的档案工作。二级学院应把教学档案管理　工作纳入“一把手”的岗位责任制中，做到“三纳入”、“四　同步”，建立长效管理机制。二级学院要有一名领导分管本单　位档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校　档案馆认真做好本单位档案的收集、整理归档工作。　３．制定二级学院档案材料整理规则。实行由二级学院　各部门和老师立卷归档责任制。各部门和有关人员必须将本　部门、本专业和本课程所形成的教学文件材料收集齐全，并　按本单位档案管理规则系统整理立卷，经单位专（兼）职档　案人员审查验收合格后归档。　（作者单位：辽源职业技术学院医药分院）　兰台内外２０１４２